如何提高工作效率

——提高时间管理的一种技巧

开头的话

工作越来越忙

    我们的工作越来越忙，私事也越来越多。我们承担了那么多的科研项目需要开展研究，我们签了那么多的技术服务合同需要去履行，我们有那么多的事务需要协调，我们有那么多的会议需要出席，我们有那么多的工作需要汇报，我们还有那么多的任务在等着我们；我们的个人事务也接踵而至，我们需要考虑孩子的教育问题，我们需要考虑房子的购买和装修问题，我们下个周末需要到商店购买某件家里急需的物品，我们……

记性越来越差

    我们脑子里时时刻刻装满了各种事情，有工作任务，有琐碎的事项，还有突然冒出来的念头，我们全都记住了吗？有多少人到了商店忘记了买什么东西；到了机场才发现没带身份证；甚或任务临到期却抛到了九霄云外。有一次我到齐鲁石化出差，到了淄博却想不起此行要干什么。我们经常感叹脑子的记性越来越差了，真的是记性差了吗？那么为什么有那么多人有如此相同的感觉呢。或许我们脑子的记性真的在变差，但事实上，我们装的东西越来越多了，等待装的东西也排起了长队，我们不分青红皂白的把它们塞到脑子里，但我们大脑的处理能力是有限的，没把法，它压根就没把一些事情当回事。这能怪谁呢，这不是我们的脑子太笨，是我们处理事情的方式方法不对。

效率越来越低

    我们计划的总是很多，想做到的总是很多。有些工作我们总算还能完成，结果还算满意；有些工作其结果差强人意，往往漏掉了很多事项，或是到头来应付了事；而有些工作，其结果则与预期相去甚远，甚或根本无法交差。我们总是在忙着，周末在加班，旅途中在忧虑，任务临期在着急，对着不满意的结果在发火。我们大家都付出了很多，我们都很累，我们甚至怀疑自己的能力，感叹能干的人太少。但是，我们有没有回过头来想一想，我们一起走过的路，我们自己走过的路。我们有成功的时候，也有太多不理想的地方，或许，我们缺乏总结提炼，缺乏一种有效的方法，缺乏应有的训练。

我们的期望

    我们想要什么，我们想达到怎样的一种状态，静下心来想一想，我们无非只是想达到这么一种境界：

    如果我们能够实现上面的期望，我们将可以轻松的应对一切事务。这是一种很高的境界，但是我们相信，只要我们方法得当，我们可以在某种程度上达到这样一种境界。

管理好工作，首先要管理好自己

什么是管理

    现在市面上关于管理方面的书籍很多，对于管理的定义也非常丰富。简单分析一下，管理的目的无非是安排恰当的人在恰当的时间做恰当的事，并且能够得到一个恰当的结果。这看起来非常简单，事实上也的确如此，但是真正做起来却往往不得要领。问题在于，谁是恰当的人，如何掌握恰当的时间，如何做应该做的事。这里面有一个认识的问题，有一个方式方法的问题。

    实现有效的管理，无非是把计划、组织、实施、检查、调整等几个环节做好。做一个可行的计划，就要求掌握了解企业的现状，可资利用的资源包括人力资源、物质资源和时间资源；组织工作就是合理分配这些资源；在实施计划的过程中应有可以遵循的工作程序；应当定期跟踪检查工作的进行情况；对于偏离计划或程序的活动加以调整。

上述做法是实现有效管理的基本要求。但是现实中，在计划环节我们很难把事情考虑周全，甚至有时凭着直觉安排工作，往往在资源的配置上发生冲突，在实施过程中各行其道，没有跟踪没有检查，最终不得不接受一个与计划偏离甚远的结果。

个人管理可以实现企业管理的目的

    如果组织中的每一个人能够把自己的工作处理得井井有条，那么整个组织的运转就会井然有序。换句话说，组织中的每一个人无论处在什么职位，是技术人员也好，是管理人员也好，如果他能够明确自己的职责，知道如何处理自己职责范围内的事务，安排好工作计划，利用好身边的资源，掌握工作进度，而且能够定期回顾检查自己的工作，注意总结提高，那么它就是一个尽职的人，一个有效率的人。在这样的组织里，学习已经成为一种风气，人们在工作中时刻注意学习好的工作方法，时刻注意收集新的业务知识，时刻注意交流工作经验和心得；在这样的组织里，大家一起创造了一个良好的工作氛围，大家一起珍惜这种工作氛围；在这样的组织里，我们每天都在成长；这个组织每天也在成长。

