（一）接洽流程

任务分工

准备工作

主要工作要求及内容说明、洽谈重点

参与人员

联系方式

完成时间

备注

初步接触：

★公司宣传册及相关资料

★本公司自有优势资源、活动经验；

★ 了解项目规模、场地及其可操作性；

★ 了解合作方关键人物、组织机构，合作意向，资金条件；

★ 了解对方的想法和建议；

1、细节洽谈（多次）

★自有资源、案例介绍PPT文档

★项目初步策划案框架（包括：活动主题、形式、主要内容建议；执行流程安排；大体预算）

★ 讨论策划案，获取客户对活动的具体要求及意见；

★ 获知项目的着重点及难点；

★ 客户的倾向性。

2、项目汇报

★根据客户意见修改后的策划案(包含策划执行方案、宣传策划案；详细预算)

★准备汇报用投影仪、手提电脑、方案PPT文档；

★策划文案打印、装订成册；

★汇报流程安排：开场人员，主要讲述人员，答疑人员。

★ 项目汇报；

★ 合同条款认定

（二）策划流程

任务分工

参与部门

讨论重点

会后工作

备注

初次策划会议

联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人

★ 项目背景、需求；

★ 是否值得继续跟进；

★ 活动概念和形式。

★ 撰写初步策划案；

★ 报策划总监与分管副总。

谈判后

协调会议

联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人；制作统筹、设计师、信息专员、媒介负责人

★ 客户意见；

★ 策划案大体框架；

★ 形式和内容设计；

★ 项目基本成本；

★ 宣传炒作重点；

★ 撰写策划执行方案初稿（含策划方案、宣传方案、预算方案）

★ 方案由设计师进行精包装；

细节谈判后

协调会议

联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人；制作统筹、设计师、信息专员、媒介负责人、部门总监

★ 客户意见；

★ 内容、执行细节确定；

★ 现场效果图；

★ 宣传方案确定；

★ 物料方案

★ 预算方案（成本/报价）。

★ 撰写策划执行方案定稿（包括活动内容、执行流程、人员分工、宣传计划及预算）；

★ 拟定合作协议；

★ 确定需外包工作并开始联络（演艺、制作、场地等）

★ 确定执行工作组。

合同签订后

协调会议

执行工作组成员

★ 项目分解及完成时间图表（甘特图）；

★ 安排各项工作。

★ 项目正式立项

★ 落实各项资源、外包

★ 执行管控

（三）管控流程

管控环节

主要工作要求及内容说明、洽谈重点

参与人员

联系方式

完成时间

备注

时间管控

时间安排表和节点控制。活动进行的时间是不可更改的，时间管理必须根据活动进行的时间来倒推。

供应管控

要是指对活动的服务、设备及物质资料的供应的管理。对外包服务的管理。比如在活动执行过程中会涉及到食宿、交通、灯光、音响、舞台、服装、道具、特技、录制等，这些对专业活动运营公司大都采取外包的模式，那就需要对外包的供应商进行有效管理。

人力管控

活动现场负责人，团队的人员配置和管理，甚至包括现场志愿者的管理。

（四）标准管控工具：甘特图表

任务：

把活动管理各个区域的工作分解成为一个个易于管理的任务或活动。

时间段：

对每一个任务设置一个时间段（需要考虑的因素是开始和结束的时间）。

优先顺序：

设定任务的优先顺序。

节点：

因为此表是用来监控活动的进展情况的，所以对于那些特别重要的任务要指定为节点，并在图表中标记出来。

分工：

每一个任务对应参与的人员，节点处找第一负责人。

一、前期准备

任务分工

主要工作要求及内容说明

负责人

联系方式

完成时间

备注

（一）前期准备的宣传类

1、活动策划书

要筹备一次活动我们都会先有初步的计划，这样我们就需要先做一份比较完整的活动策划书，这样比较方便接下来活动的开展。更重要的是要让上级认可这份策划书，策划书最主要的是目的意义、活动内容方式及经费预算等。

