大型会议流程、准备事项及各项工作注意事项

节点

事项

任务

具体内容

注意事项

人员安排

进展情况

备注

会议确认

会议确定

会议名称

确定会议名称

会议时间

确定会议时间

会议地点

确定会议地点

与会人员

确定参会人员人数

会议议程

整个会议议程

注意会议主持人、发言人

会前准备

会议人员确认

确定参会人员信息

确定参会人数、姓名、性别、职务、联络方式

整理通讯录

（内容同上）

公司人员分工

明确人员分工

将具体事项与人员分工详细标注

资料准备

准备与收集

会议中将会用到的各项文件、资料准备

会议议程、会议手册，资料（包括需要的其他单位提供的资料）等

资料检查

资料存储与资料准备的检查

检查资料是否齐全；确定会议使用电脑，将电子资料储存到固定的文件夹，并拷贝到多个u盘备份

资料准备的份数要多于开会人员，电脑及U盘都有备份

会议手册

会议通知及会议手册制定

会议通知和会议手册制定（详细版）

会场准备

会议室预订

根据参会人数，提前预定会议室

会场布置

做好会议室会前准备工作

注意检查内容：路线指引牌、横幅、投影仪、话筒、座位牌、茶水、笔、纸等

预订住宿酒店

住宿酒店预订

提前做好酒店预定工作

确定房间类型及个数，确定是否包含早餐，详细了解酒店的增值服务

接站

做好接站工作

预订车辆（接站、日常接送、回程）

统计好参会人员到站的地点时间，做好接站统筹工作，接站人员责任到人制，及时做好联系工作

确定接站人员名单、排好接站车辆轮值表

人员报到

人员报到

接站后，将人员直接送至预订住宿酒店报到

资料发放

包括会议材料、参会牌等

提前制作参会牌

餐饮确认

就餐形式、地点确定

公司食堂：提前告知食堂就餐人员，后勤保障做好相关工作

天气炎热，做好食品卫生保障工作

酒店就餐：确定就餐酒店，提前做好菜谱、酒水、车辆等准备工作

糕点及其他：如需要则提前做好准备

摄影

外请专业摄影

做好摄影联系工作，确定摄影时间及摄影要求

单位摄影

单位摄影团队，全程跟踪

回程安排

人员回程车辆安排

统计好参会人员回城站点及时间，做好车辆安排工作

回程时，需增加车辆，保证参会人员回程检票时间充裕

礼品

会议礼品准备

提前确定赠送礼品样式、数量

安全小组

安全保障工作

提前做好各项安全保障工作

人员感冒、中暑、拉肚子等各项突发情况；会议地点安全保障等

会间工作

议程安排

议程表

根据具体情况进行安排

包括会议签到、会议进程、和会中服务工作

会后工作

会后活动安排

活动地点及人数

如需，提前做好会后活动组织工作

活动时间、地点、活动内容、活动方式等

宣传报道

宣传资料准备

照片整理及宣传文章编辑

宣传报道发布

进行宣传报道

会议记录

会议记录整理

会议记录编辑

费用结算及报销

费用结算与报销工作

对会务期间发生的费用进行结算与报销

确认费用准确性，各项发票齐全

督办工作

会议中提到的事项进行督办

对会议中提到的事项进行逐条督办，并及时反馈

会议总结

工作总结

进行此次会议工作总结

总结经验、发现不足、提高水平