行政执法案卷制作规范

第一条  为加强与规范城市管理行政执法案卷管理,进一步促进依法行政,根据《中华人民共与国档案法》、《江苏省档案管理条例》、《江苏省依法行政考核办法》与《江苏省城市管理行政执法规范(试行)》等法律、法规的规范,结合工作实际,制定本规范。

第二条  本规范所称行政执法案卷,就是指行政执法活动中形成的、具有查考利用的、能反映案件真实情况、体现整个行政执法过程、有保存价值的各种文字、图表、声像、证物等不同形式的历史记录,包括行政执法过程中制作并使用的文书与所取得的证据载体材料,以及产生的其她具有法律效力或者法律定义的材料。

第三条  城市管理行政执法机关具体办理行政执法事项的机关处(科、室)与执法机构,均应按本规范做好行政执法案卷管理工作。行政执法案卷管理绩效列入行政执法责任制、依法行政考核、法制工作考核、本单位综合绩效考核内容。

第四条  行政执法案件承办人在受理案件后,应当收集本案的各种文书及证据材料。案件办结后,应核查案件材料就是否齐全完整,发现缺漏与法律手续不完备的,及时补齐或在法律允许范围内进行补救,以确保案卷材料的完整性、规范性。

第五条  案卷文书材料一般应使用计算机打印的文书原件,尺寸规格为A4型纸;不能使用文书原件的可使用与原件核对无误的A4型纸张复印件,并注明出处及加盖文书原件保管单位公章。文书材料确需手工填写的,不得使用不耐久字迹材料书写,应使用黑色、蓝黑色墨水或墨汁书写,字体工整、清晰。文书材料有涂改的应更换修正后的文书原件,不能更换的应由相关人员在涂改处加盖印章或按手印。

第六条  行政执法案卷立卷归档,一般按年度编号,一案一卷一号,区分行政许可、行政处罚、行政复议、违纪处理等不同类别。案卷材料较多的可分为正卷、副卷,结论性材料归入正卷,依据性材料归入副卷;涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等不宜公开的文书材料,应归入副卷保存。案卷文书材料较少的可按工作阶段合订立卷。

第七条  案卷文书材料编目顺序,应体现行政执法程序,其排序的原则:

1、密不可分的材料依顺序排列在一起;

2、文件材料在前、证据材料在后;批复在前、请示在后;正件在前、附件在后;

3、结论性材料在前,案件(许可)办理的客观进程形成的案件材料按自然顺序排列在后。

第八条  行政许可案卷材料装订顺序为:案卷封面,卷宗材料目录,行政许可文件、决定及送达回证,行政许可申请材料,申请材料接收凭证,受理或不予受理书面凭证及回证,审查材料,听证材料,延期办理文书,行政许可事项收费收据,其她应归档的文件材料,备考表,案卷封底。

第九条  一般程序处罚案卷材料装订顺序:案卷封面,卷宗材料目录,行政处罚决定及送达回证,上级部门交办或其她部门移送或群众举报案件的材料,立案审批表,调查笔录,现场笔录、登记保存决定书、涉案物品清单,行政处罚告知书及送达回证,陈述申辩笔录,听证材料,解除登记保存决定书,案件讨论记录,强制执行申请书,涉案物品处理记录、处理凭证、罚没款收据,其她应归档的文书材料,结案报告表,备考表,案卷封底。

简易程序处罚案卷材料装订顺序为:目录,当场行政处罚决定书,送达回执,罚款收据报查联,按时间先后排序的调查取证相关材料。案卷文书材料较少的可按工作阶段合订立卷。

第十条  行政复议案卷的装订按照《江苏省人民政府法制办公室、江苏省档案局关于印发(江苏省行政复议档案管理办法)的通知》(苏府法［2003］79号)要求整理、装订。

第十一条  行政执法违纪行为处理案卷的装订,参照行政处罚案卷材料装订顺序进行。

第十二条  案卷文书材料整理、装订应注意下列事项:

