档案管理制度

拟稿： 审核： 批准： 颁布日期：2012年9月14日

一、目 的

为了确保公司档案的完整及安全，增强公司档案的实用性和有效性，便于科学管理与开发利用，特制定本管理制度。

二、适用范围

适用于公司档案资料的管理。

三、管理职能

（一）公司办公室负责公司档案管理工作，设置专门的档案室，负责档案的收集、整理、保管、补充、开发、利用、销毁等各项工作。

（二）档案管理员负责档案室和存档资料的具体管理工作，具体职责如下：

1、接收各部门上交的存档资料，做好收件登记；

2、定期清理，主动按时收回各部门使用完毕的应存档资料，补齐缺失的档案资料；

3、对收到的档案资料按规则整理、分类、立卷，分类规范存放；

4、妥善保管档案资料，做好防损、防盗、防潮、防虫等保护工作；

5、建立档案检索索引；

6、按规定办理档案资料借阅和收回手续，并做好登记，保证档案资料安全无损；

7、做好档案室的日常清理、清洁工作，保持档案室整洁有序；

8、建立和维护电脑档案管理系统，实行数字化管理；

9、遵守保密制度。

（三）各部门管理职责

1、按本制度规定保管好本部门暂时保存的档案资料；

2、及时将本部门经办或接收的应存档资料交档案室存档；

3、妥善保管本部门借阅的档案资料，不得泄露、遗失和损坏。

四、资料归档管理

（一）归档资料范围

1、各级政府和职能管理部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、认定、政策法规信息、标准、信函、法律文书、公示信息等资料；

2、公司对各级政府和职能管理部门上报的各种申请、请示、报告、汇报、说明、申诉、申报等资料；

3、公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信、委托书、宣传资料、单位信息、证件、证明、回复等往来资料；

4、公司内部形成的各种文件、通知、会议资料、决议、决定、意见、规划、计划、方案、报告、总结、简讯等；

5、公司制订的各类管理制度、规定、办法、作业指导书、操作规程、安全规程、责任制、责任书、经济或管理协议、标准手册等内部管理资料；

6、公司对外签订的各种合同、协议、意向书等资料；

7、公司产品立项、设计、开发、工艺技术、产品说明、包装、建设、评审、验收等项目资料；

8、公司各类设备在设计、制作、安装、调试、技术改造、使用过程中形成的图纸、记录以及使用说明书等设备资料；

9、公司各类基建工程勘探设计资料、图纸、报建资料、施工记录、验收记录等基建资料；

10、生产、经营环节中的各类报表、台账、记录、报告单等资料；

11、各类财务凭证、账薄、报表、台账、审计、统计结算、投融资、资本股权等资料；

12、人员招聘、培训、调动、任免、考核、考勤、劳动合同、薪资等人事档案；

13、公司取得的各种证书、证件、奖牌；

14、公司订阅或以其他方式获得的各类报刊、期刊、文献、图书等资料以及参加外部会议或培训取得的相关资料；

15、公司文化、产品对外宣传推广资料以及产品标签、标记、说明书等资料；

16、公司组织开展各类活动形成的相关资料；

17、记录有公司相关信息的图片、照片、光盘、磁带、电子存储设备等资料；

18、其他具有保存价值的资料。

（二）归档资料收集

1、结合公司具体情况，财务档案由财务部管理，超过十年的可转入档案室；人事档案由人事管理部门管理；生产管理类、经营管理类档案，在部门日常工作中产生的报表、台帐、记录等资料由部门管理；其他资料一律交由档案室统一管理，各部门应主动上交。

2、凡是以公司名义对外的文字或图片资料,需要盖章的，经办部门均在公司办盖章时留一份公司办存档,由公司办印章管理人员在盖章时收集。以部门名义对外发生的资料,如属于立档资料,由部门印章管理人员盖章时收集后及时交档案室；如资料还须发出后由对方完善相关手续(如签章)才能形成完整资料,则由印章管理人员在印章使用登记时说明,并于事后督促经办人完善后存档。

