办公用品管理制度

为了确保公司办公用品的正常使用，规范办公用品管理、严格控制成本、合理节约开支减少浪费，从而使工作系统化，提高工作效率，特制定本制度。

第一章 办公用品管理范围

根据办公用品的性能及功能，办公用品包括以下两大类：

1.1 耐用品：

1.1.1 办公家具，如：各类办公桌、空调、微波炉、电视机、椅子、档案柜、沙发、茶几、保险柜等;

1.1.2 办公设备，如：电话、电脑、传真机、复印机、碎纸机、摄像机、投影仪、数码照相机、音响器材、移动硬盘、U盘等。

1.2 易耗品：

1.2.1 文具类办公用品，如：打印纸、笔、胶水、单（双）面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、剪刀、订书钉、插线板、大头针、报纸、杂志等。

1.3 生活类办公用品，如：饮用水、卫生纸、洗手液、纸杯、垃圾桶、抹布、卫生清扫物品等。

1.4 招待用品，如：烟、酒、茶、礼品等。

第二章 办公用品采购

2.1 申请范围：

办公用品申请以部门为最小单位，各部门按需每月25日提交采购申请计划到综合办，综合办根据申请计划统一安排采购；

2.2 审核及审批：

由申请部门填写《办公用品申请单》报综合办核实后，提交总经理批准后方可购买。

2.3 采购安排：

（1）各部门所需办公用品，需经综合办统一购买，其它部门不得擅自购买。

（2）采购分为定期采购和临时应急采购。综合办根据批示意见，在规定时间内完成采购。

（3）距离公司较远项目部，可根据批准的申请单在当地购买办公用品和设备，同时需要向综合办存根备案。

第三章 办公用品入库

3.1 入库登记

办公用品采购到位后，由综合办核对、入库，办理入库后，建立办公用品台账，对年度办公用品采购情况进行整体统计。

3.2 入库物品明细单

每次采购入库后，需制作入库明细单，综合办负责人签字确认，明细单备案存档。

第四章 办公用品领用

4.1 耐用品由综合办一次性发放各部门申请的物品。部门办公用品由部门指定人员签字领用。

4.2 易耗品于每月1至5日领用，除特殊情况，其他时间不发放或领用办公用品。

4.3 生活类办公用品由综合办统一调控使用。

4.4 招待用品由部门负责人按需领用。

4.5 耐用品的领用、管理实行部门负责制。耐用品由部门负责人指定专人或使用人领取，部门负责人需签字确认，综合办存根备案。

4.6 员工工作变动或者离职，应及时到综合办办理领取物品的归还手续。项目部物品归还手续交由项目部经理负责。

第五章 办公用品日常管理

5.1 易耗品统一由综合办负责申请、采购、发放。综合办定期进行盘点（半年一次）、整理、成本核算，做出后期调整计划。

5.2 耐用品的管理，主要是指办公用品/设备的维护：

（1）耐用品的维修对象为员工个人使用电脑及电脑外部设备、网络设备、通讯设备等，报修人应详细描述并登记故障现象，综合办联系维修人员排查并解决问题，故障解决后填写《设备报修记录单》并由报修申请人签字确认后综合办归档保存，作为日后保养维修费用结算的凭据，此费用纳入办公物品耗损维修保养费内。（项目部耐用品维保由项目部自行处理，费用纳入项目成本）

（2）各部门耐用办公用品的保养，主要由使用人进行维保事项。公共设施或设备，由综合办统一管理维保。

（3）其他办公设备（办公桌、沙发）等出现故障，各部门应及时与综合办联系，由综合办负责协调是否维修或更换。

5.3 办公用品领用必须认真履行手续，应填写《办公用品领用单》后领用和发放，严禁先借后领的行为。

5.4 各类办公用品应爱惜使用、节约能源，打印或复印资料时，如非正式或非对外文件可使用背面打印；回形针、大头针不得随意丢弃。

5.5商务往来办公用品的购买、管理与赠送（或发放）同易耗品，由综合办统一办理。

5.6 办公用品管理工作流程图

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第七章 办公用品费用成本控制

7.1 各部门需做出年度预算，并且分解个人指标配额。

7.2 综合办需严格控制办公用品的申请、领用、使用过程等。

7.3 办公文具实行限额管理办法。各部门每人每年办公文具按个人计划指标配发，特殊情况超过限额的，需写书面报告说明情况，并报上级领导审批。除办公文具以外的办公用品采购按规定时间和流程提交采购申请，经上级领导审批后，综合办安排采购。

7.4 各部门电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机等办公设备的耗材及维修费用，由综合办统一管理，年终计入各部门办公用品总费用当中。

7.7 凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。

7.8 公司办公用品应做公用，私用或带出公司者应按办公用品两倍的价格从当月工资中扣除。员工应自觉爱护各类办公用品，如因不正当或不合理使用而损坏物品应照价赔付。

第十章 附则

1、本制度由综合办负责修订并解释。

2、本制度自颁布之日起执行。

附件一：办公用品申请计划单

附件二：办公用品入库登记表

附件三：办公用品领用登记表（易耗品）（耐用品）

附件四：办公用品交接清单

附件五：办公设备报修登记表

附件一：

办公用品申请计划单

部门： 时间： 年 月 日

附件二：

办公用品入库登记表

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