第一节 帐务处理

软件中前台人员需要掌握或了解的帐务有以下三种：

宾 客 帐：指需要住店客人自付的费用，如散客的费用，团队成员自付的杂费等。

团队费用：指由团队统一支付的费用如房费、餐费、会议室的租金等。

消 费 帐：消费帐是指宾馆为了工作需要，或财务审计为了帐务上的特殊处理的需要而设立的帐户。

如酒店有一笔非住店客人的停车费要录入电脑软件，就可以在消费帐里录入，又如财务的审计审核出前天的报表数据有错，因为报表一经生成后就不能再修改，所以就可以在消费帐里输入数据进行调整，保证报表的累计数正确。

1.1 前台帐户

软件主窗口下，执行收银→帐务处理，或按CTRL+B，打开『当前住客档案』窗口，如下图所示。

图

1.1.1 前台帐户界面

如上图所示，『当前住客档案』窗口的结构与预订宾客列表类似，因此此处只做简单说明。

列表共有八个标签页，分别显示散客&成员、团队&会议、钟点房、连通房、消费帐、Due Out、Day Use、所有的帐务列表。其中Due Out指本日预计退房的宾客，Day Use为当日到，当日离的宾客，又称白天用房或日用房。窗口底行显示主单状态，窗口的右边部分是一排快捷功能按钮。

1.1.2 查询帐户

● 快速查询

操作步骤：

（1）、ALT+Z将光标移至输入条件处（或鼠标单击右上角快速查询输入框）；

（2）、输入已知信息，可以是客人姓、名、姓名、房号、预订号、帐号等，回车，显示查询结果。

● 组合查询

用于多个条件组合，查询客人信息，如要查询一个星期内某公司客人的住店情况。

宾客列表下，单击右下角组合〖查询〗按钮或者使用快捷键CTRL+SHIFT+Z,，打开组合查询窗口，根据需要输入多个条件，单击〖确定〗，即可显示查询结果。

图

1.2 帐务处理

1.2.1 帐务主单窗口

在前台账户列表界面，双击一个宾客记录即打开该宾客帐务主单，如下图所示。

图

帐务主单可分成五个部分加以说明：左上、左下、右上、右下、底行。

左上：显示宾客帐户。其中联房、同住或是团队成员，一起显示。

左下：默认显示各类费用汇总，也可以选择按客人显示帐务明细（可用于识别转帐信息）。

右上：显示客人基本信息，各项含义如下。

右下：

默认显示有效帐务明细，每条帐务信息均包含“入账员（用户）”、“班次”、“时间”。

底行：

重要信息区，灰色显示表示未定义，亮蓝色显示需引起重视（表示有定义信息）。

1.2.2 定金输入及定金单打印

操作步骤：

（1）、帐务主单下，单击工具栏上〖入帐〗按钮，弹出『入帐』窗口；

（2）、【代码】处输入人民币现金在软件中的代码，【金额】处输入数量；

（3）、输入【单号】等信息，单击〖入帐〗。

图

操作员可根据实际情况选择是否勾选“打印定金单”的选项框，也可设置默认勾选。

1.2.3 信用卡预授权标记

● 录入信用卡预授权

操作步骤：

（1）、宾客帐务主单下，执行其他→信用或按快捷键ALT+F3，打开『信用授权明细』窗口；

（2）、选择【项目】（即信用卡类型），录入【授权额】、【卡号】、【授权号】、【水单号】等；

（3）、单击〖确定〗，信用授权明细窗口显示有效押卡记录；

图

（4）、在预订主单的【付款方式】、【信用限额】处可显示相应信息。

图

注意：

①、软件有信用卡号校验功能，一旦输入错误，软件将提示操作员。

图

②、若客人出示的信用卡，以前曾在酒店使用（即在软件中有档案），当【项目】处再次选择该类型时，【卡号】处默认显示原卡号。此时，要求操作员正确核对，若客人已换卡，要及时修改。对于同类卡，有多张的情况下，【卡号】项不再自动显示，一般由操作员手工输入。