2、正式发文

一次活动能否成功的完成还需要得到更多单位的支持和配合，这样就少不了一份正式的发文，这也是一个很好的宣传方式。发文要规范，如文号、主题词、抄送单位等。

3、悬挂条幅、张贴海报、设置气拱门、电子屏

要完成以上这些宣传形式还是有一定的程序的，首先这些宣传形式的文字内容都要由上级确认，并通过相关部门的审查，然后在校园内宣传。

4、幕布

目前的活动一般都有背景幕布，我们需要事先量好尺寸大小在经过设计，最后悬挂。如操场边铁丝网宝丽布广告最大的是长3米，高3米，学生活动中心条幅：长9米，高0.8米等。

5、借用展板

展板是用于活动的宣传，张贴海报等。

6、制作邀请函和节目单

一场活动我们为了扩大宣传都会邀请领导和嘉宾莅临现场，这样我们先制作好要邀请函并进行派发。现在最流行的恐怕是学生自己设计的正面是邀请函背面是节目单，并卷成圆筒形绑细绸带红色A4或B5大小的纸张，这样做一来可融入创意，二来也还美观，三来节约（这点特别让许多领导肯定）。

7、演示文稿（PPT）

现在越来越多的活动需要用到多媒体，PPT就是其中一项，例如座谈会、讲座等之类的这些活动都会经常用上，所以演示文稿我们要事先准备好，当然还有投影仪和电脑。这点要注意的一是要有组织的标志；二是要考虑到现场播放出来的效果，就是说背景颜色与文字的对比要比较明显；三是内容的规范。

8、联系校内外媒体

要做到三化：联系常规化：经过多次与一个记者联系，就会建立感情，以后报道就容易了；接待程序化：如要到宣传部审批入校手续，由专门的工作人员进行接待、准备相关材料；新闻通稿格式化：给媒体的新闻共三段，第一段写时间地点主题参与人员，第二段写活动过程、形式，第三段写意义、同学反应。这样写可以减轻我们的压力，也方便媒体朋友找出他们各自的兴趣点。

9、领导及嘉宾发言稿

一般活动的开场或是总结我们还会邀请主要的领导嘉宾发言，有些领导和嘉宾对我们的具体活动还不是十分了解，所以我们最好先准备好一份领导及嘉宾的发言稿，以备不时之需。领导发言是一个活动的灵魂，因为对活动的肯定、活动的意义、对青年学生提出的希望都要由领导讲出来。当然了，这个发言稿一定要由这个组织的最高指导者定稿。

