常见的沟通方式

发布时间：2022-12-17 05:13:14

第六章常见的沟通方式
第一节书面沟通
书面沟通是以文字为媒介的信息传递，形式主要包括文件、报告、信件、书面合同等（口头沟通是以口语为媒体的信息传递，形式主要包括面对面交谈、电话、开会、讲座、讨论等）书面沟通是一种比较经济的沟通方式，沟通的时间一般不长，沟通成本也比较低。
一、书面沟通概述
书面沟通是以文字为媒介的信息传递，形式主要包括文件、报告、信件、书面合同等（口
头沟通是以口语为媒体的信息传递，形式主要包括面对面交谈、电话、开会、讲座、讨论等）
书面沟通是一种比较经济的沟通方式，沟通的时间一般不长，沟通成本也比较低。这种沟通
方式一般不受场地的限制，因此被我们广泛采用。这种方式一般在解决较简单的问题或发布
信息时采用。在计算机信息系统普及应用的今天，我们很少采用纸质的方式进行沟通。
二、书面沟通的优点
书面沟通本质上讲是间接的，这使得其有许多优点：
可以正式的或非正式的，可长可短。可以使写作人能够从容地表达自己的意思。词语
可以经过仔细推敲，而且还可以不断修改，直到满意表达出个人风格。书面材料是准确而
可信的证据。所谓“白纸黑字”。书面文本可以复制，同时发送给许多人，传达相同的信息。在群体内部经常受限于约定俗成的规则。书面材料传达信息的准确性高。
三、书面沟通适用情形
（1）简单问题小范围沟通时（如3〜5个人沟通一下产出物最终的评审结论等）；

（2）需要大家先思考、斟酌，短时间不需要或很难有结果时（如项目组团队活动的讨论、
复杂技术问题提前知会大家思考等）；
（3）传达非重要信息时（如分发周项目状态报告等）；
（4）澄清一些谣传信息，而这些谣传信息可能会对团队带来影响时。
四、书面沟通应遵循的原则1.思维清晰
思维能力是各种沟通技能的基础，也是书面沟通能力强弱的衡量标准。优秀管理者的特
征之一就是思路清晰、思维敏捷。尤其对于管理层而言，只有在思维清晰的前提下，才能实现有效沟通。2.写作目的明确
从撰写者的角度来看，书面沟通的主要目的包括提出问题、分析问题、给出定义、提供
解释、说明情况和说服他人，因而撰写者必须明确自己如何展开文件内容，需要传递什么信
息，将信息传递给谁以及希望获得怎样的结果。3.全面了解主题
为了充分传递信息，书面沟通者必须全面了解有关主题，做到言之有物，避免充斥陈词
滥调的官样文章，以实现有效沟通。4.进行换位思考
换位思考是达到有效沟通的关键。书面沟通所传递的信息必须满足接收者的需要，而不仅仅是发送者的需要。撰写者应该始终站在读者的角度，重视读者想了解的内容，尊重读者的意愿，维护读者的自尊心。
五、书面沟通的基本形式
根据不同的形式，书面沟通可分为备忘录、电子邮件、商务信函、建议书、报告和摘要等。根据不同的用途，书面沟通又可分为内部的和外部的，其中备忘录、电子邮件、建议书、
报告和摘要一般是内部的，商务信函一般是外部的。这里着重介绍以下三种

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