1. 同一篇Word文档设置多个不同的页眉页脚

如果在Word文档中创建了页眉、页脚，那么在默认情况下，一篇文章从头到尾的页眉页脚都是一样的。

但有时，我们还需要根据不同的章节内容而设定不同的页眉页脚。有的朋友将不同的章节分别保存成不同的文件，然后再分别给每个文件设定不同的页眉页脚，操作起来很麻烦。

有更简单的方法：在文章中插入不同的分节符来分隔。

下面笔者以一份网络工程投标计划书为例向大家介绍具体的操作方法。

在本例中我们准备将首页页眉设为“网络中心机房施工部分”，从第2页开始再按具体的章节内容分别设为“机房装修设计”、“配电系统设计”…… 等不同的页眉内容。具体操作步骤如下:

1.1. 用Word打开投标书文件

如图1所示

图1

1.2. 此时先不要急着设置页眉，而是将光标分别定位于每个需要使用新页眉的位置，然后执行“插入”菜单→“分隔符”命令，如图2所示。选中“分节符类型”中的“下一页”选框后点击确定按钮，并以此为例对整份文件进行分节处理

图2

1.3. 等整个文章分好节以后，就可以点击“视图”菜单→“页眉与页脚”命令进入页眉编辑模式了。如图3所示，按要求输入好首页页眉

图3

【小提示】 请注意图3中红框位置的变化

1.4. 然后再从“页眉与页脚”工具栏中点击“显示下一项”按钮，跳转到下一节的页眉处，如图4所示。细心的朋友一定会发现，此时的页眉处已和图3有所不同，不仅节码由第1节变成了第2节，而且右上角也多出了一个“与上一节相同”的字样。

此时，我们应该点击页眉与页脚工具栏中的“链接到前一个”按钮切断第2节与前一节的页眉内容联系，然后再输入第2节的页眉“机房装修设计”

图4

1.5. 剩下的操作以此类推，每完成一个章节的页眉后就点击一下“显示下一项”和“链接到前一个”按钮，再对下一章节进行设置，直到完成整个文章的编排

这种方法操作快速，而且所有的页眉均保存在同一个文件中，也方便进行存档。同时，页脚也支持这种多级设定，具体操作方法与页眉相似，本文不再赘述

【小提示】 在图2中我们看到Word共支持4种分节符，分别是“下一页”、“连续”、“奇数页”和“偶数页”，它们之间有什么区别呢?

“下一页”:是指插入一个分节符后，新节从下一页开始。如图5所示

图5

“连续”:是指插入一个分节符后，新节从同一页开始。如图6所示

图6

“奇数页”或“偶数页”:是指插入一个分节符后，新节从下一个奇数页或偶数页开始。如图7所示

图7

2. 两栏排列的文档同一页插入两个页码的方法

　在Word文档排版中，文档分成两栏后插入页码，只有一个页码，若需要在同一页插入两个连续页码，该怎么处理？下面就以Word2007为例，介绍如何实现每页按栏设两个页码，附带看看Word2007中的排版。

启动Word2007

选择“页面布局”选项。

点击“列”下的小三角，选择“一栏”。

点击“方向”下的小三角，选择“横向”。

点击“大小”下的小三角，选择所需要的大小。这里选择“B4”。

点击“页面设置”旁的小按钮，将“页面设置”对话框打开。

3. Word中插入公式后行距变宽的解决

在Word文档中插入公式后，行距便会变得很大，简单的调整段落的行距是行不通的。逐个点选公式，然后拖动下角的箭头倒可以将它任意放大缩小以调整行距，但是如果在一篇文档中使用了大量的公式，这种操作显然太麻烦，手工操作也容易使得公式大小不一，一些小的公式还会影响到显示的效果。下面介绍两种调整公式行距的方法：

