一、建立人事档案管理系统数据库

人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证据,如果把人事档案中的信息资料建成管理系统数据库,每次查找人事档案信息的时候,只要通过电脑中的人事档案管理系统数据库就能完成。不仅为档案管理工作人员节省了大量的工作时间,还为人才培养发展计划提供了方便。尤其象地勘单位这种对专业技术人才要求较高的单位,建立一套完整详尽的人事档案管理系统数据库,不管什么时间,需要什么样的人才,通过档案管理系统,都能够快速、准确的找到第一手资料,为地勘单位人才培养和发展储备信息。建立数据库系统是一项长期的任务,要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程,而且和各单位的具体情况有一定的关系。如领导重视程度,是否统一认识,计算机技术人员同档案业务人员协同配合,在建数据库的时候,要面向应用,突出重点,建立“活库”,并且通过网络联接形成开放的分步式数据库群,这样才能使自动化系统效率大大提高。

二、引进现代化的管理手段

随着科学技术的不断发展,信息化技术为管理工作带来了新的活力。所以,随着很多行业的信息化管理不断的发展,事业单位的人事档案管理工作也需要不断实现现代化的管理方式。这是事业单位人事档案管理工作的趋势。对于档案的管理工作者来讲,要充分的利用网络计算机技术收集和处理档案信息。及时有效的将信息输入到档案数据库中。同时,单位的内部要积极的引进新的设备和硬件,将传统的纸质档案资料录入到数据库中。对于事业单位的内部工作人员来讲,要将信息化的管理作为一种技术手段,要根据事业单位的本社要求和工作特点,加大学习力度,实时的根据单位内部档案的管理要求,设定一定检索程序,只有这样才能够充分的利用档案资源。同时,由于事业单位的人事档案本身是一种比较机密的文件资源,这就要求在信息化的过程中投入一定的资金,重视内部的系统维护和安全防护工作。

三、协调好ERP等电子管理信息系统与人事档案的动态生成关系

鉴于目前处于改革的过渡期,ERP等现代信息化管理系统与人事档案两者之间暂时的数据转移瓶颈问题可能需要增加大量的人工成本,单位可以抽调人员成立临时性的专业工作小组专门负责信息录入及转换工作,待基础数据底盘基本进入信息系统后,利用现代数据终端集成采集信息技术,修订各业务生成部门的职责范围,将任务分解到各责任部门,对应到相关岗位,纳入日常管理范围,这样权责明晰,保障了信息录入的可靠性和录入速度,避免了信息动态更新速度慢的问题,也实现了电子信息档案系统与实物人事档案的同步生成,动态更新。新的形势下开发电子档案,提高人事档案工作信息化建设水平大力提高人事档案作信息化建设水平。利用计算机网络,建设现代化、信息化的人事档案管理体系。

四、推行人事档案个性化管理

当前,人事档案管理一直沿用干部档案管理的模式,其档案内容重视本人工资状况、政治历史等情况的记录,而缺乏关于个人专业素质、科研成果、综合能力、培训学习等方面的资料信息。在此情况下,无法根据人事档案信息全面对一个人做出完整的评价,难以客观衡量人才的真正优势和价值。所以,应当实施人事档案个性化管理,增加个性化的人事档案内容,这样才能确保人事档案管理充分发挥社会服务功能。人事档案内容要针对社会的需求而定,彻底转变千篇一律的状况,根据人们职业的特点不同合理划分人事档案类别,确定档案内容收集范围和管理标准,确保档案内容能够切实反映一个人的综合素质和工作业绩,同时要使人事档案资料具备一定的权威性,增加信用记录这一关键性内容,进而充实人事档案信息体系。

五、实行动态管理模式,提升人事档案的信息价值

建立和整理人事档案不仅内容要重点突出、准确无误,更要全面完整,实行跟踪记载,保持内容常新。以积极主动和高度负责的精神,走出办公室,通过各种方式和方法,主动、及时、深入细致的把职工的基本情况(如:业务能力、职业道德等)专业技术水平情况等及时收集,为年终考评、职称评审、组织部门考察选拔干部、人员工作调动等提供真实的材料,为企业单位人力资源管理工作提供有效的服务。

六、结语

综上,实际工作中在提高人事管理工作水平的同时,还应学习现代信息技术及相关的科学知识,掌握一定的管理技能,更好地做好人事档案管理工作,为推动人事管理事业发挥更大的作用。

浅谈人事档案科学信息化管理措施