常用公文写作

第一章  公文概述

一、公文的含义 

二、公文的分类 

三、公文的特点

四、公文的办理

第二章 公文的种类及书写

一、公文的种类

二、公文的基本格式

三、公文的排版形式

四、公文的书写要求

第三章 常用公文写作

一、报 告

二、请 示

三、批 复

四、通 知

五、函

六、会议纪要

七、总 结

第四章 公文常见病例分析

第一章  公文概述

1、公文的含义  

公文是公务文书的简称，是行政机关在行政管理过程中形成的、具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

古代公文的种类、文体，由于历朝体制不同，变化频繁，“公文”一词最早见于西晋陈寿写的一份名著，也是很多人都熟悉的《三国志》中。

2、公文的分类  

公文按其行文方向：可分为上行文、下行文、平行文。

上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告。

下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通知、通报等。

平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，比如函。通知、公文纪要有时也可作为平行文。

公文按其时限要求，可分为紧急公文和常规公文。公文内容有时限要求，需迅速传递办理的，称紧急公文。

紧急公文可分为特急和急件两种。紧急公文应随到随办，时限要求越高，传递、办理的速度也就要求越快。

公文按其机密程度，可分为保密公文和普通公文。保密公文分为绝密、机密、秘密公文。是指内容涉及党和国家的机密，需要控制知道秘密范围和对象的文件。文件的密级越高，传达、阅办、保管的要求也越严。另外，保密公文还要在文件上注明保密的时限。

  从印发机关和公文作用来划分：法规文件、行政文件、党的文件。法规文件又可分为法律文件、法令文件、行政法规文件。

  从公文内容的性质和特点来划分：指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文。

三、公文的特点

公文与其他文体不同，不是个人自由创作的产物。

归纳起来有五个特点： 

（1）具有鲜明的政策性。公文是行政机关行使管理职能、办理具体事务的重要工具，包括对政治、经济和社会生活的各个领域都有着指导作用，所以具有鲜明的政策性。

（2）具有法定的权威性和行政约束力。是由某一个特定的、法定的机关制发的，并定向写给特定对象的。（不论是通知还是请示等等，政府部门、企业单位，都是法定的机关，都有法定的固定的权限，包括物业公司，物业公司给居民发通知，都是一样的）。

（3）公文具有特定的、规范的体式。为了更方便、有效地办理事务，公文形成了自身特有的办理程序和写作格式，中央办公厅和国务院办公厅对公文的种类、用途、文面都作了统一的规定。

（4）公文的语言简洁、平实。（不能过于啰嗦重复，也不能写一些生疏难懂的内容在里面）。

（5）公文具有严格的时效性。公文所针对的问题，总是存在于特定的时间范围之内，一旦时过境迁，公文的实用价值也会随之丧失。所以，公文的写作、传递和办理，都要求迅速及时。

总的来说，公文是一种严肃、郑重的文体，有着充分的权威，要求发文机关必须有严肃认真的态度。 

四、公文的办理

1、发文的程序主要是：复核、登记、印制、核发。

（一）复核。已经由发文机关负责人签批的公文，在印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需要作实质性修改的，要报给签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数，并且详细登记。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密的公文应当在符合保密要求的情况下印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后，再分发。

2、收文的程序主要是：签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审。一是查看是否应当由本机关办理；二是查看是否符合行文规则。经初审是不符合规定的公文，应该及时退回到发文的单位，并说明理由。

（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要，将公文及时送至传阅对象阅知或者批示。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

另外，涉密公文应当由收发件机关的机要收发人员进行传递。

最后，将需要归档的公文及有关材料，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。

第二章 公文种类及写作要求

一、公文的种类

根据2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《党政机关公文处理工作条例》规定，公文种类有：决议、决定、命令（令）、公报、公告、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。（共计是十五种）。

　　（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

　　（二）决定。适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

　　（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

　　（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

　　（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

　　（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

　　（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

　　（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

　　（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

　　（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

　　（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。

　　（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

　　（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

　　（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

二、公文的基本格式

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（文头部分包括：）

（一）份号。公文印制份数的顺序号。一般指涉密公文标注份号。

　　（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。

　　（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

　　（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

　　（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（公文主体部分包括：）

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种三部分组成。称为公文标题“三要素”。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。公文标题的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。

　　（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。标题下空一行位置，居左顶格，名称后标全角冒号。如主送机关名称多，用顿号相隔，在最后一个机关用冒号。

　　（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

　　（十）附件。公文附件的顺序号和名称。

　　（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

　　（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，最后的签发机关负责人签发的日期。在正文之下，空两行、右空4字。（2012年7月1日起正式实施）《党政机关公文格式》规定：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

　　（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

　　（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

　　（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

　　（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

　　（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

　　（十八）页码。公文页数顺序号。

三、公文的排版形式 

排版形式指公文各组成要素在文件版面上的标印格式。

公文用纸：采用国际标准A4型纸(210mm*297mm)。

公文页边与版心尺寸：天头（上页边距）37mm，地脚（下页边距）35mm；左边距28mm，右边距26mm；版心尺寸156mm*225mm（不含页码）。

排版：从左至右横排、横写。行距28磅（可微调）。

三、公文书写要求

①发文机关标识使用2号小标宋体字，红色标识；秘密等级、保密期限、紧急程度用3号黑体字；发文字号、签发人、主送机关、附注、抄送机关、印发机关、印发时间用3号仿宋体字；签发人姓名用3号楷体字；

②标题用2号小标宋体字，正文为3号仿宋体字。

③页码编排用4号半角阿拉伯数字标识，置于版心下边缘的下一行，数字左右有一字线的，一字线距版心下边缘７mm。（这个word 文档里的插入页码就行）。位置可以选居中，或右下角。

正文中用于划分结构层次的序号：第一层为“一、”，第二层为（一），第三层为“1.”，第四层为（1）。

一般常用字体为：第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。还是不变，都是仿宋。

表格：

（一般都是附件，字体同文件是一样的）

• 标题栏：文字居中

• 表中文字：垂直、左右居中（上下左右）

• 表中数据: 垂直居中，右对齐

语言：

• 简明、准确。是指用词简单、含义准确，不会造成误解。

• 朴实、庄重。是指用词通俗自然、不带感情色彩。

• 规范。是指用词符合语法与逻辑要求。

公文写作要遵照以下原则：

1、按照职权范围行文。

2、按照隶属关系逐级行文（一般不能越级行文）。

3、一般应当一文一事。

第三章 常用公文写作

一、报 告

（一）含义

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。“报告”中不得夹带请示事项。

（二）报告的类别

综合性报告。是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。它在内容上具有综合性、广泛性，写作难度较大，要求较高。

专题性报告。是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告，在内容上具有专一性。

回复报告。是根据上级机关或领导人的查询、提问作出的报告。

（三）报告的写作格式

1、综合性报告的写法

标题 事由加文种，如《关于2003年上半年工作情况的报告》；报告单位、事由加文种，如《北华大学教务处关于2003年度工作情况的报告》。

正文 把握三点：（1）开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。（2）主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。（3）结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。

2、专题报告的写法

标题 由事由、文种组成，如《关于招商工作有关政策的报告》。有的报告标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。

正文 可采用“三段式”结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。结尾通常以“请审核”、“请审示”等语作结。

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