广东外语外贸大学

学生会制度汇编

广东外语外贸大学学生会

一、 资料库建立与管理制度 ………………………………01

二、 例会制度 ………………………………………………06

三、 值班制度 ………………………………………………09

四、 计划总结制度 …………………………………………11

五、 财务制度 ………………………………………………14

六、 考核制度 ………………………………………………21

七、 会服使用说明 …………………………………………42

八、 物资管理制度 …………………………………………43

九、 学生后勤服务信息中心委员会制度 …………………49

一、资料库建立与管理制度

一、建立目的：

在校团委的领导下，校学生会本着“参与管理，提升服务”的理念，开展了各类卓有成效的校园文化活动，此外校学生会还积极进行自我完善与管理，并留下了许多有价值的资料。为了进一步完善校学生会资料保管制度，促使资料管理合理化、制度化，以便更好地提高各部门的工作效率和质量，加强校学生会工作档案的系统性和科学性，并使校学生会的工作记录形成一定的历史资料，为今后的工作提供必须的依据、经验和教训。校学生会现决定制定资料库建立及管理制度，以促使校学生会的工作朝着正规化、合理化的道路发展。

二、制度说明：

1、负责部门：

校学生会的资料管理工作由校学生会办公室负责，对校学生会的各种资料分类归档管理，并为每个部门相关资料保存、为校学生会的各种活动提供咨询和参考，以方便各部门开展工作。

2、资料库的建立：

（1）校学生会资料于每年年底全部回收及整理完毕，每年的电子版资料应统一打包存至于移动硬盘中存档，形成资料库，并为下一年的工作开展提供参考依据。同时，相关资料可上传于网络硬盘之中并设置权限，以供管理层下载参考。

纸质版资料则需按照分类存放于文件夹中。

（2）政务公开：部分校学生会资料可以公布于学生会博客，以方便广大同学了解学生会工作，拉近学生会与广外学生之间的距离、进一步提升校学生会的形象。

三、收集方式：

（一）按时间段收集

办公室于每月底进行一次资料收集，若无重大活动的部门只需上交会议记录及日常工作事务即可。

（二）按活动收集

1、在大型活动开展之前办公室需通知活动主导部门注意保留本次活动中的有价值的资料。

2、在活动策划阶段结束之后，活动主导部门需将活动策划发给资料回收负责人，以帮助其了解所需收集的资料范围。

3、办公室根据活动策划制定出适用于该活动的资料收集模板（在已有的模板基础上进行调整及修改），并在活动结束后一周内将模板发给活动主导部门，并给出资料回收的截止时间。

四、收集范围：

校学生会在各项工作中形成的具有保存价值的，或与本学生会关系密切的文件材料(包括公文、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求对各部门的相关资料进行收集。

（一）电子版资料：

制度总章

共青团广东外语外贸大学组织工作条例、广东外语外贸大学学会生章程等制度

学生会各类模板

各部门工作制度、指南等

人事资料

校团委老师资料及介绍

校学生会主席团资料

各部门成员资料

会议纪要

计划与总结

每学期计划与总结

各类大型活动总结

考核结果（加密文件夹）

主席团及各部门各成员所填写的考核表、分数统计表

优秀个人及部门评比结果

财务报表

各部门每月财务报表

各活动财务报表

活动档案

活动调研及反馈

活动策划及方案

宣传品——海报，展板及传单电子版，实物照片

通知及公告

新闻稿件

与校外或其他团体的协议

活动成果及总结

学生后勤服务信息中心资料

（1）中心信息员编号及资料

（2）中心全年规划，事务组学期计划及总结

（3）网站文章、留言回复及新闻稿件

（4）中心调研及反馈

9、全委会资料

（1）院校学生干部通讯录

（2）全委会会议资料

（3）红旗学生会评比规则等

（4）红旗学生会各学院评比材料

10.其他工作——如：新生指南、省学联十大

（二）纸质版资料：

人事档案资料

各部门招新人员资料及培训大会资料汇编等。

换届资料——报名表，笔试答卷及小组讨论问卷等。

各类申请及借用表格

各类课室申请表格；各类场地申请及帐篷申请等。

其他团体及个人借用物品登记表，会服借用登记表。

全委会资料

各类全委会文件

红旗学生会评比各学院上交的资料（包括初评及二轮评比）

对外交流

四团交流及培训资料

各高校活动交流资料（各高校宣传资料、邀请函等）

五、资料借阅原则：

1、本单位各部门借阅纸质或电子版档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。 资料借阅时间为两周，超过两周必须归还，如需续借则需再次申请。

2、外来人员查阅本学生会档案，需经主席团及指导老师签字批准，方可查阅、外借。

3、查阅纸质资料时应在办公室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、撕毁等。特殊情况需借出的，需经指导老师批准，但借出时间不得超过两周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。

