1引言

1.1编写目的

本需求规格说明书定义应用系统软件完成的功能、业务流程、计算的数学模型、输入信息（数据来源）、输出信息（报表）。

本需求规格说明书作为项目合同的附件之一，是双方组成项目组进行工作的基础性文件。

本需求规格说明书作为验收的依据。

本需求规格说明书由甲乙双方签字并加盖公章后方可生效,协议内容如需修改，应由合作双方协商一致，并签字盖章。任何一方不可单独修改。

1.2适用对象及范围

本需求规格说明书适用于参加本项目的所有管理人员、开发人员和维护人员。

1.3设计依据

《西安供电局综合信息管理系统招标文件》

《西安供电局综合信息管理系统技术协议》

《需求调研报告》

GB/T19001—ISO9001 质量体系设计、开发、生产、安装和服务质量保证模式

GB/T19000.3—ISO9000-3 软件开发、供应和维护中的使用指南

GB8566—88《计算机软件开发规范》

西安协同软件股份有限公司《计算机软件开发规范》

2.1档案管理分系统

2.1.1功能描述

档案管理分系统实现对供电局所有档案、文件以及收发文的管理，并对档案的借阅进行管理。

档案管理分系统主要包括档案录入、档案统计、档案查询、打印报表、档案销毁以及系统维护几个模块。

word/media/image1.gif2.1.2系统功能

2.1.3模块功能定义

2.1.3.1档案录入

数据流程：

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功能描述：对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案进行录入、删除、修改。每一个题名都对应一个文件，通过题名找着文件内容，实现全文录入。

输入数据（报盘数据格式要求、输入数据样式）

1、 文书档案的录入：

对文书档案按一级类目下保管期限的大流水进行录入，主要是对0到6大类即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资、其他文档，保管期限主要分永久、长期、短期。

流水号、类目名称、分类号、部门、文件类型、字号、文号、日期、盒号、归档号、件号、文件题名、主题词、附件、责任者、缩微号、页数、保管期限、密级、归档标志、备注。

2、 科技档案的录入：

按年度及工程代号进行大流水录入。

文件卡片：流水号、案卷号、卷内序、档号、工程代号、字号、文件题名、责任

者、日期、保管期限、密级、主题词、缩微号、本数、页数、图纸张数、备注。

案卷卡片：流水号、全宗号、目录号、案卷号、档号、工程代号、工程名称、案

卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、缩微号、本数、页数、图纸张

数、库位号、备注、备考表。

3、 会计档案录入：

4、 声像档案录入：

按载体分类并细分录入，载体分照片、软盘、音像及缩微。

按照片录入：流水号、卷内序、分类号、题号、事项说明、拍摄人、拍摄日期、

拍摄地点、保管期限、密级、底片号、参见号、备注（卡片录入）。流水号、目

录号、分类号、题名、起始日期、截止日期、保管期限、密级、库位号、张数、

备注（案卷录入）。

数学计算模型

输出数据（报盘数据格式要求、报表样式）

2.1.3.2归档统计

数据流程：

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功能描述：对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案进行归档统计，按类目名称和年度进行统计。保管期限为永久的文件数目、长期的、短期的、未归档的以及文件总数，另外对科技档案、声像档案中不立卷和已立卷的进行统计。

输入数据（报盘数据格式要求、输入数据样式）

数学计算模型

1、 按类目名称及年度统计

永久=该年度该类目保管期限为永久的记录总数

长期=该年度该类目保管期限为长期的记录总数

短期=该年度该类目保管期限为短期的记录总数

文件总数=永久+长期+短期

未归=该年度该类目未归档的文件总数

对于科技档案和声像档案中未立卷和已立卷的进行统计

输出数据（报盘数据格式要求、报表样式）

1、 文书档案的归档统计报表：类目名称、年度、永久、长期、文件总数、未归。

2、 科技档案、声像档案的归档统计报表：类目名称、年度、永久、长期、文件总数、未归、不立卷、已立卷。

2.1.3.3档案查询

数据流程：

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功能描述：对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案按各种统计进行查询（通用查询），按年度和档案类型查询。

输入数据（报盘数据格式要求、输入数据样式）

数学计算模型

输出数据（报盘数据格式要求、报表样式）

2.1.3.4打印报表

数据流程：

功能描述：对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案中报表进行打印.

输入数据（报盘数据格式要求、输入数据样式）

数学计算模型

各档案全宗号不输出数据（为空）。

1、 文书档案

⑴归档文件封面：起止件号5=该盒号中起始件号和终止件号，其它均是从文档录入表中取得。

⑵文档脊背：同归档文件封面。

2、 科技档案

⑴所有字段均是从科技档案录入表中取得。

⑵科技档案案卷目录、科技档案卷内目录、科技档案文件目录中序号就是科技档案中的流水号。

3、 声像档案

⑴所有字段从声像档案录入表中取得。

⑵其中序号均是声像档案录入表中的流水号。

输出数据（报盘数据格式要求、报表样式）

1、 文书档案：

⑴归档文件封面：全宗名称、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号

⑵文档脊背：全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号（格式见下）

⑶归档文件目录：件号、分类号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注

2、 科技档案：

⑴科技档案封面：档号、档案馆号、缩微号、工程名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、档号

⑵科技档案脊背：

⑶科技档案案卷目录：工程代号、序号、档号、题名、份数、页数、图纸张数、密级、保管期限、编制单位、编制日期、备注

工程代号：

⑷科技档案卷内目录：档号、顺序号、字号、责任者、题名、日期、页数、备注

档号：

⑸科技档案全引目录：工程名称、档号、题名、编制日期、总页数、库位号、卷内序、字号、题名、责任者、页数、备注

工程名称：

⑹科技档案文件目录：工程代号、序号、日期、档号、文件题名、字号、责任者

工程代号：

3、 声像档案：

⑴声像档案卷内目录：（按分类号和保管期限来打印）分类号、案卷号、序号、题名、拍摄日期、拍摄人、拍摄地点、底片号、备注

分类号： 案卷号：

⑵事项卡：题名，事项说明

⑶照片卡：拍摄时间、拍摄地点、拍摄人、参卷号

⑷声像档案脊背：

⑸声像档案案卷目录：（按分类号和保管期限来打印）序号、目录号、分类号、案卷号、题名，起始日期、截止日期、张数、密级

2.1.3.5档案借阅管理

数据流程：

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功能描述：对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案按各类档案的借阅、归还、催还进行管理，并对借阅人次和卷次进行统计

1、 借阅浏览及登记：序号、本人代码、借阅人、年龄、性别、职称、职务、日期、单位、部门、文件题名、字号、分类号、案卷年代、保管期限、归档号、案卷号、卷内序、库位号、归还日期、是否归还、签收人

2、 归还登记：将借阅登记中“是否归还”的状态由借出改为已归还。

3、 对借阅人次的统计

数学计算模型

1、 借阅人次统计：

合计=本年度借阅次数+本年度还书次数。

输出数据（报盘数据格式要求、报表样式）

1、 输出借阅人次统计表

word/media/image8.gif2.1.3.6档案销毁

数据流程：

功能描述：对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案中需销毁的进行记录，一般将所选档案销毁直接进入档案销毁记录表。另外还可恢复档案。

输入数据（报盘数据格式要求、输入数据样式）

数学计算模型

输出数据（报盘数据格式要求、报表样式）

档案管理基础知识