有效的个人管理需要方法

我们大部分人是摸着石头走过来的

    我们大部分人是摸着石头走过来的。我曾经在情报室工作过，在那段有限的时间里，跟着老同志我学会了使用卡片记录查阅过的认为有价值的资料，我有幸参加了情报检索、专利检索的培训。这段经历对我在研究室的工作帮助颇大。后来，我走向了管理岗位，但是没有人教我如何有效地处理办公室里的事务，好像也没有地方教。直到最近，我的办公桌上是乱的，书柜里是乱的，想放的东西总是随手一放，想找的东西总不能确定放到了哪儿。看看周围的同志情形似乎也差不多。

他山之石可以攻玉，我们要学会利用资源

    我们缺乏一种处理事务的有效方法，我们甚至也没有意识到需要学习、总结、提炼一种有效的工作方法。是这世上没有一种有效的方法吗？答案是否定的。看看财务管理，看看库存管理，看看图书管理。它们都有一套严格的管理制度，有着明晰的分类，有着准确的借入借出记录；人们熟练的掌握了这些方法，日常严格遵循着这些制度，否则将是一团糟。事实上，我们只是轻视了我们要处理的所谓“琐碎”事务，高估了我们大脑的处理能力。

       现实世界中存在着许多处理事务的有效方法。我们所困惑的地方多半是因为我们没有找到问题的症结之在，一旦我们发现我们真正需要什么，在我们的周围，在世界的某个地方，毕竟会有一些方法和资源可以为我们借鉴和利用。别忘了，今天，我们有一个强大的互联网资源就在身边！

找到适用的方法才是出路

    一个善于思考的人，一定是高效的，大脑一定是自由的；一个成功的组织，一定是善于学习的，员工一定是有活力的。

    无论什么方法必须是适合你的特点，你的工作特点，你的生活特点，你的学习特点，你的习惯。当然，在这里，我们那些影响做事效率的习惯必须加以纠正。我们可以先尝试着学习一种方法，然后再根据自己的特点加以调整，使其成为一种真正适合自己的方法。

如何区分重要与紧急任务

　　

　　 所以，天天清早，把一天的工作都默想一下，排一下重要次序。

提高工作效率的关键是更精确地应用技术。知识型员工更能精确地应用技术。当今，知识型员工在劳动力大军中所占的份额在稳步增长，因此，也出现了各种旨在提高其工作效率的技术工具。然而，几乎没有证据表明，花在个人电脑、办公软件、知识管理系统，以及许多其他技术工具上的庞大开支确实提高了生产率。

        技术是实现沟通、协作和获取日益增多的信息的重要推动因素。企业组织需要采取一种完全不同的方法。对于企业而言，为知识型员工制定一种战略正当其时。这种战略不仅对知识型员工完成工作所需要的信息类型提供了更清晰的见解，而且，在整个组织中，根据不同知识型员工从事的不同工作，技术的应用也必须因人而异。为了更好地获取知识性工作的核心信息，有两种截然不同的途径。最常见的方法是让知识型员工自由获取种类繁多的工具和信息资源，该方法假定，这些员工将自行决定工作流程和信息需求。另一种是结构化提供信息和知识的方法，它涉及在一个明确定义的任务框架和提供能力范围内，向知识型员工提供相关信息。

        计算机将一批工作发送给员工，并提供完成这些工作所需要的信息。自由获取信息和结构化提供信息这两种方法都在广泛使用，但它们对应该如何从事知识性工作，以及如何提高其工作效率做出了截然不同的假设。在这两种方法之间做出权衡取舍，却没有去寻找机会，充分利用结构化的威力，则很难从知识型员工身上获取最大效益。同样重要的是，企业必须在合适的精细化水平上寻求应用IT和提高效率的机会。虽然认为某一种特定方法对整个组织都将非常有效的想法可能十分诱人，但现实情况却很少会那么整齐划一。

