构建基于第三方物流企业的会计管理信息系统

[摘要] 会计信息化基于Internet的网络财务管理模式,在业务量大、服务网点多且分布广的第三方物流企业中,有相当大的优势。在第三方物流企业主营业务流程设计的基础上,可以得出可实施的会计管理信息化(AIS)设计方案。

[关键词] 第三方物流企业; 会计信息化; 会计管理信息系统

经济管理学院 物流管理08-1 xiaoqiang

一、第三方物流企业概述及其会计信息化的意义

我国现代物流的整体规模扩大,但基本还没有建立成熟的会计管理信息化系统,成为第三方物流企业进一步发展壮大的瓶颈制约。因此,大力推进我国现代物流企业的会计信息化工程成为当务之急。

1．能更好地进行财务监控和成本控制。物流企业由于经营业务的需要,服务网点往往跨地域分布,采用传统会计的手工作业体系,会使原始凭证收集成本高、时间长而且容易丢失,同时给会计核算结果的汇总造成困难,会计信息滞后,不利于对服务网点进行财务监控与成本控制。只有及时、准确地处理原始数据,缩短处理时间,降低处理成本,才能更快地反映第三方物流企业的经营情况而不受地域或的影响。

2．加强库存信息化管理。通过对库存的信息化管理,能有效了解存货进出状况,从而有效地调配运力,提高物流服务的效率。

3．有利于资源的优化组合。第三方物流企业受各地市场的熟悉程度、资源和资金等条件限制,很难在世界各地开设物流服务网点,但市场的物资流动要求越来越高,这就要求各物流企业相互合作,共同满足客户需求,组成覆盖全球配送的网络。这种积极的沟通关系,使第三方物流企业必须完善自己的会计信息系统,才能够有效的进行企业间的资源的优化组合,提高核算效率。同时。要在这种博弈关系中取得较高的利润和足够规模的市场份额,需要现代化的会计信息化软件的支持,通过定性的分析与比较来优化资源配置,增强企业的竞争力。

二、第三方物流企业会计管理信息系统总体设计

首先,要了解第三方物流企业的主营业务流程。其次,需要进行总体设计即结构设计,它的主要任务就是根据第三方物流企业的管理系统和实际运作,设计出整个系统的结构,画出系统结构图,确定各个子系统(或模块)的功能和各子系统(或模块)间的接口关系和信息传递。第三方物流企业会计管理信息系统结构包括:

1．初始化处理。第三方物流企业会计管理信息系统的初始化模块主要是实现对整个信息系统的初始化,该模块可以进行密码设定,建立会计科目,设置货物的编码、类别、客户设置、部门设置、汇率设置等。建立会计项目文件是对系统所用的全部会计科目及其科目代码进行设置。为了满足企业将来科目扩展的需要,本系统可设立三级会计科目代码。成本项目明细核算除可用明细会计科目核算外,在成本核算模块中还可通过用编码的方式进一步实现。由于第三方物流企业的存货种类繁多,涉及可能来自不同企业的不同产品,也可以来自同一企业的多种产品的收发存业务。

2. 账务处理模块与会计报表模块。账务处理模块和会计报表模块主要是以现金、银行存款等原始凭证和其他核算过程输出的转账及机制凭证作为输入数据,经账务处理加工后,输入明细汇总表,再经整理形成会计报表。它的处理是以记帐凭证为原始数据,通过加工形成明细汇总表、会计报表、成本资料的信息,再经财务分析,输出为决策支持服务的最终会计信息。

3. 工资核算模块。该模块是以各个部门人员调动文件、考勤情况、罚款单等作为数据输入,经工资核算的处理,将工资的转账机制凭证输出到账务处理模块中去,同时将工资分配表输出到成本核算中去。

4. 固定资产模块。是以固定资产的增加与减少等单据作为输入数据,经固定资产核算的处理,将固定资产和累计折旧的转账机制凭证输出到账务处理模块中,将累计折旧的分配表、固定资产汇总表输出到成本核算中去。