● 取消信用卡预授权

操作步骤：

（1）、帐务主单下，执行其他→信用或按ALT+F3，打开『信用授权明细』窗口，软件默认显示有效的押卡记录；

（2）、双击押卡记录，弹出确认窗口“是否确信将当前记录作废”，单击〖是（Y）〗，取消成功；

图

注意：不勾选信用授权明细窗口左下角“只显示尚未使用信用授权”多选框，将显示所有信用卡授权记录，包括已经取消的记录。

图

1.2.4 定义允许记帐

定义允许记帐即定义客人可以签单消费的费用类型，软件中可以设置默认值。允许记帐设置后，软件住客档案中对应客人记帐灯会有对应的显示。

当前住客列表中，记帐灯绿色――所有费用都允许记帐；墨绿色――部分费用允许记帐；灰色――所有费用都不允许记帐。

设置所有费用都允许记帐：

单击〖允许记帐〗，打开『允许记帐费用』窗口，单击“所有费用”前“□”，使框内出现“√”符号，单击〖确定（O）〗，设置所有费用可以签单成功，记帐灯显示。

设置部分费用允许记帐：

单击〖允许记帐〗，打开『允许记帐费用』窗口，单击目标费用前“□”，使框内出现“√”符号，单击〖确定（O）〗即可。如设置客房、商务中心、本地电话和国内电话允许记帐，单击选择这些费用，如下图右框所示即可，记帐灯显示。

可以在维护软件中设置常选用的允许记账项目组合，称之为“分账码”，如下图左框，单击分账码，即勾选了相应费用码，免去一一勾选的麻烦。

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1.2.5 入帐

一般宾馆在各营业点的费用都可以在各营业点自己的电脑上进行处理，而有些未配电脑的营业点(如商场等)则需由前台收银员将消费输入电脑。

录入费用的方式与录入定金相同，只是【代码】处输入的是酒店营业项目的代码。要求收银员熟悉费用代码。

此处重点说明『入帐』窗口，各项目的含义。

图

项目说明

1.2.6 快速入帐

快速入帐有两种情况，即锁定客人、锁定营业项目。

● 锁定客人

操作步骤：

（1）、帐务主单下，单击工具栏上〖入帐〗按钮，弹出『入帐』窗口，软件默认【锁定客人】前显示为打勾；

图

（2）、【代码】处输入费用代码，【金额】处输入数量；

（3）、输入【单号】等信息，单击〖入帐〗，入帐成功，同时软件将光标自动定位于【代码】前，重复操作（2），继续录入其他费用即可。

● 锁定营业项目

操作步骤：

（1）、帐务主单下，单击工具栏上〖入帐〗按钮，弹出『入帐』窗口，单击锁定营业项目，使其显示打勾；

图

（2）、【代码】处输入费用代码，【金额】处输入数量；

（3）、输入【单号】等信息，单击〖入帐〗，入帐成功，同时软件将光标自动定位于【房号】前，重复操作（2），继续录入其他费用即可。

注意：此功能如在某个宾客帐下操作，则房号的选择范围仅限于联房或团队成员之间。如要在软件所有帐户中操作，可以软件主窗口下执行收银→入帐，此时可进行锁定营业项目，选择房号的功能。

1.2.7 冲账

用于冲减当天本人、本班发生的帐务。

操作步骤：

（1）、帐务主单下，单击选中目标帐目，可以是一条也可以是多条；

图

（2）、执行明细帐务→冲帐，弹出确认窗口，单击〖是（Y）〗，冲帐成功。

图

注意：

（1）选择记录的方式有连选、间隔多选等。

1、 连选：单击选择第一条目标记录，按住SHIFT键，单击最后一条目标记录；

2、 间隔多选：单击选择第一条目标记录，按住CTRL键，单击其他目标记录。

（2）被冲掉的帐目如要查看，需执行文件→所有帐目，可查看原记录和被冲销的记录。其中原记录在“Tag”处有“C”的标记，被冲销的记录在“Tag”处有“CO”的标记。