4、借阅手续：

（1）借阅档案必须有证明，授权后方可借阅，没有批准的一律不予借阅。借阅档案必须进行登记，登记时应注明借阅人姓名、电话、部门（单位）、借阅的内容和时间等。

（2）借阅档案应办理登记手续（包括编号、内容、时间、借阅人员、记录人），做到责任落实到个人），复制文件必须征得办公室的同意。

5、办公室应对外借档案应做好外借登记（包括编号、内容、时间、借阅人员的个人资料、签名主席、记录人员）。

六、资料保密原则：

资料是学生会的宝贵财富，各门类档案本身具有机要性质。因此，档案管理部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密原则，确保资料的安全。

1、凡是利用档案，必须由办公室提供，任何人不得直接动用。

2、借阅档案必须办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。

3、非校学生会人员借阅档案时，需经主席团及指导老师批准。复制档案、文件，统一由办公室主任严格按照审批手续提供，任何部门和个人一律无权外供，电子版资料亦同，对于擅自向外转借、提供资料和文件等档案材料者，必须追查责任。

4、保存期限已过或其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一由办公室组织回收，统一销毁，其他任何部门和个人一律无权处理或自行销毁。 　

5、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。 不允许将机密文件带外带和到学生会办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。

6、办公室需定期检查保密工作，严防失密、泄密事件发生。

七、资料管理与保养：

纸质版资料应按照分类存放于文件夹中，管理人员应每月进行一次整理及保养工作，包括扫尘及防腐等工作。

电子版资料需在收集之后统一由文秘组进行再次详细的归类，并将本次资料存入移动硬盘并归入资料库中。电子版资料可于每年收集完毕后上传于网络硬盘，并设置密码供管理层下载参考（考核结果为加密文件，尽供主席团成员参阅，其余文件管理层均可查阅）。

八、附则：

1、本工作制度经公布之日起生效。

2、 本工作制度解释权属于广东外语外贸大学学生会。

二、例会制度

一． 学生会主席团、部长会议

时间：每周进行一次例会

会议记录：办公室主任

1. 会议流程：

（1）各部门汇报工作情况，分享工作经验。

（2）主席团对各个部门近期工作做出简要的评述，并公开主席团近期的工作、

兄弟院校及学院的一些情况。

（3）布置新的工作。

2. 会议注意事项：

（1）为了确保会议准时开始，与会人员提前5分钟到场找好位置做好准备。

（2）办公室会议记录人员提前十分钟到场进行准备，会议结束后负责切断电源，

关好门窗。

（3）会议记录先用稿纸记录，整理好后，誊写到相关会议记录本上。会议记录

人员将记录做成电子版发到学生会邮箱，由办公室负责人整理归档，供大家查阅。

3. 例会考勤：

各部部长应准时出席会议，有特殊情况需要请假应事先通知主席或者办公室主任，无故缺席将会扣除个人与部门考勤分。

二．各部门例会

时间：每周进行一次例会

注意事项：

1． 统一由办公室助理进行会议记录，各部门可同时自行安排内部会议记录人员。

2． 助理请假应写好书面请假条于例会前交于部长，如事情紧急可发短信给部长（或副部）以作为请假凭证，事后应补上假条。假条将作为动态考核的依据统一交到办公室。

附件一：

会议记录版式：

校学生会办公室例会（宋体，四号，）

时间：2005年11月14日（宋体，五号，）

地点：学生活动中心二楼校学生会办公室

主持人：

记录人：

到会情况：袁先念,卢勉请假,其余到齐

内容：

一、工作总结（总结上周情况）

1、 派发10份“交换空间”作业集给干事，让其发表感受。

2、 副部满意上周作业完成的质量，认为有创新。

3、 基本完成图书馆温馨提示排版工作，但仍需修改。

4、 基本完成“金钥匙”大赛选手生活指南排版，表扬干事的工作态度和效率。

5、 已批准陈秋明同学申请提前离职。

二、工作安排

1、 安排两名干事修改和排版“交换空间”宣传资料。

初定本周六学生会各部长开会讨论“交换空间”货源等细节问题。

2、 安排两名干事修改图书馆温馨提示。

3、 安排五名干事跟进“金钥匙”大赛选手生活指南排版和资料整理。

三、工作要求

1、办公室值班可提前申请请假，勿缺席。值班时须注意礼貌问题、登记问题。

2、每月月底前一周上交发票、收据、车票等凭证。

注意发票、收据书写格式，发票是否盖章，车票背后须写明日期，用途。

3、任何工作须以“实际”为出发点。

四、工作注意事项

1、 宣传工作可参考上届范文，但不能抄袭。

2、 部分干事的工作态度有待改进，需主动，自行创造条件。

三、值班制度

一．值班时间：

星期一至星期三、星期五：

中午11：30至12：30；

下午17：00至18：00

星期四：

中午11：30至12：30；

下午12：30至14：30，14：30至16：30，16：30至18：00

二．值班安排：（按课程调配）

三．值班注意事项：

1． A.各值班人员务必准时，不迟到，不早退，无故迟到超过20分钟为缺勤，在取得部长同意并确保值班时间段内有其他学生会成员代为值班的情况下可以早退，但必须在值班日志上做相应记录；

[管理制度]广东外语外贸大学学生会制度汇编（最终）