·全部一次调整

依次单击菜单命令“文件→页面设置”。单击“文档网格”选项卡，如图1所示。选中“无网格”，单击“确定”按钮就可以了。

小提示

此种方法可以轻松地对全文档进行行距的调整，而无需对公式本身进行任何操作，非常简便。

局部调整方法

在正篇文章中如果你想只对其中的一部分内容进行类似行距的调整，可以按下面的步骤进行：

选中要进行操作的那些行，依次单击菜单命令“格式→段落”，打开“段落”对话框；单击“缩进和间距”选项卡，将间距的“段前”和“段后”都调整为“0行”；将“如果定义了文档网格，则对齐网格”复选项前的小勾去掉，如图2所示，最后单击“确定”按钮即可。

4. 让Word自动编号功能失效的两个小技巧

微软的Word有“自动编号”功能，能够在作者每次换行的时候，自动为新段落添加编号。而且即使我们对这些段落随意进行添删操作，自动编号也能保证编号的准确。

但由于文档的格式要求不同，有时我们并不需要Word这个“自作主张”的功能。那您知道该如何取消它吗？本文列举了如下两个方法——

(注:本文所述技巧已于微软Word 2003中测试通过)

暂时取消自动编号

如果我们需要暂时取消自动编号功能，可以在换行的时候按住Shift键再击打回车(Enter)键，此时，Word暂时不会输出编号，而等作者对该段落录入完毕再击打回车键时，Word仍会按照原来的编号次序继续为新段落编号。如图1所示

图1

完全取消自动编号

如果我们在后续的段落中根本不再需要编号时，只需要直接击打两次回车(Enter)键即可完全取消Word的本次自动编号。当然，如果我们再次启动编号功能时，Word会重新从1开始编号。如图2所示

图2

怎么样，这两个方法还都挺简单的吧，那还不赶快自己动手试试!

5. 快速找出两个Word文档之间的差别

首先打开待比较的Word原文件

执行“工具”菜单→“比较并合并文档”命令，在弹出的“比较并合并文档”窗口中单击另一份待比较文件，然后再勾选“精确比较”复选框后点击“比较”按钮

图1

此时Word便开始新建一份文档，并将所有的不同点用蓝颜色醒目地标识出来。如图2所示

图2

怎么样，很兴奋吧?可我们发现，Word自动生成的的这个校对页面与我们平时的校对习惯不太一样，比如首先它没有使用标准的校对符号(比如删除线、插入点什么的)，而且它将所有的修改都自作主张地以“删除的内容”形式显示出来(无论是插入的还是修改而来的)，让人看起来很不习惯

其实，这只是Word校对的默认显示方式问题罢了，对此我们可以通过修改其标识显示方式来解决。如图3所示，Word现在默认的是使用“显示标记的最终状态”，我们只要把它改成“显示标记的原始状态”就可以了

图3

如图4所示就是最终的效果图

图4

6. 公式编辑器常见问题的解决办法

　关于公式编辑器的使用在很多书刊和杂志上都有介绍，但在日常使用过程中，还有一些问题经常出现，比如说：输入数学公式后行距不等、不能更改公式的颜色、打印时经常出现乱码等。针对上面提到的各种问题，我们来看一下具体的解决办法。

解决插入公式后的行距不等问题

大家在Word文档中某一行使用公式编辑器输入数学公式后，发现行距明显变大，就好像公式把这一行和其它行给撑开了一样，使用改变行距的命令也不行。解决它有两种方法：

1.将点击要修改的数学公式，当光标变成“双箭头”时，通过拖动把它缩小。这种方法，适合于只含有极少量的数学公式时使用。并且拖动的精确度不高。

2.点击“文件”下拉菜单，点击“页面设置”项。在“文档网格”中的“网格”项，勾选“无网格”项(如图1)。这样就很好的解决了行距不同的问题。极力向大家推荐这种解决方法。

