XXXX公司客户接待流程及标准

一、 目的

为树立XXXX公司良好形象, 扩大XXXX公司对外联系和交流, 本着”热情礼貌、 服务周到、 厉行节约、 对口接待, 严格标准, 统一管理”的原则。

二、 适用范围

本标准适用于XXXX公司各种商务接待。

三、 职责

XXXX公司行政办公室为接待工作的归口管理部门, 负责接待工作的安排和管理, 拟定重要来宾的接待计划, 协调相关部门落实接待任务, 提供后勤保障服务; 各部门在接到重要来访预约后, 应及时报告总经理及行政办公室, 并协助拟定接待计划, 须集团领导出面的重要接待应提前2天告知行政办公室。

四、 流程

1、 接待部门在接到来访预约时, 及时了解来宾的具体情况, 包括来宾职务、 来宾的宗信仰、 来访的具体时间、 人数、 本地逗留日期、 目的和要求等, 填写《接待安排( 审批) 表》( 附后) , 排出日程安排表, 酌情安排接待标准, 报事业部总裁审批。

2、 根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、 陪同人员、 后勤保障人员, 落实会晤时间及场所。

3、 根据来宾情况, 确定接待标准, 提前按接待标准预约好来宾的下榻酒店, 酌情在房间内准备相关资料、 水果、 香烟等。按标准预定好来宾的就餐酒店( 来宾原则上安排在厂内用餐) , 酌情安排酒水、 香烟、 用餐标准。并按接待等级不同准备好附送的礼品( 视情而定) 。

4、 根据来宾行程, 安排的来宾的参观、 考察、 旅游、 娱乐等项目行程路线。

接待安排审批表年月日

5、 如遇会议, 行政办公室须提前布置会场, 如花卉、 水果、 茶点、 音响设备、 投影设备、 领导席签、 横幅等, 并制作欢迎牌、 指示牌、 礼仪人员, 安排摄影摄像等。

6、 根据来宾情况安排接待车辆, 保证车辆清洁, 安全性能良好, 司机车辆听从主接待人员或行政办公室的协调安排, 统一调度。

五、 接待标准

A.一级接待标准:

来访人员级别: 省内、 外市级以上领导、 金融机构行长以上等;

陪同人员: 集团领导、 董事长、 总经理及相关部门领导等;

会晤陪同人员: 集团领导、 董事长、 总经理及相关部门领导等;

下榻酒店标准: 五星、 四星酒店;

接待项目:

1、 XXXX有限公司厂区内参观( 全程讲解员陪同) ;

2、 XXXX有限公司会议室, 汇报酒业公司发展状况及未来规划, 并听取领导的指示;

3、 旅游景点: 三清山、 婺源等地( 外省人员, 可根据其要求及行程来确定, 一般情况下不安排旅游) ;

B.二级接待标准:

来访人员级别: 省外处、 局级以上领导, 省内县级以上领导等;

陪同人员: 总裁助理、 总经理、 副总经理等;

会晤陪同人员: 总经理、 副总经理及相关部门负责人等( 根据来访目的确定) ;

下榻酒店标准: 四星酒店;

接待项目:

XXXX有限公司厂区内参观( 全程讲解员陪同) ;

C.三级接待标准:

来访人员级别: 日常来访人员、 经销商等

接机陪同人员: 部门经理、 外联接待等

会晤陪同人员: 副总、 部门经理等( 根据来访目的确定)

下榻酒店标准:

接待项目:

( 一般不安排接待项目, 如有需求可安排厂区内参观并安排相关人员及讲解员陪同)

六: 参观接待流程

七: 会议接待流程

为使公司日常工作有一个规范化的管理模式, 进一步提高工作质量和效率, 为各部门提供正确指导, 现将公司会议接待工作特制订以下流程。

( 一) 、 会前准备阶段

1.接到上级会议接待通知后, 承办方应先与主办方的会议策划人取得联系, 了解与会人员的相关资料, 保持良好的信息沟通, 促进会议的顺利进行。

2.确定会议的出席人数, 根据与会人员情况及会议规格适时选择会议场地, 并对会场的各项设施进行认真检查。

3.草拟会议议程, 经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排, 议程中应涵盖主题、 时间、 地点, 参加人员及议题安排等具体事项, 开会之前要将会议议程传达给与会人员。

4.合理安排相关会务工作人员, 相关事宜有: ①由公司企业专员负责制作电子欢迎牌和指引牌, 标准语句参照”热烈欢迎XXX莅临指导”, 力求简洁明了。②安排一位工作人员专门拍摄会场情况, 以备将来宣传和纪念之用。③安排负责会场茶水等有关工作人员。

5.管理部应在会议召开提前, 以邮件形式通知员工, 按要求着装, 并保持良好的办公环境, 树立良好的公司外部形象。

6.重要会议的召开, 应提前做好必要的彩排工作, 会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范, 并测试投影仪等设备是否能正常使用

7.会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好, 并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买; 如会议结束后有安排宴会的要求, 应确定宴会时间, 选好宴请场所, 并根据公司接待预算的金额确定菜单; 宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。

8.参照与会人员的名单制作名牌, 名牌以红底纸张打印, 上面分别注明公司名称, 名字及职位, 注意文字大小适当, 清楚易识。纸张裁剪规格为8.5*15.11cm,并使用两面三角名牌架摆放。

二、 会议落实阶段

1.检查各项准备工作的落实情况。

2.发送会议通知。通知内容应涵盖日期、 时间、 具体会址和联络方式。可采用电话通知、 电子邮件通知或经过公司信息平台发送短信通知等几种形式, 并确保能够按时、 准确地传达到全体与会人员。

3.确定电子欢迎牌的播放及指引牌的摆放位置, 并安排会务工作人员迎接与会者入场。

4.会场布置具体如下:

⑴会场应庄重、 整洁、 舒适, 合理调节温度, 并检测灯光可视度。场内不可堆放杂物, 并应摆放适量的花卉陈设。

⑵会场的座次安排要分清主次, 特别是有贵宾参加会议的情况下, 更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放, 并多预留两到四位。

接待流程及标准模板