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1.2.8 调整

调整功能一般用于当天调整非本人帐务的情况。

操作步骤：

（1）、帐务主单下，单击〖调整〗，打开『调整』窗口；

（2）、【代码】处输入待调整的费用代码，并输入调整的【理由】；

图

（3）、【金额】处输入调加或调减的金额，单击〖确定〗，退出即可。

注意：调整的帐在帐目明细“Tag”处有“AD”的标记。

1.2.9 入Rebate帐

夜审后发现帐务出错，或给客人打折要体现出来，则可运用入Rebate帐的操作方法。

操作步骤：

（1）、帐务主单下，单击工具栏上〖入帐〗按钮，弹出『入帐』窗口；

（2）、【代码】处输入该费用在软件中的扣减代码，即带有“Rebate”或“扣减”字样的费用码，【理由】处选择同意人，【金额】处输入要扣减的金额数量；

（3）、在【备注】处可输入Rebate的具体原因，输入【单号】等信息，单击〖入帐〗。

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1.2.10 定义帐户

定义帐户归纳起来有三种用法：帐务分类、定义转帐到某宾客帐户、定义转帐到应收。

● 帐务分类

操作步骤：

（1）、预订主单下，单击〖定义帐户〗，打开『定义分帐户』窗口；

（2）、单击〖增加〗，输入【帐户名称】；

（3）、【营业代码】处按F1，打开『选择费用类型』，选择帐务需要分开的费用代码；

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（4）、单击〖存盘〗，〖退出〗即可。

图

注意：

（1）、软件自动将帐务分成两类，严格按照所选费用代码归类。以上述操作为例，往该客人房间入房费帐目，软件会自动归类到新增的分账户中。

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（2）、有操作过定义帐户的客人，在预订主单及帐务主单下方的处会蓝色显示，点击该处，可以打开之前操作的定义分账户窗口，进行查看、修改以及删除分账户的操作。

● 定义转帐到某宾客帐户

操作步骤：

（1）、打开定义分账户窗口，单击〖增加〗，单击【转帐帐户】前的多选框，使其显示打勾，【房号】处输入将转入宾客的房号或姓名。

图

（2）、回车，弹出『帐号查询』窗口，核对客人信息。

图

（3）、单击〖确定〗，自动显示帐号、姓名。

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（4）、输入或选择【帐户名称】；

（5）、【营业代码】处按F1，打开『选择费用类型』，选择帐务需要分开的费用代码；

（6）、单击〖存盘〗，『定义分帐户』窗口如下图所示。

注意：完成该操作后，软件会自动把子帐户中的费用转帐到目标帐户。以上述操作举例，此时如往原帐户入房费的费用码，则软件会弹出提示窗口，提示是否把该费用转移到已定义的目标帐户。单击〖是〗，则该费用自动转帐到目标帐户。

● 定义转帐到应收

操作步骤：

（1）、打开定义分账户窗口，单击〖增加〗，单击【转帐帐户】前的多选框，使其显示打勾，【房号】处输入AR帐号或AR帐名称，回车，弹出『帐号查询』窗口，核对应收帐信息，单击〖确定〗，自动显示【帐号】、【姓名】。

图

（2）、其他步骤同上。

效果：按照分帐户涉及的费用代码，将帐务分成两类，并在结帐操作时自动将结帐方式设为“转AR帐”，并显示转帐目标。

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1.2.11 分帐

分帐用于把一笔帐，分成两笔，一般结合选帐、转帐、部分结帐等功能一起使用，完成某项业务。

操作步骤：

（1）、帐务主单下，光标停留在目标帐目。

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（2）、单击〖分账〗，打开『分帐』窗口。

（3）、【请输入拆分后金额】处，输入金额。

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（4）、单击〖确定〗，目标帐目自动拆分成两笔，如下图所示。

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注意：

（1）如890元的帐，希望分成300.00、590.00两笔，步骤（3）【请输入拆分后金额】处输入300.00或590.00的结果是一样。

（2）被拆开的两条帐目的【Tag】处分别有“S”和“SP”的标记。

1.2.12 选帐

常用的选帐方式有三种，按费用代码选帐、按宾客选帐、组合条件选帐。一、二两种方式都比较直观方便，适合一般业务需求，第三种方法适合于同时满足多种条件的选帐，如要求选择某段时间的某些费用进行结帐时，首先得选择符合客人要求的帐务，再做部结。