5. 业务核算模块。该模块涉及第三方物流企业的主要服务业务,包括仓储、配送、运输。该模块核算各种存货入库、出库、月末库存数,其中包括存货入库的时间和数量录入、调整、查询、报表及入库方式的核算管理。同时,对配送和运输业务中所涉及到的货物的数量、运输方式、资源调度等,作为输入数据,经过核算处理,输出运输的机制凭证到账务处理模块中。

6. 成本核算模块。以库存产品的入库单、出库单及账务处理模块中明细汇总表的费用科目,汇总数等作为输入数据,进行实际成本计算处理,将成本的机制转账凭证输出到账务处理模块中去。

7. 年初数据录入和帮助。年初数据录入模块主要负责年初的会计数据的录入、整理。帮助模块是完善该会计管理信息系统的辅助部分,可以使用户在使用过程中及时解决问题,提供咨询服务。

三、第三方物流企业会计管理信息系统的实现

在会计信息系统中,主要是对账务进行处理,其核心部分是会计管理子系统,其所设计的数据表特别多,从预算科目、预算项目、会计科目、记账凭证、未记账凭证到总账和明细账总共有25个数据表文件,要协调好各表之间大量的信息交换,必须有合理高效的数据库设计和数据库管理。

考虑到第三方物流企业跨地区和远程办公的需要,其主营业务运作管理系统所有子系统都采用当前较为流行的WEB技术,软件结构采用三层C/S模式,选用MS SQL Server为系统数据库,并通过VPN (Virtual Private Network)技术把远程子网通过公网安全的连接到一起。

数据库的设计首先要进行数据库需求分析,体现在各种信息的提供、保存、更新和查询,然后,针对第三方物流企业业务需求,通过对其相关财务管理工作过程和数据流程分析,设计相关数据项和数据结构,将概念结构转化为数据库逻辑结构,从源代码光盘上获得创建这个数据库的SQL脚本,用SQL的查询分析器执行代码。

数据库为系统初始化模块建立科目表、科目期初余额表、自动转账模式设计表;建立凭证临时库表、正式凭证库表、凭证汇总表;为成本核算模块建立货物入库表和出库表、人工费表、运输成本汇总表、成本查询表、库存管理表等;为账务处理模块建立登账表、总账查询表、明细账查询表、期末结账表;为编制报表模块建立资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表;为系统维护模块建立新增科目表、口令维护表。

系统从客户订单读取数据,报价系统处理生成账单,总账系统从配送管理子系统读取对应客户订单的费用数据,进行计算,最后形成企业本次交易的财务数据。同理,在统一会计周期,财务系统对本周期内所有交易进行核算,形成该会计周期的财务报表。

四、结　语

本文给出了在第三方物流企业主营业务流程,以及可实施的会计管理信息化(AIS)设计方案。第三方物流企业财务业务一体化系统的设计与使用,可以改变以前采用手工传递表单的形式,保护各类数据的安全性,也便于对企业管理某一特定的阶段数据进行查询、决策。另外,数据安全问题也是会计信息系统的重要问题。软件系统的数据文件有适当的加密是必不可少的。如:操作员口令和操作日志,采用密码的形式存储,并只能允许系统管理员随时查询和定期打印输出;重要的或在计算机网络中传输的数据文件要采用密码的形式存储和传输,以防止数据在传输过程中泄密或被篡改;会计程序要经编译和加密,机内只保留可执行代码。我国用户的安全意识比较薄弱,缺乏应有的防计算机病毒知识,而计算机犯罪却与日俱增,因此,还应该加强安全意识的培养。

〔参考文献〕

薛华成.管理信息系统〔M〕.清华大学出版社, 1999.

常士剑.会计电算化应用〔M〕.东北财经大学出版社, 2002.

[日]角井亮一,陶庭义译. IT物流〔M〕.海天出版社, 2004.

构建基于第三方物流企业的会计管理信息系统