变换公式的颜色

在Word文档中输入数学公式时一般不需要变换颜色，黑白色的就可以。但在PowerPoint幻灯片中输入一些数学公式时，如果遇到背景色较深时，黑颜色的公式就看不清了，但是如果更换背景有时又和前面的背景显得格格不入。遇到这样的情况，大家可以试一试下面的方法：

1.在PowerPoint中修改数学公式颜色

因为公式编辑器输入的数学公式是以图片形式出现在文档中的。所以我们可以像修改图片一样修改它。在PowerPoint执行“视图→工具栏→图片”命令，展开“图片”工具栏。选中要变换颜色的公式，然后单击“图片重新着色”按钮，打开“图片重新着色”对话框。为公式设置一种颜色，确定返回即可(如图2)。

注意：此处重新着色的公式，如果直接复制、粘贴到其他软件(如Word)中，则恢复原来的黑白色。

2.在Word中修改数学公式颜色

虽然在Word中一般不需要修改，但万一有特殊需要时，非常遗憾的是，用上面的方法就不行了。但是我们可以将公式编辑器升级，使用MathType输入公式，它是一个可以免费

评估使用一个月的软件，可以直接更改数学公式的颜色。具体方法如下：选中输入的具体数学公式，之后双击MathType下方的“颜色”选项卡，选择一种需要的颜色即可(如图3)。安装了MathType后，同样可以使用它为PowerPoint中的数学公式修改颜色。

解决公式中的某些项打印显示乱码问题

由于Office软件安装时默认是不安装公式编辑器的，很多打印店是没有安装公式编辑器的，所以在打印含有数学公式的Word文档时，很容易出现这样或那样的乱码。最常见的就是“……”或“…”以倒三角“∧”这个符号代替。

如果文档中公式只含有“……”或“…”的话，那么大家可以在中文输入法状态下使用快捷键“shift+6”来输入，不用公式编辑器自带的省略号输入。那么打印时就不会出现倒三角“∧”了。最好的方法还是安装一个公式编辑器吧!省得出现乱码!或者使用专门的软件将其改为PDF文档(具体方法这里不再赘述)。

7. 巧妙隐藏Word文档文字内容

在Word中，我们可以考虑设置字体颜色、用图片隐藏文字等手段来使用人无法进行正常的判断，从而达到保密的目的 。

文字与背景一色

这恐怕不能算是一个技巧，可是正所谓兵不厌诈，最危险的方法就是最安全的方法。我们可以在Word文档中将自己的文字颜色与背景颜色设置成同样的颜色，一般就是将文字颜色设置成白色。选中要保密的文字，右键点击并执行“字体”命令，在“字体颜色”中设置为白色，点击“确定”后便可。

自动“隐藏文字”

如果感觉将文字颜色与背景颜色设为一致的方法比较小儿科，你可以试试“隐藏文字”功能，首先同样是选中要保密的文字，然后右键点击并执行“字体”命令，在“字体”选项中，勾选“隐藏文字”复选框后单击“确定”按钮即可（图1）。

图1

{如何取消？全选文字，然后把“隐藏文字”勾掉}

　3．文字藏于图片下

经过上述设置，我们要保密的文字已经比较安全了，现在我们再来一招。输入自己要保密的文字后，执行“插入→图片”命令插入一张可以迷惑人的大图片，然后在Word中双击此图片打开“设置图片格式”对话框，在“版式”标签页中选择“浮于文字上方”。现在，你就可以在Word中将这张图片拖放到你要加密的文字上方。嘿嘿，文字是不是隐藏起来了？

8. 插入图片讲方法 有效控制Word文档体积

　利用Word 编撰生成的纯文字文档非常小，最多每页20KB 左右，绝大多数文档的大小不会超过一张软盘的容量。

但当在文档中添加图片后，情况会发生很大的变化。虽然图片的大小随着图形文件格式的不同而有一定的区分，但从总体上来说将大大增加文档的体积。笔者一篇65页的毕业论文原来大小为402KB，在添加四张红外谱图后变为3.2MB，整整增加了7倍。