10、主持稿

为了使主持人能够对节目进行顺利的衔接，为了让所有工作人员对整个活动具体流程都了解，提前把主持稿写出来是很必要的。

11、准备拍摄相机、摄影机

这个环节每个组织都会强调，但我有几个建议：一是如果很重要的活动，最好邀请专业的人士；二是如果场面很大，最好准备广角照像机；三是要同时准备多台。

12、奖状设计及制作

要注意规范、美观和时尚。

13、热气球、彩旗

有些活动需要营造出热烈、喜庆的气氛，这样热气球与彩旗就是最好的选择，不但可以营造气氛还可以扩大宣传。当然，这个视活动的经费而定了

（二）前期准备的物品类

1、水

无论是活动前期的筹备还是活动的现场我们都要准备好足够的水给工作人员及领导与嘉宾。

2、地毯

无论是晚会舞台上的还是会议道路门口上的，现在很多的活动我们都需要铺上地毯。

3、灯光、音响等设备

现在的活动特别是室外的活动我们都要用到灯光和音响，而这些设备通常我们都没有，所以要先去租借，一个原则，够用就可以了，不要增加一些花样，没有什么大作用。

4、准备签到本、中性笔、毛笔

现在的许多活动都有签到这一环节，特别是会议这种类型的，所以我们事先要准备好签到表和签到笔，如果是画展则需要准备好签到本与毛笔。

5、花

许多活动的场景布置都需要用到鲜花，；例如：会议桌上、致词台上、茶几上，还有就是上台献的花环或是花束。这些花都要按照不同场合提前准备好。

6、礼花炮

很多晚会等类型的活动在开场或是结束的时候都会放礼花炮，所以在举办这些活动时我们要准备好，同时要安排好放礼花炮的人员。当然了，这个也是能省则省。

7、水果盘、水果

现在的社会越来越人性化，所以许多活动的桌上我们都会摆放水果，不一定要贵，但一定要对，如新鲜、易食用等。这个环节也要注意摆放抽式纸巾。

8、桌椅

许多的活动都需要用到桌椅，特别是室外的一些活动，这些桌椅我们都要事先借好摆放好。条件允许还要增加桌布，感觉更正式。

9、观众座位安排表制作及张贴

事先就要划分好区域，在座位贴上座位表。

10、领导座位签（牌）

正式会议的桌前，晚会的领导以及嘉宾席等都需要事先摆放好座位签（牌）。

11、帐篷

一些在室外的活动我们要考虑到天气变化的问题提前准备好帐篷，主要用于音响、灯光和工作人员的避雨。

12、预定工作餐

重大活动和长时间的活动要提供工作餐，因为实在是太辛苦了。当然，这只是组织的一种心意，不用吃得好，但要吃得饱。

13、观众服装

有部分的活动需要观众的服装的统一的，我们要按照活动的需求事前制作或是租借。

14、哨子、荧光棒

如果是晚会这一类型的活动我们为了活跃现场的气氛可以事先准备好哨子和荧光棒，活动之前分发给观众。小商品批发市场可以用很便宜的价钱买到。

15、小礼品

如果是游园活动或是晚会一般会有互动环节，我们自然还要准备些小礼品送给积极参与的观众。

16、提示板

若是访谈这一类型的活动，我们为了保持随时和主持人的联系还应该准备好提示板。

17、借用礼仪服、鞋子、礼仪盘

许多的活动现场都需要用到礼仪，比如座谈会或是颁奖典礼等活动，我们则需要联系好礼仪队，并事先要准备好礼仪服、鞋子、礼仪盘等。

（三）前期准备的其他

1、确定到场的领导及嘉宾

活动之前要确定好会到场的领导及嘉宾，这样我们方能准确的做好座位签（牌），安排好座位。

2、邀请评委

如果是赛事性质的活动我们还要提前预约好评委。

3、确定主持人

所有的活动在开始之前我们都要先与主持人沟通，商量好一些细节的东西。主持人的选择要很慎重，性质不同的活动就要选择风格不同的主持人。

4、活动场地借用

无论是室内还是室外的活动，都需要活动场地，为了保证活动能够如期开展我们一定要之前就审批好场地。

5、管弦乐队、背景音乐

会议、座谈会、颁奖仪式、讲座之类的我们一般要先准备好管弦乐队和背景音乐，以营造现场气氛。

6、特殊用电

活动基本都需要用电，特别是室外的活动，我们都要事前提出申请，审批好电。如果需要电缆，则要提前联系好。

7、摆放节目单、矿泉水等

在许多时候，领导会要求我们把节目单与矿泉水摆放规范，如横竖都成一条线等。

8、活动前现场卫生清扫

活动开始之前要把卫生清扫一遍，重点包括洗手间、抽屉等。

9、确定礼仪及颁奖顺序

如果活动包含颁奖仪式我们则需要提前确定礼仪的颁奖顺序，这样方能更好的保证会议的顺利进行。对于这一点，只有经过彩排才能保证质量，在许多时候，彩排了还是不能很好的完成，因为变数实在太多了，如领导、临时调整等因素。

10、安排基本观众

许多的活动到场的观众是不能保证人数的，为了活动的需要有时我们需安排基本观众。要强调的一点是最好能找到喜欢这种活动的人来参加，否则他们出去就会四处进行活动的负面宣传。

11、更衣间、化妆间、化妆人员、化妆物品

如果是室外的活动，例如晚会、游园会这些类型的在租借活动场地之时我们要一起准备好更衣室与化妆间，当然化妆人员和化妆物品也自然不可少。听说这点有许多化妆公司都喜欢帮忙。