(一)破损、字迹模糊或容易褪色的文书材料应托裱或复印,复印件应置于原件前面;

(二)大于A4型标准规格的纸张应折叠,小于A4型标准规格的纸张应托裱;

(三)案卷装订不得压住字迹或画面;

(四)需要附卷保存的信封,要打开展平加贴衬纸,邮票不得撕揭;

(五)文书材料上的金属物必须剔除,以防锈蚀。

第十三条  卷内文书材料除空白页外,凡载有文字、图表的正反面均一页编一号,依次用3位阿拉伯数字逐页编写页码,页码应标注在每页材料正面的右上角、背面的左上角,照片、图表正面难以编码的,可编在背面左上角。封面、卷内目录、封底不编页码。

第十四条  编码可用页码机戳盖或用钢笔书写,书写材质按第五条规范。

第十五条  案卷采用三孔一线左侧装订,长度160毫米左右为宜,并在卷底装订线结扣处粘贴封志。

第十六条  填写卷内文件目录,文件目录通常采用表格式,表格分为顺序号、题名、页号三列。顺序号即卷内文件的序号,以文件为单位,一份文件编一个号;题名即文件的标题,就是卷内文件目录主要部分;页号即卷内文件所在之页的页码,填写每份文件的起始页码。如第一份文件有10页,填写“1”;第二份文件就填写“11”。

第十七条  填写卷内备考表。卷内备考表就是供立卷人在立卷时填写认为该卷有需要加以说明与解释的情况,其项目包括:本卷情况说明(如卷内文件就是否完整,有无破损,就是否有重要价值或特别意义的文件等);立卷人;立卷时间(由立卷人填写);检查人(由案卷质量审核者签名)。

第十八条  填写案卷封面。案卷封面要用钢笔或水笔正楷填写。字迹要工整、清晰、庄重、醒目。

行政许可案卷封面的项目包括:

卷宗号:行政许可事项名称  ﹝××××﹞×号。如“店许﹝200X﹞X号;渣核﹝200X﹞X号”;

设定依据:根据国务院有关规范及经政府公布的许可事项;

承办机关(被申请人)名称:负责办理该事项的行政机关的名称;

申请人:申请人全称及地址;

承办人员:窗口执法人员;

受理日期:窗口受理日期;

决定日期:行政机关准予许可日期;

归档日期、保存期限、档案分类(默认)。

行政处罚卷宗封面包括:

卷宗号:一般程序处罚案卷卷宗号同处罚决定书号。简易程序处罚案卷卷宗号按月或季度自然排序。如,“徐执法简罚﹝2009﹞1至XX号(根据案件数量,以月或季度为单位合卷)”。

案由:为查处的具体案件的原由,即当事人被查处的具体违法行为。文书中“案由”填写为“违法行为定性+案”,如:违反《江苏省城市市容与环境卫生管理条例》案。

承办机关:处罚案卷为负责办理该案件的城市管理行政机关的名称。

被处罚单位(人):被处罚对象的全称。

承办人员:两个以上案件承办人。

收案日期:案件受理时间。

立案日期、上诉日期、结案日期、归档日期、保存期限、档案分类(默认)。

违纪案件卷宗封面参照行政处罚案卷封面填写。

行政复议案卷封面按照《江苏省行政复议档案管理办法》规范填写。

第十九条  已经归档的案卷不得从卷内抽取材料,确需增添材料的应征求档案管理员的同意后,按立卷要求办理。

第二十条  行政执法档案不得外借。上级机关、司法机关及本机关工作人员因工作需要,可以查阅档案。查阅档案应当办理查阅手续,当场查阅,当场归还。查阅人不得自行复制档案材料。

第二十一条  行政执法案卷材料由案件承办人按本规范进行整理、装订立卷,经执法机构负责人审核后按年度定期移交档案室集中统一保管。

第二十二条  本规范自发布之日起施行。

行政执法案卷制作规范