为了解决这个问题，笔者进行了多次的尝试，摸索出了几种减小含图片文档体积的行之有效的办法，特向可能遇到同样问题的用户作一简单的介绍。

转换图形文件格式

同样一幅图片，采用不同的图形文件格式存储，其容量大小有一定的差距，最多可以相差几倍以上。因此，在向Word 文档中添加图片时，应该尽量选用容量最小的文件格式。

很多图形处理软件如Photoshop、CorelDraw 等均支持多种图形文件格式，因此可以先将一些采用较大的文件格式存储的图形文件在图形处理软件中打开后，再另外存储为较小格式的文件。

从笔者的经验来看，由于CorelDraw 支持存储的文件格式是压缩形式的，容量非常小，因此先在CorelDraw 中打开图形再转贴到Word 文档中后，整个文档文件的容量会相应地减小。这种方法对于矢量图的处理比较有效，对于点位图(如*.jpg 格式文件)效果要差一些。

采用选择性粘贴

不少用户在往Word文档中添加图片时，一律是先用软件打开图片再复制再粘贴。这样的结果，一方面增加了文档的大小，另一方面是对图片进行修改和其它处理时往往会自动打开原来的软件，比较容易死机(笔者的经验)。

原来，当采用粘贴命令时，文档中增加的内容除了我们所需要的图片本身，还有许多与图片和软件有关的信息，并且Word 还自动在图片和原来软件中创建了链接。而选用选择性粘贴图片，则只往文档中添加图片本身，大大减少文件体积。上文所提到的3.2MB的文档，当采用选择性粘贴处理图片时，减小至2.2MB，效果还是很不错的。

对图片质量进行处理

图片的质量和图片文件的大小是大致成正比的。图片的质量越高，图片文件的体积就越大。因此，在一些对图片质量要求不是特别高，但对文档体积大小有一定限制的场合，如普通黑白打印的学术论文文档，我们可以采用适当降低图片质量(确保不失真或失真很小)的办法来减小文档体积。

一种具体操作方法如下:首先在 Photoshop 5.0 中打开此图片(如果不是 Photoshop 文件格式，先转换)在“Image”菜单中选择“Image size”。之后填入自己设定的参数，你会发现图片容量随之变化。为了宝贵的磁盘资源，把图片搞小一点吧。

用“另存为”命令保存文档

在Word 的“文件”菜单中有一个“另存为”命令（或是按F12）。巧妙地利用它，也可以使包含图片的文档体积减小。在文档编辑完成后，用“编辑”中的“全选”选定整个文档，复制文档内容。然后在Word 中新开文档，粘贴，再另存为新的文档。打开看看，新文档是不是减小了很多啊?

原来在旧的文档中除了我们需要的文档内容外，还有一些用户编辑过程中的记录信息。当另存为新文档后，新文档中不再包含这些记录信息，因此文档体积就减小了。用这种办法有时可使文档减小一半以上。

9. 多个Word文档整篇一次性导入

利用Word中的“插入、文件”功能，可以将多篇文档(TXT或DOC格式)一次性导入到某篇Word文档中：

打开目标Word文档，执行“插入→文件”命令，打开“插入文件”对话框(如图)，定位到需要添加的文档所在的文件夹，再将“文件类型”修改为“所有文件(*.*)”，用鼠标选中第一个文档，在按住Shift键的同时，再用鼠标选中最后一个文档，最好按下“插入”按钮就成功了。

当然，通过这种方法合并的文档会各自保留原文档的格式，需要重新编辑处理。

注意:①如果需要合并多个文件名称不是连续排列在一起的文档，可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标分别选择。②事先需要将要合并的文档保存到同一个文件夹中。

10. 在页眉中快速让内容左中右分别对齐

我们在编辑Word文档的页眉时，有时需要在页眉的左侧、中间和右侧位置分别输入不同的文字，并分别实现居左对齐、居中对齐及居右对齐。那么，如何实现这个要求呢?输入空格进行调整行得通，但显然缺少技术含量，呵呵。而且以后如果需要修改，以显得太麻烦。