        最小分析单元应该精确到工作岗位和任务，或至少精确到工作岗位和任务的特定类别。为了提高一个特定业务单元或职能部门的工作效率，仅仅在企业范围内推出一系列举措，或依靠某一种软件，是远远不够的。相反，知识型员工的领导人应该了解员工之间的关键差异，并针对这些特点量身定制解决方案。让知识型员工自由获取信息和知识，一直是帮助他们做好自己工作的主要方式。

        互联网的兴起、企业知识管理系统的建立，以及近来社交媒介的出现，为知识型员工提供了来自公共和私人来源的丰富信息。更侧重于分析的知识型员工还可以利用结构化的数据库和各种定量分析工具。在这种模式中，知识型员工定义和整合自己的信息环境。一直以来，在具有高级专业知识和技能的自我管理型知识员工中，采用自由获取信息的方法尤为常见。他们的业务活动被认为变数很大，甚至具有个人特质，因此很难用一种明确定义的流程对其进行建模或结构化。他们的需求也被认为同样是兼收并蓄和难以预测的。

        随着技术对个人生活与工作之间的壁垒越来越多的渗透，经常可以看到员工在家里从事领取薪酬的工作，以及在办公室中处理私人事务。自由获取信息的模式假定，作为专家的知识型员工知道哪些信息可用，并且能够自己搜索和管理这些信息。它还假设，他们可以自我约束，以避免在工作时，把时间浪费在上网冲浪或者观看色情、体育内容或有趣的视频上。知识型员工通常都很欣赏自由获取信息的方式，在工作流程中，以及如何使用信息的方式上，该方式提供了大量自主性。对于雇主来说，这种积极的感受可能有助于留住人才和使员工工作更投入。

        自由获取信息的方式非常适合难以提前预测各种突发事件的工作。而结构化流程技术则不足以应对此类情况。自由获取信息的方法使员工能创造性地应对不确定性和模糊性。支持自由获取模式的信息技术相对比较容易实现。任何人都能很容易地访问互联网和社交媒介，而且，利用任何Web浏览器都有可能访问第三方数据库，虽然封闭的企业文化有时会阻碍知识共享。

        大多数知识型员工都知道如何使用基本的办公工具来提高工作效率，有的员工甚至非常精于此道。系统集成是次要的问题，因为知识型员工处于信息流的中心。自由获取信息存在的问题也相当明显：虽然知识型员工可能知道如何使用技术工具，但他们可能并不擅长搜索、利用或共享知识。由此造成的效率损失可能相当大。对效率和信息的精细化监测有助于提高生产率，但也存在与自由获取信息的精神相抵触的风险。

        结构化提供信息的技术具有广泛的功能。其中最重要的是工作流技术，它可以控制知识型员工获取信息和工作任务的方式。这些员工可能用到的支持技术包括：信息门户、用于自动决策的业务规则或算法、文档或内容管理系统、业务流程管理和监测系统，以及各种协作工具。日益模块化的组件设计使这些技术更便于使用。这种技术通常被称为个案管理系统，使知识型员工能够完成一个完整的个案或工作单元。只要能将某种程度的安排或流程施加于信息密集型工作，个案管理就可以创造价值。

        结构化提供信息的方法主要应用于层次较低的信息任务，这些任务通常是可重复、可预测的，因此比较容易实现自动化。结构化模式的主要优点是提高工作效率：当企业组织实施这些技术时，用每单位工作时间完成的主要任务来衡量，工作效率通常可以提高50%。效率提高的原因是，员工们心无旁骛，不需要花时间搜寻资料。为了提高工作效率，在多数情况下，企业可以在全球范围内，将工作任务发送给任何拥有时间和专业技能、能够承担这些任务的员工。工作流程变得更加透明，而且更容易管理这些流程、行使审批权，以及监测绩效改进效果。

        结构化模式还能促进协作和协调任务。有许多工具可以帮助企业调配多名员工和多个团队参与处理个案。这些系统往往还包含由企业组织最优秀的专家确定的业务规则或算法，它们可以帮助企业决定是否要出台政策、发放贷款或支付索赔。因此，对于管理者来说，这些系统可以提高决策的质量和连贯性，同时，还可以通过决策的自动化或半自动化，加快决策速度。