3、各部门形成或接收的应存档资料,由部门负责人(或各线副总)负责督促存档；

4、公司有偿取得的资料，在报账时由档案管理人员在报账单据上签“资料已存档”字样，方可报销。部门如需使用，可从档案室借出或复印。

5、公司人员外出参会带回的资料,在报销差旅费前须交档案室存档，否则不予报账。报账单上需有档案管理人员的收文签字。

6、在档案资料归档期，公司内部使用的各类应存档资料，由档案管理人员分别向各部门兼职档案人员收集应该归档的原始资料，各主管部门兼职档案人员应积极配合和支持。

（三）资料归档要求

1、归档的文件资料必须齐全、完整、准确，符合形成规律，保持文件之间的有机联系，便于查找利用。

2、归档的文件资料应为原件，因故无原件的，可用具有凭证作用的替代资料或复印件归档，文件资料归档后不得更改。

3、非纸质文件资料应与其文字说明一并归档；具有永久长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

4、归档的文件资料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

（四）归档时间

1、除公司订阅的报刊、杂志、图书资料和各部门日常工作中形成的报表、台账、记录等按年形成的资料外，其他应归档资料均须在取得或完整资料形成时即原件交档案室存档。

2、报表、台账、记录等按年形成的文件资料，于次年二月份整理完整交公司档案室存档或由部门代为保管。

3、报刊于次月初从各部门收回归档；杂志、图书资料于次年二月收回存档。

4、工程项目建设资料在竣工验收后三个月内归档。

（五）归档移交

1、各部门的兼职档案管理人员（部门核算员）应检查本部门归档文件资料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目的文件资料移交时应编写归档说明。

2、档案管理部门接收时应全面检查归档文件资料的质量。

3、交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

五、档案保管

（一）收件登记

1、档案室应建立收件登记簿，收到新归档资料时，须逐件分类登记，详细记录资料名称、交件日期、部门和交件人，以便追溯。

2、档案管理人员收件后应按资料类别存放到相应地点，将资料名称和页码添加到案卷盒目录表，然后将资料名称和存放地点按类别登记到检索簿中，同时将资料全部信息登录入电脑档案管理系统。

（二）档案分类

1、公司档案一般按年度收集整理，按如下规则分类：

A——股权类：公司股东会、董事会、监事会所有资料，包括公司章程、股东名册、董事名册、监事名册、股权变更资料、会议资料、决议、文件、记录等，按届次立卷。

B——综合管理类：

01——公司内部文书资料，包括公司下发的各种文件、通知、会议纪要、决议、决定、意见、简讯，公司制订的各类规划、计划、方案、决策、工作总结，公司组织开展各类活动形成的相关文字资料，党团工青妇资料等。按时间先后顺序立卷。

02——管理制度，包括公司颁发的各类管理制度、规定规程、办法、标准手册、经济责任制、责任书等；按小类立卷。

03——外联资料，包括公司对各级政府和职能部门上报的各种请示、申请、报告、汇报、说明、申报资料等材料，上级部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、政策法规信息、标准、信函、公示信息等，公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信等往来资料等。按小类立卷。

04——统计资料，包括统计报表、台帐、分析报告等。按小类立卷。

05——其他资料，不能归集到以上类别中的资料，可以暂空，以后有其他类别资料时添加类别编号。按时间先后顺序立卷。

C——经营类

01——合同，公司对外签订的各种合同、协议、约定。按时间先后顺序立卷。

02——客户资料，包括市场调查报告、往来客户资料、客户评价、市场纠纷处理等资料。按时间先后顺序立卷。

03——广告宣传资料，公司开展各项广告宣传推广活动形成的文字资料。按活动和时间先后顺序立卷。

D——生产管理类

01——安全环保资料，包括安全规范、安全环保评价验收资料、标准化材料、事故认定材料、培训教育记录、检查整改记录等资料。按小类立卷。

02——质量计量资料，包括执行标准、检定资料、检验报告、计量码单、化验单、台帐等。按小类立卷。

03——设备管理资料，包括操作规程、设备台帐、巡回检查记录、检查维修记录、大修计划、备品配件资料、易损件清单等。按小类立卷。

04——生产记录资料，包括工艺流程，指标、操作记录、开停车记录、生产报表等。按产品立卷。

E——技术类

01——项目资料，包括可研报告、市场调研报告、研发报告、工艺包、实验记录、设计资料、立项资料、报建资料、变更资料等。按项目立卷。

02——基建资料，包括设计图纸、预决算、施工纪录、施工报告、竣工验收资料、检验报告等。按建设项目立卷。

03——设备资料，包括图纸、设计说明、技术规程、使用操作说明等。按使用部门和设备名称立卷。

F——人事档案

01——个人档案，记录人员的基本信息、教育经历、工作经历、家庭成员以及在本公司工作情况（入职离职手续、历年岗位、工资、考评、奖惩、劳动合同及其他情况等）。按个人立卷。