● 按费用代码选帐

帐务主单下，单击左下角费用汇总（可多选），可选中该帐户下所有同代码的帐目，如下图，单击左下角“房费”，右边明细帐中所有的房费都被选中。

图

● 按宾客选帐

帐务主单下，单击左下角“按客人”，单击选择某位客人，即可选中该客人的所有帐务。

图

● 组合条件选帐

操作步骤：

（1）、帐务主单下，单击〖选帐〗，打开『选择帐目』窗口；

（2）、该窗口左边显示费用类型，右边是选帐可使用的条件。可选帐的条件有：帐号、日期、房号等，输入条件；

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（3）、单击〖确认〗，帐务主单目标帐务被选中。

1.2.13 转帐

用于把客人帐务从一个帐户转到另外一个帐户，仅仅为前台帐户之间的转帐（前台帐户包括宾客帐、团队会议帐和消费帐）。

操作步骤：

（1）、帐务主单下，选择目标帐目；

（2）、单击〖转帐〗，弹出『转帐』窗口；

图

（3）、【房号】处输入目标房号（或帐号），回车，软件自动与当前宾客匹配，弹出查询结果；

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（4）、核对并选择目标帐户，单击〖确定〗，【帐户】处显示目标帐户名；

注意：当一个房间住多个客人时，操作员应严格按照客人签名正确核对客人信息，以免选错，从而引起帐务错误。

（5）、单击〖确定〗，所选帐务自动转至目标宾客。

（6）、若只是转所选帐目中的部分，可在【费用合计】中输入要转的金额，再录入房号选择宾客，单击【确定】。

软件将自动将该笔费用拆分成两笔，并进行提示。拆分帐目记录有SP标记。

图

（7）要查看被转出去的帐目，则需执行文件→所有帐目，被转出去的帐目的“转帐”处有“TO******（表示目标帐号）”的标记，直接双击该标记可进入目标帐户，在目标帐户处有“FM******（表示原帐号）”的标记，双击该标记可回到原帐户。

1.2.14 固定支出

可将客人每天发生的费用设置成固定支出，夜审时软件将自动在宾客账户中加入该费用（类似于房费），避免操作员每天输入。

操作步骤：

（1）、帐务主单下，单击〖固定支出〗，打开『固定支出』窗口；

（2）、单击〖增加〗，【营业代码】处输入费用代码，【金额】处输入金额，【数量】处输入数量，修改有效期，单击〖存盘〗，设置成功。

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1.2.15 结帐退房

结帐操作简要流程：

1. 电脑报查房；

2. 打印帐单；

3. 单击〖结帐〗；

4. 查阅弹出的结帐提示信息；

5. 选择结帐方式；

6. 结帐收款。

一、电脑报查房

酒店工作中，一般客人退房，总台打电话给客房中心报退房。在X5操作软件中，可使用电脑报退房的操作功能，这样软件会有详细的记录。

操作步骤：

（1）、帐务主单下，执行其他→查房，软件弹出『查房确认』窗口；

图

（2）、单击〖确认〗即可。

注意：

（1）、打开查房确认窗口还有另两种方式：

①打开在住宾客列表，选择要查房的宾客记录，点击右边【B查房】快捷功能键。

图

②打开在住宾客列表，按CTRL+Q，打开快捷命令窗口，输入快捷命令:CC+房号，多个房号之间用逗号间隔，回车，也可打开查房确认窗口。

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（2）、总台电脑软件中报退房之后，客房中心电脑上『报房与查房』窗口会跳出报查房的记录，如装有音箱的话，会有声音提示，客房中心据此进行相应的操作。

（3）、如总台人员要查看已报的退房情况，可在软件主窗口下，执行查询→报房与查房，打开『报房与查房』窗口进行查看核对。“报房”指总台通过电脑软件报客人入。

二、帐单打印

● 帐单打印

关于帐单的操作都是在帐务主单下，具体情况有以下几种：

帐单打印默认打印明细帐目，操作员也可根据客人要求选择其他模式：按费用分类、按日期分类、按房间费用分类、按成员分类等。所有这些帐单模板都由工程师在软件切换之前按酒店格式设置。

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● 帐单修改

操作步骤：

（1）、『帐单打印选择』窗口，选择“预览”，点击〖确定〗，打开『单据打印』窗口，可预览要打印帐单信息；

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（2）、单击上方〖预览〗功能，再双击任意一条明细帐目，可打开『明细修改』窗口；