        结构化模式技术的缺点是，使用的员工对其反应消极。员工们认为在工作中，组织安排过多，而自主性太少；有时他们觉得被拴在了自己的办公桌上。工作中的社交活动可能会大大减少。一些知识型员工以前曾拥有很大的自主权，因此他们群起抵制这些系统。但一些最初曾遭到抵制的组织发现，随着时间的推移，这种反对逐渐减弱。另一些通过建立适合改进后工作流程的、新的社交互动形式，克服了员工的抵触情绪。在结构化的信息环境中，是由计算机系统而不是知识型员工来对工作进行集成，因此，在实施之前，需要进行大量的系统和流程设计。

        虽然这些系统可以量身定制，以适应复杂的业务流程，但如果业务环境或流程发生了变化，这种严格配合就可能成为一个问题。当系统中包括了自动决策组件时，为了确保该系统继续产生所需要的流程输出结果，监测业务环境和决策结果非常重要。事情可能会出错的一个可怕例子是：对抵押贷款决策的自动监测不够完善，是促成最近这次金融危机的因素之一。提高生产率的最大潜力涉及到，将更多结构化知识和流程应用于自由获取信息占据主导地位的工作场合。迄今为止，层次较低的信息处理工作一直是结构化信息提供工具的主要受益者。然而，技术的不断进步，正在使这些工具能更好地适应迄今一直是自由获取信息方法势力范围的工作任务，即主要与专家思维和协作有关的任务。

提高工作效率的方法

（一）个人提高工作效率方法    1、保持最佳的工作激情。    工作激情也可以说是工作意愿，就是想不想做，想不想又好又快的做，是积极主动、认真负责的工作，还是敷衍了事、拖拖拉拉的工作，两种截然不同的心态，使得工作效率的具体表现也大相径庭，因此工作激情成为提高工作效率的首要，就是说提高和保持工作激情是提高工作效率的前提。    2、选择正确的工作方向。    工作方向就是工作目标或工作目的，是一切工作的源头和指导，我们可以选择不同的工作方向，但是正确的工作方向只有一个，一旦选错了工作方向，工作效率将无从谈起，或者说劳民伤财、徒劳无功，对企业、对个人带来的只有损失，因此工作之前，一定要慎重选择、辨认正确。    3、选择最好的工作方法。    做任何工作都有各种方法可以选择，也许也都可以殊途同归。就像解数学题，方法有多种，既然同样可以得出答案，那么你会选择什么方法呢？自然是最简便的。这样，才可以有更多的时间解其他难题，才能保证试卷的质量。同理，找到最好的方法就能为我们节约不必要的时间的浪费。所以，在工作前，请认真思考什么才是最好的方法，“磨刀不费砍柴工”说的就是这个。    4、工具的选择和使用    “工欲善其事，必先利其器”，选择好的工具能使得事半功倍，而工具的使用就要求我们不懂莫装懂，能够虚心请教他人。自己懂的，也能不因自己的私利而无视工作同伴的求教，毕竟，每个工作都不是仅凭个人能力就能完成的 。工作本是一个集体项目，愉快的合作才能提高效率。    5、懂得劳逸结合。    无论学习还是工作，劳逸结合是很重要的，它能使人事半功倍。如果为工作操劳过度，影响的不仅仅是身体的健康，也会伴随工作效率的降低。长时间工作是为了更好的完成工作，却事与愿违，岂不是“赔了夫人又折兵”？    （二）管理者及上层领导提高工作效率的方法    1、施行科学的工作计划采用计划管理。    结合现实状况、历史状况、行业状况、工作状况等，制定出科学合理的工作计划，并要求员工按照工作计划认真执行，对于工作计划执行中出现的突变情况，要及时、正确的进行修正，施行科学的工作计划是提高工作效率的保障。    2、引进适用的新设备。    就生产方面来说，采用新设备往往都能极大的提高工作效率，这方面是众所周知的。企业不应将眼光局限于此时此地，而应展望未来，投向更长远的利益。    当然，尽管知道提高工作效率的方法，自己也明白提高工作效率的重要性，却不能实行它或者说不能很好地实行，是现在很多人的通病。 因此，提高工作效率的关键在于有良好的工作习惯。    3、养成良好的工作习惯    发展是企业经营的根本目的，在众多影响企业发展竞争的因素中，工作效率是至关重要的，工作效率就是在同等时间内完成的工作成果实现的最大值，

如何提高工作效率