其实，我们可以使用制表位快速实现文字的居左、居中、居右对齐。非常方便。具体的方法是:

第一步:在页眉处分别输入文字“2006年潍坊科技职业学院学生处”。(不含引号)

第二步:在标尺的左侧、中间位置和右侧位置分别单击，各加上一个制表符标记。此时加入的制表符均为居左对齐方式。不过，我们可以对它们进行修改。双击第二个制表符，打开如图1所示的对话框。

先根据制表位位置选中中间位置处的制表位，然后将对齐方式选为“居中”。再选中右侧位置处的制表位，将对齐方式选为“右对齐”。点击“确定”按钮关闭对话框。

第三步:将鼠标定位于文字“潍坊科技职业学院”之前，按下“Tab”键。再定位于“学生处”之间，按下“Tab”键。行了，现在就可以得到如图2所示效果了。

11. 页码从第二页起出现的设置方法

某日，一位经常为校办公室打印材料的同事找到我，请求我帮他解决这样一个问题：按惯例，在装订打印的文件或材料中，大多数情况下要求封面不显示页码，而页码“1”要从第二页(也就是正文)开始显示。

而他惯用的手法是通过把封面和正文做成两个文档来解决，但感觉这种做法很不“正规”，不知能否在一个文档中就能解决这个问题。在我的指点下，他很快解决了问题。现在我把这种方法告诉朋友们，具体步骤如下：

1. 将光标移到首页中最后一行的末尾处，单击“插入→分隔符”命令，弹出“分隔符”对话框，选择“分节符”类型中的“连续”一项，单击[确定]按钮。

2. 删除第二页产生的空行，并把光标移到第二页任意位置，执行“插入→页码”命令，在随后出现的“页码”对话框中，单击[格式]按钮，在“页码编排”一栏中选择“起始页码”。

3. 按两次 [确定]按钮后，退出“页码对话框”，这时会看到首页和第二页的页码均为“1”，把光标返回到首页，再次进入到“页码”对话框中，去掉“首页显示页码”复选即可。

12. “插入”菜单详解

Word软件中的插入功能，也许许多朋友都会说：这个我当然知道了，不就是插入图片、符号等功能吗？其实插入图片、符号等功能只是最简单的基本功能，其实Word的“插入”菜单下还有很多选项，灵活应用它们的功能能帮助我们更快更好的处理文档。

一、插入页码

当我们选择“插入”→“页码”选项时，会弹出“页码属性设置对话框”。

二、插入符号

对于插入符号选项，朋友们一般都比较了解，但大家有没有试过改改里面的字体看看呢？当我们有时在排版中需要为文章加上一些装饰的小图，如果都插入外部的图，文件体积就会变的很大，这时就会用到这里的插入符号了。

三、插入图示

有时我们会在文章中要加入一些说明图来表示某些实物之间的关系，但是如果自己画真的是太麻烦了，还好Word中准备了图示功能，它它分为以下几类：组织结构图、循环图、射线图、棱椎图、维恩图、目标图。

四、插入文件

如果我们在编辑一份文件时，想加入以前或已经编辑好的文件，一般我们的操作方法是打开两个文档，然后将要加入的文档复制下来，再找到要插入的地方进行粘贴，但是这种方法不但费时费力，而且有时因为文档内容过多而影响了编排速度。这里其实大家都可以试试使用插入文件的方法。

五、插入对象

插入对象是插入选项中功能最多的，它可以插入系统中安装的许多文件类型，比如：ACDSee BMP图像、Adobe Photoshop Image、Flash影片、媒体剪辑、视频剪辑等选项。

怎么样，插入菜单中种种奇妙的用法你们学会了吗？要是你也有什么好的技巧或是用法，可别忘了拿出来和大家一起分享哟！

一、插入页码

　当我们选择“插入”→“页码”选项时，会弹出“页码属性设置对话框”。

(图1)