12、后勤人员安排、现场秩序维护人员、催场人员

晚会、游园会等这些活动的现场一般会比较的混乱，所以在之前我们要先安排好后勤人员、现场秩序维护人员和催场人员。

13、互动环节发问的问题及发问人员的准备

在讲座、访谈和座谈会议上一般会有互动提问环节，我们为了确保场面不冷场还应该提前准备好相关的问题，如果实在是没有人提问，那就由我们安排好的人来提问。

14、路标制作及摆放

如果我们活动的现场比较不容易找到或是有邀请校外的嘉宾我们还需要事先做好路标，方便大家到场的时间。如果是重大活动，就需要一些有明显服装标志的志愿者站在重要地点，如学校大门口、转弯处等举着指示牌来引导。

二、活动现场

1、现场停车位安排

如若活动是比较大型的，我们还要与保卫处取得联系，准备好停车场地，安排好停车引导人员。

2、贵宾室

校园相对简单，但许多时候，领导来早了，总要有地方让他先休息一下吧，这就是贵宾室。我们的布置不一定很高档，但水、水果、纸巾、讲究卫生等还是少不了的。

3、现场全程拍摄

为了做好后期工作的宣传和总结我们要安排人员全程拍摄。

4、签到、礼仪迎接领导嘉宾及合影

当领导和嘉宾到来时我们要让礼仪进行迎接、献花，如果有需要我们还要合影留作纪念。然后礼仪引导领导及嘉宾入席。

5、司掌员

为了保证现场的气氛我们最好先前安排好司掌员。

6、维持现场秩序（安全员）

为了保持整场活动的秩序，我们要让负责安全人员在现场维持秩序，最主要的是确保在突发情况下，现场不慌乱。一般情况下，安全员主要负责不要让观众在领导前面不停的走动。所有人员均从后排走动，包括拍照、摄像，要适可而止。

7、现场话筒传递

当到了互动环节需要观众发言时，我们要事先安排好礼仪专门传递话筒。

8、观众的调整

如果活动开始前观众还没坐满，就要迅速将后面几排的观众调整至前面，保证活动场面。

9、记者接待

要保证记者的座位、行动的自由等。

10、活动的开始

一定要由总负责人说的算，不是一定要按照原计划的时间开始的，可能会根据现场的实际情况提前或者推后。

11、领导介绍

许多领导不是提前可以确定的，经常是直到活动开始前几分钟才到来，出于尊重，我们一定要介绍他，所以这个环节也比较紧张。

12、场内纪律

有几种情况要制止，如吃东西、大声聊天，随意出入等。

13、标明洗手间的位置

许多来宾是第一次来，这点很细节。

三、后期工作（总结）

1、整理会场和物料

一场活动结束了，但是我们的工作并还没有真正完成，首先整理余剩的水和节目单；拆卸幕布、条幅等宣传物料；其次整理归还租借的物品；最后还要清理现场的卫生等。

2、财务结算：

1、尾款催收。 2、演员劳务结算。 3、制作尾款结算。 4、项目费用结算。

3、整理文件材料，存档

1、合同。 2、方案策划、执行台本。 3、宣传（网络、电视、报媒、杂志等）资料收集 4、现场照片、录像。 5、物料设计稿、照片

最后我们要将所有的活动材料进行整理、存档，便于以后的工作和学习。

4、和媒体沟通确认是否报导

现场整理完了我们回头还要立刻和媒体沟通确认我们的活动是否被报导。

5、整理照片、录像、新闻报道

为了加大活动的宣传我们还要进行活动照片的整理，做好公司刊物的报道。摄影的录像还应当及时刻成光盘，视屏上传到公司网络，这样方能更大力度的宣传我们的活动。

67、汇报工作

活动结束后我们应该及时的向相关老师和领导汇报我们活动的工作情况，请上级指出我们的不足之处。

7、工作总结：召开总结大会

同时我们要及时的召开活动总结大会，点明不足的地方，讨论如何改进，这样才能取得今后更大的进步。

1、对内、对外等总结报告 2、参与人员评估与奖惩