浅谈新时代档案信息化管理的重要意义

作者：滕建梅

来源：《卷宗》2018年第13期

        摘 要：如今，人类社会已经进入到信息化时代，各行业的发展运行速度也逐渐加快，社会中充斥着大量的信息，使得很多信息化管理成为发展的重要趋势。档案是在各种社会活动中直接形成的多样化形式的具有保存价值的原始记录，其管理工作也逐步适应时代发展，朝着信息化的方向迈进。作为档案管理人员需要努力适应信息化社会的发展需要，将手中的“死”档案变成“活”资源，更好的促进档案管理工作的推进。

        关键词：新时代；档案；信息化管理；重要意义

        当前形势下，各行业都获得了快速的发展进步，档案资料的利用率也逐渐提高，档案管理也逐渐被重视起来，特别是随着信息化建设的全面推进，档案管理也开始应用信息化的管理技术手段，创建档案信息化管理的平台，并不断更新优化，更好的实现档案信息化管理的效果，为行业自身发展建设提供一定的依据与参考，更好的为社会主义现代化建设服务。

        一、档案信息化管理的重要意义

        1、保证档案信息的完整

        传统档案一般是通过纸质档案的方式进行保存管理的，但是随着时间的推进以及使用的频繁，很多纸质档案出现了字迹不清晰、页面破损等情况，导致档案无法正常使用。但是这些档案都是老一辈人留下的重要记录[1]，如果失去了是不能复制的，若一直使用纸质档案，经过若干年，档案室中的纸质档案必然会遭受极大的破坏，而信息化管理的出现能够很好的对这一问题进行处理。档案信息化管理能够将档案信息输入到计算机中，并储存到光盘或者硬盘中，今后使用不需要在接触原件，能够使原始档案的使用率降低，使档案更加完整的保存，能够防止氧化、霉变、虫蛀等危害，也不需要不断的扩大档案室以储存大量的纸质档案。

        2、提高档案管理工作效率

        传统档案管理中，需要档案管理人员在档案室中找到需要的档案资料，并进行登记，使用完毕后还需要放回到档案室，这种管理模式不仅费时费力，工作效率也不高。随着档案信息化管理的推进，只需要利用计算机档案管理的软件就能够对档案信息资料进行检查查询与阅读，所有查阅的资料都可以打印审批表，浏览之后有记录[2]。如果档案资料没有及时归还，档案管理软件还具备自动催还的功能。

浅谈新时代档案信息化管理的重要意义