如何做好档案规范化管理工作
作者：杜一君
来源：《广告大观》2019年第05期

        文件是档案的前身，文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程。这一过程可分为若干阶段，由于各阶段有其不同的价值、作用和特点，各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆骛的四阶段划分法，将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

        文件在不同阶段需要不同的管理方式、保管场所，有的一段时间内有价值然后再销毁;有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存，因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一，但其管理的对象、内容是一致的。

        文档一体化和建立文件中心具有理论依据，在理论上是成立的，在实践中是否切实可行是否确有必要昵？回答是肯定的。

        随着我国高新技术的发展，文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节. 工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程，加强文件管理的超前控制，保证了档案的质量，从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的，也是解决现实文档分离的根本方法。

        我国档案工作在集中统一管理原则指导下，在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构，构成一个严密完整的组织体系。文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程。也存在着类似文件中心的管理中间性、过渡发性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立广，只要注意文件中心的适用范围，可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。

如何做好档案规范化管理工作