①页面顶端(页眉)

对于一些书刊或是报纸，在发行时都会在每页的最上方打上自己刊物的名称或是重要的章节说明，使用插入页码中的页面顶端，然后双击页码，将文字改为刊物名称就可以做到。

②页面底端(页脚)

一般的页码都插入在页面底端，这时可再用对齐方式对页码的位置进行编辑。

③页面纵向中心

④纵向内侧

⑤纵向外侧

这三项是对一些侧边装订的文件以及书籍的页码与角边说明的应用方式，利用这三项，可以对侧边装订的刊物居中或是正反页的页码进行编辑。

应用实例图：

图一：应用页面顶端(页眉)以(居中)方式显示页码来编辑出书刊页眉标头。

(图2)

图二：页面纵向中心，对齐方式为外侧。这种页码插入方式对于打印胶片、排版装订有非常多的好处，双面的文章就以这种方式排版较好。

(图3)

二、插入符号

插入符号选项一般朋友们是了解的，但是有没有试过改改里面的字体看看呢？当我们有时在排版中需要为文章加上一些装饰的小图，如果都插入外部的图，文件体积就会变的很大，那么现在就要用到这里的插入符号了。

选择“插入”→“符号”，打开“符号属性对话框”，在“字体”的下接框中拖动滑块向下移动到最后，这时会看到以W开头的字体，这几个字体显示出来的都是一些图形或另类的符号。Webdings 是以一些简单但是比较有特色的图形，Wingdings则是以电脑类图形和一些花边方向标为主，Wingdings 2则是碎花边以及时钟和小花形为主。

(图4)

如果这些字体还觉的不够用，我们可以从网上下载一些比较另类的字体，下载完字体文件后，将字体文件放到C:\Windows\ Fonts目录下，然后在“插入符号对话框”的“字体”下拉框中就可以找到此文体，选择相应的图形字体即可。这样插入的图形虽然没有华丽的色彩，但是它对于黑白版的印刷品来说是再好不过的了。

三、插入图示

有时在文章中要加入一些说明图来表示某种实物之间的关系，但是如果自己画真的是太麻烦了，在Word中准备了一种叫图示的功能，它分为以下几部分：组织结构图、循环图、射线图、棱椎图、维恩图、目标图。

(图5)

(1)组织结构图：用于显示层次关系。

当我们插入时，默认是二级层次，当我们想添加固定的框时，只要我们右键单击某一个框，然后就可以看到其“下属、同事、助手”等选项，而且在版式中更可以调整其悬挂方式。

(图6)

这里的技巧就是当我们有些图框无法用右键快捷菜单以及版式中的内容进行调整时，就需要手动了。单击某一个图框，按下Ctrl键，当箭头右方出现+号时按下鼠标拖动所选图框，这时就复制出了一个图框，在这个图框上出现绿色以及黄色的提示滑动点，绿色的滑动点可以对图框进行旋转，黄色的可以对图框进行变形(只改变边角度)

(图7)

(2)循环图：用于显示持续循环的过程。

(3)射线图：用于显示核心元素的关系。

(4)棱椎图：用于显示基于基础的关系。

(5)维恩图：用于显示元素间的重迭关系。

(6)目标图：用于显示实现目标的步骤。

(图8)

其它图示与组织结构图不同的就是右键点击小框时，弹出的菜单中选择“插入图形”就可以在其环形基础上插入小框。共同点是在在“图示工具栏”中可以使用“自动套用格式”选项，可以选择几种不同的格式，比如：双边框、三维颜色、渐变等。最重要的是可以通过“图示工具栏”改变成其它的形状。只要合理利用图示中的这六种图示再加上自己简单的手动调整，就可以轻松的制作一些层与层、级与层关系类型的文件了。

同一篇Word文档设置多个不同的页眉页脚