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（3）、在该窗口下可结合〖增加〗、〖插入〗、〖删除〗等功能进行帐目的修改，如将干洗费的帐目删除，将该费用统计到房费中等。修改完后，单击〖退出〗，回到『单据打印』窗口。此时如点击〖预览〗，便可看到软件呈现修改后帐单的预览情况；

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（4）、单击〖打印〗，即可打印修改后的帐单信息。

注意：帐单明细修改打印后，退出『单据打印』窗口后，会发现对客人的实际帐目不产生任何影响，并且下次打印帐单时，显示的帐单仍是根据客人实际消费产生。即上一次修改记录不会影响下次打印效果。

三、退房结帐

下面按客人结帐时的不同付款方式，进行说明：

● 人民币现金结帐

操作步骤：

（1）、帐务主单下，单击〖结帐〗，一般会弹出『结帐提示』窗口，如下图所示。结帐提示一般会提示一些结帐前要处理的事项，如事先做了定义帐户、有未传达的留言、未归还的租赁物品，或在预订主单的附加信息中输入了【结帐提示】等。

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查阅完毕后，〖退出〗，可能有以下几种情况：

1、 离日为本日，结帐时间早于酒店规定的加收半天房费之前，直接弹出『结帐』窗口；

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②、离日为本日，结帐时间迟于酒店规定的加收半天房费的时间，则弹出半天房费加收窗口，选择是否加收，再结帐。

图

③、离日为本日以后，弹出『选择结帐方式』窗口；

图

（2）、选择房费加收情况，单击〖确定〗，进入结帐窗口；

（3）、一般软件默认现金结帐，如下图所示（但若客人入住时押了卡，软件的默认付款方式即为信用卡结帐）。查看结帐款金额，收款后，单击〖入帐〗；

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（4）、弹出『帐单打印』窗口，选择是否打印帐单。

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● 信用卡结帐

操作步骤：

其他步骤同现金结帐，重要区别在『结帐』窗口处理上。

若客人已押卡，结帐时『结帐』窗口默认用卡结帐；若临时换其他卡结帐，请在【代码】处按F1打开『代码帮助』窗口，选择对应的付款方式，【金额】处，软件自动显示结帐款金额，输入【卡号】，单击〖入帐〗，弹出帐单……（处理同现金结帐，不再赘述）。

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1.2.16 部分结帐

软件中，当帐务列表中有选中的帐目时，〖结帐〗为部结功能。

● 指定费用部结

操作步骤：

（1）、帐务主单下，选中需要部结的费用；

（2）、单击〖结帐〗，弹出『部分结帐』窗口；

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（4）、单击〖确定〗，弹出『结帐』窗口，收款，打印帐单即可。

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● 指定金额部结

操作步骤：

（1）――（2）同上；

（3）、【结帐费用】处输入结帐金额；

图

（4）、单击〖确定〗，弹出『结算指定金额费用』窗口，单击〖是（Y）〗，软件将自动将说明中的帐务拆分成两笔，便于结帐，同时弹出『结帐收款』窗口，结帐过程不再赘述。

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● 定金退还

操作步骤：

（1）、账务主单下，选择要退还的定金，单击〖结帐〗，弹出〖部分结帐〗窗口；

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（2）、直接点击【确定】，转至【结帐】窗口，自动出现“现金退款”的代码，点击【入账】，即退还了该笔定金。

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● 转销定金

操作步骤：

（1）、帐务主单下，选择部结费用及需要转销的定金项；

（2）、单击〖结帐〗，弹出『结帐』窗口；

图

（3）、同“指定金额部结”操作步骤。

注意：如果转销定金后剩余定金仍要用作押金，则需在软件里面手工入帐。

1.2.17 简易发票管理

简易发票管理用于对结账时正常开发票、预开发票、补开发票的操作作记录，方便日后查询。

操作步骤：

（1）、打开宾客账务处理主单，执行其他→发票记录，或者右下角【e.发票】；

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（2）、打开『发票记录』窗口，选择左下角【新建】；

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（3）、打开『发票处理』窗口，选择【发票类别】、【标记】、【结帐号】(可以点击右下框中已经有的结帐号快速填写此空)、【开票单位】、【单位名称】，完成后输入所开发票的发票号、金额、明细备注，按〖保存（S）〗即可。如一笔账务有多张发票记录，选择窗口底部【增加明细】，反之则选择【删除明细】。