02——工资结算资料，包括工资表和责任制结算资料。按月立卷。

03——考勤考核资料，包括考勤表、考核表。按月立卷。

04——招聘培训资料，包括人员需求申请、招聘计划、招聘简章、培训计划、记录、考试试卷、人员花名册、人员变动报表等。按小类立卷。

05——社会保险资料，包括参保名册、增减申报表、核定单、缴费申请等。

G——财务档案，包括财务凭证、帐簿、报表、投融资资料等。按财务规范立卷。

H——证照类，包括公司获得的各种证件、证书、营业执照、牌匾、印信等。

I——影像电子类，包括照片、录影带、录音带、光盘、U盘、移动硬盘等。

J——图书类，包括公司订阅和购买的各种刊物、杂志、文献资料、图书、工具书、重要报刊等。

2、档案资料分类后，方便集中装订的要建立卷宗，不宜集中装订的按类集中单体存放。为方便查找和实行数字化管理，统一按分类规则编号，编号规范如下：

word/media/image1.gifX-XX-XX-XX

卷宗序号（同一类卷宗超过一本时的排序号）

小类序号，用01、02、03……代表各小类

二级分类编号，即分类规定中01、02、03…序号

一级分类代码，即分类规定中A--J

3、无具体二级及以下分类规定的，由档案室自行分类编号，但必须将分类规则明确标注于检索簿上，以保持延续性和一致性。无须分类的可省略二级或小类编号。

4、卷宗按年装订，年号和编号应标注于卷宗存放时封面可直视处，卷宗封面正面须注明卷宗类别文字说明；单体存放的档案资料应用标签将编号贴在资料表面可直视处，不宜贴标签的（如证照）在反面标注。

5、档案资料按重要性可分为重要档案和普通档案；按保密要求可分为绝密、机密、秘密和一般档案；按保管期限可分为永久保存、长期保存和短期保存。整理时应根据情况分立卷宗，卷宗并在卷宗上予以注明。

（三）档案保管

1、所有卷宗资料应按类别分柜分区存放，整齐有序排列。存放柜应编号并标注存放类别。

2、整理装订时，永久、长期保管的文件须去除金属装订物，文件装订结实、整齐、美观。

3、卷宗封面标注和编号书写应规范，具有耐久性。

4、卷宗内的资料应按序编号，表面应设卷内目录，以便查找。

5、档案室要做好档案存放的空间布置，做到防火、防潮、防虫蛀、防霉变、防雨淋，保持室内清洁卫生。

6、部门保管的档案资料也须按统一规则分类编号保管。

7、重要和涉密档案应设专柜存放，以免遗失或泄露。

六、档案的借阅和利用

1、档案室应设置借阅登记簿，逐笔登记档案借阅记录，包括借阅日期、借阅资料名称、借阅用途、批准人、归还日期。借阅人借阅时须在登记簿上签字，如所借资料用于交上级部门，不能归还，借阅人应在登记簿上注明不能归还的原因。

2、借阅档案资料应填写《档案借阅申请单》，经相关领导签字批准后方能借阅。批准权限如下：普通档案由借阅部门负责人签字认可，档案室主管部门负责人批准；重要档案由借阅部门负责人和分管副总签字认可，分管档案的副总批准，特别重要的须经总经理批准；涉密档案按《保密工作安全管理办法》规定权限批准。

3、借出用于职能部门办事的档案，借出时间不得超过3天；在公司内使用的普通档案，借出时间不得超过1个月。因故需要继续使用，可以续借，须到档案室办理续借手续。逾期未还者，档案管理员负责催还。

4、涉密档案原则上不外借，只能在档案室查阅。特殊情况下需要借出，当天必须归还。借出人必须严格遵守《保密工作安全管理办法》相关规定。

5、档案归还时应在登记簿上注明归还日期。档案借出和归还记录均须在电脑档案管理系统中同时记录以备查。

6、档案借阅者必须爱护档案，保持整洁、严禁涂改；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、损坏、遗失；损坏者按重新备置费用赔偿，故意损毁者予以辞退。

七、档案的销毁

1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《文件/纪录销毁呈报表》经批准后执行。档案销毁一律由总经理批准。

3、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《文件/纪录销毁呈报表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档，登记表永久保存。

4、在销毁公司档案资料时，由行政副总指定专人监督销毁。

八、本制度自颁布之日起施行，原《档案管理制度》同时废止。

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