软考-高级项目经理-信息系统项目管理师论文-沟通管理

发布时间：2023-03-20 12:18:09

沟通管理
-信息系统项目管理师论文
2013年5月，我作为项目经理参与了XX市第一人民医院PACS/RIS项目的建设，该项目投资共80万元人民币，建设工期为3个月，通过该项目的建设，构建了该医院医学影像的存储、通讯及全影像科室信息管理系统。实现医院医学影像信息数字化、集成化、网络化的运行和管理；实现医学影像信息与医院现有的跨系统信息集成及流程管理；最终达到全部影像资料的数字化存储与归档管理，实现影像软阅读、无片化的院内动作模式。，
该项目于2013年8月，通过了业主方的验收，赢得了用户的好评。本文结合作者的实际经验，以该项目为例，讨论了信息系统项目建设过程中的沟通管理，主要从如下几个方面进行了阐述：编制沟通管理计划、信息分发、绩效报告、项目干系人管理。
2013年5月，我作为项目经理参与了XX市第一人民医院PACS/RIS项目的建设，该项目投资共80万元人民币，建设工期为3个月，通过该项目的建设，构建了该医院医学影像的存储、通讯及全影像科室信息管理系统。实现医院医学影像信息数字化、集成化、网络化的运行和管理；实现医学影像信息与医院现有的跨系统信息集成及流程管理；最终达到全部影像资料的数字化存储与归档管理，实现影像软阅读、无片化的院内动作模式。该系统采用C++语言开发，数据库采用sqlserver2008R2，采用C/S架构，两台IBMX3850服务器采用windows2008R2双机cluster群集架构。
由于本项目涉及一个管理科室，五个业务科室，因此，沟通管理尤为重要，在本项目中，我作为项目经理，除了对其余管理领域进行严格把控外，特别对沟通管理从如下几个方面进行了管理。
1、编制沟通管理计划
作为一名合格的项目管理者，做任何事情之前都应该做好计划，由于该项目涉及干系人较多，所以在指定项目沟通计划之前，我首先对项目干系人进行了分类，并对其各自的特点进行了分析：该项目的主要干系人包括：客户方的领导管理层。客户方的实际业务操作人员、我公司高层领导、项目开发团队成员。
各类人员均有其不同的特点，同时也有着不同的沟通需求。客户方的领导管理层是整个项目的关键干系人，必须对他们提车的需求予以高度重视，沟通方式也要比较正式，沟通文档要规范化。对于项目团队的成员，他们的技术水平高，创造性枪，但同时也拥有一定的个性。因此在沟通过程中，更应注重他们的特点，并且沟通方式要灵活多样，这样才能保障信息传递的高效和准确。而作为我方公司的高层领导，他们所需要得到的信息则更偏向成本、效益方面；所以对于他们而言，简明扼要的项目汇报材料、绩效报告就是与他们实现有效的沟通，并取得他们对项目的支持与信任的有效手段。
比如：由于此次项目甲方的负责科室是信息科，我们平时也是和信息科的人员沟通，所以在做计划时，把信息科主任作为甲方的第一沟通对象，进行整个项目工作详细的沟通，其他五
个业务科室都各挑选一名科室管理员，进行项目实施的沟通，但是信息科和下面科室是平级的，可能在协调事情时，下面科室会不配合，所以特意把主管信息这块的院长也列入到计划中，遇到难以协调的问题到时可以让其帮助协调。并计划每周都要和信息科主任沟通项目的进展情况以及需要协调的事宜，并且要在每周五下班前，将整理好的项目周报，以电子邮件的方式发给信息科主任。

2、信息的分发
信息分发是向各项目干系人及时的提供所需要的信息。随着项目的推进，每到一个关键节点，我都会要求项目团队整理好各干系人需要的相关项目信息，经过我审核确认无误后，按不同的干系人分别罗列不同的信息，比如，将整个项目的进度情况及需要医院配合的信息打印出来，找信息科主任当面沟通，并让他签收，还会通过电子邮件再发送给信息科主任，抄送给主管信息院长。其他医技科室就把他们本科室的项目进展与科室管理员进行沟通。我还建立了一个项目QQ群，把我们项目小组的成员，以及医院相关的项目干系人都加进来了，平时也能实时沟通交流，医院有些人由于从未接触过PACS/RIS，对一些专业用语不太了解，所以我们沟通时尽量把一些难懂的专业术语口语化解释。而公司内部我也会将每周项目周报，通过邮件发送给部门总监以及此项目的销售人员。3、绩效报告
项目小组每周一都要召开项目周例会，各小组成员都要在会议上对照工作计划，核对有无按照计划完成应该完成的工作，如果有工作未按计划完成，需解释具体原因，大家一起研究如何解决问题，并指定相关负责人，限期完成。检查已完成的工作，并预测项目的进展。会后整理好绩效报告，按各干系人的需求发送给他们，起初各科室管理员认为这些绩效报告对他们无用，他们并不会去看这些文档，并有些排斥，认为是在浪费他们的时间。我发现后，及时的与他们沟通，告诉他们这个绩效报告能让他们充分了解项目进行情况，以及他们科室申请的变更状态，这样才能让项目有序的进行。通过我多次沟通后，他们都能理解这么做的原因，并且有时还会主动过来与我们沟通项目情况。4、项目干系人的管理
本项目干系人较多，而且各干系人的立场都不相同，为了平衡各干系人的期望，干系人的管理就尤为重要。在项目实施的过程中，由于从他们之前使用的系统更换成我们的系统，难免会产生一些需求，用户提出需求后，我们会积极与他们沟通，如果是一些不合理的需求，我们也会和他解释，为什么不能这样修改。比如我们系统有一个手工登记的功能，没收费的病人也可以录入系统，并能发出报告，院长认为这样会是个漏洞，方便医技科室给熟人做免费的检查，影响医院的收入，院长想从管理的角度，限制这种情况，提出必须要收费的检查，我们系统才能录入并出报告。经过与各科室沟通，平时会有一些非常紧急的病人，必须要先检查，出报告后再去补费，如果限制了手工登记，则此部分特殊病人将无法及时检查，会影

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