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注意：如要查询酒店发票开出情况，则可在查询→报表专家→财务，找到【发票使用情况查询】报表，即可。

1.2.18 提前结帐至

如果客人要求把明天或以后的房费提前在今天结算，可以选择“提前结帐至”功能。

操作步骤：

（1）、帐务主单下，单击〖结帐〗，弹出『选择结帐方式』窗口，供操作员选择结帐方式；

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（2）、单击选择“提前结帐至”，默认结帐至客人的离开日，可手工修改结帐至的时间；

（3）、单击〖确定〗，弹出费用预收提示框；

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（4）、核对正确后，单击〖确定〗，弹出『结帐』窗口，【代码】处输入付款方式代码，【金额】处，软件自动显示结帐款金额，收款后，单击〖入帐〗；

（5）、弹出『帐单』窗口，选择是否打印帐单；

（6）、软件提示是否关闭允许记帐功能及帐号的接口，根据实际情况进行选择；帐务主单只显示“预收房费”明细。

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注意：提前结帐后，客人状态还是I。

1.2.19 临时挂帐

客人先退房，帐稍后再结的情况在酒店业务中也是时常发生的，软件中使用临时挂帐功能处理。

操作步骤：

（1）、帐务主单下，执行帐务处理→挂帐；

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（2）、弹出『结帐提示』窗口；

（3）、查阅处理完毕，退出，处理加收房费；

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（4）、选择后，软件将提示：“是否确信要将Fxxxxxxxxx临时挂帐”。

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（5）、单击〖是（Y）〗，宾客状态由I转化为S。临时挂帐中涉及的帐务处理方法基本同普通客人。

注意：临时挂帐后，客房状态由OC→DI，但房间所有的帐均保留，且可进行其他相应的帐户处理，如冲帐、转帐等。

1.2.20 结帐挂应收

结帐挂应收处理比较简单，只需要在结帐时选择“转AR帐”的结帐方式，在帐号处选择目标帐户即可。

1.2.21 联房结帐

联房结帐有两种情况：所有联房客人一起结帐、部分联房客人一起结帐。

● 所有联房客人一起结帐

操作步骤：

（1）、找到联房某一成员，打开其帐务主单，窗口左上角显示与该客人联房的所有人员。深蓝色选中的为当前要处理的宾客。

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（2）、单击选择“同行客人帐务”，单击〖结帐〗，按照普通客人结帐流程即可完成联房客人批量结帐。

● 部分联房客人一起结帐

操作步骤：

（1）、找到联房某一成员，打开其帐务主单；

（2）、执行文件→部分帐户，打开『部分帐户』窗口，单击多选需要结帐的客房；

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（3）、单击〖确定〗，帐务主单显示“部分帐户帐务”，选择它，单击〖结帐〗即可。

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注意：要退回到所有联房客人窗口，只需再执行一次文件→部分帐户，将“部分帐户”前面的勾去掉即可。

1.2.22 团队结帐

相对散客结帐，团体结帐要复杂一些，因为团体帐务由二个部分组成，团体公费部分和团体成员自费部分，也即我们软件内的团体主单帐务和团体成员帐务。只有当成员主单和团体主单的状态都是“O”时，团队结帐才算完成。

软件将团队主帐、成员帐务显示在同一帐务窗口下。团队主帐：帐号为Gxxxxxxxxx或Mxxxxxxxxx；成员帐务：每个成员帐号下，都有软件自动生成的团队付费子帐户，成员的帐务处理基本同散客一致。整个团体帐务：团队主帐和所有成员帐的合计。

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● 团队结帐基本流程：

操作步骤：

（1）、宾客列表下，查找到目标团队，双击打开团队帐务主单；

（2）、查看非零帐务成员，为成员结帐，成员结帐方式与散客相同；

（3）、单击选择“整个团体帐务”，结帐，即可将结帐成功。

● 团队成员帐务一起结帐

团队、成员帐务一起结算，只需选择“整个团体帐务”，点击【结帐】即可，打印帐单时可以选择分帐号打印，每一个有帐务的帐号可以打印一张帐单。

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第一节 帐务处理