会议室管理制度(试行)

1、目的

为进一步加强会议室管理，保证各类会议的顺利召开及规范有序使用，明确会议室的使用规定及申请使用流程，提高会议室的利用率，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于在各直属公司以及各外联部工作人员（以下统称单位）。

三、定义

会议室指办公区1231、1325、1237、1329会议室。

会议室用途：部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、企业接待等，不做其它用途。

四、管理部门及管理职责

会议室由公司办公室统一管理，统筹协调安排使用。

后勤部门负责会议安全、卫生巡查、以及对室内设备、物品、绿植更换、卫生统一清扫等日常维护和管理工作。

五、会议室使用规定

（一）会议室使用申请

1、各有关单位使用会议室时，需于使用当天向办公室提出申请并填写《会议室使用登记表》，明确时长和人数，经办公室统一安排后方可使用。

2、确定要开的会议可提前一天预定，其它只可当天预定。

3、非工作时间使用会议室者需提前半天到办公室填写《会议室使用登记表》，再到后勤部领取会议室钥匙并填写《领取钥匙承诺书》，并于工作时间及时归还。

（二）会议室使用原则

1、会议室使用需遵循先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；特殊情况下，各单位之间可本着重要、紧急优先的原则协商解决。如遇特殊情况、紧急会议可先通知办公室负责人，立即开启会议室先行使用，事后补办有关登记。

2、遇紧急及重要的会议，已申请使用会议室的单位，在不能调换的情况下，应先礼让紧急的重要会议。

（三）会议室使用要求

1、各单位应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过15分钟未到达会议室的，办公室有权对会议室的使用权另作安排。

2、各单位应在预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时，请及时告知办公室，如在接续的时间段内已安排给其他单位使用，超时使用的单位必须离开该会议室，终止使用。

3、如各单位临时取消使用申请，再需使用时需重新申请。

4、未经允许，任何部门与个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室内物品，需经办公室许可。借用完毕后，应及时归还。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。

（四）会议室设备使用要求

1、各部门和个人要熟悉会议室办公设备的使用，会议室使用期间要爱护室内设施设备,严格按操作规程使用。

2、如需使用会议室投影、视频等设备，应提前说明，以备办公室提前准备，确保会议顺利进行。

（五）会议室卫生要求

1、与会人员要自觉维护会议室环境卫生，按照谁使用、谁负责的原则，使用完毕后，由使用人自行清理卫生（如烟灰缸、纸杯、茶杯、杂物等），并将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等归还原位。

2、使用过的纸杯、茶叶渣须倾倒在卫生间垃圾桶内。

3、离开会议室时必须关闭电源、投影仪、电视等，并告知后勤部或办公室锁闭会议室。

4、如有违反上述任何一项内容者，给予使用人罚款200元/次的处罚（含所有工作人员）。

（六）会议室接待要求

各单位接见时，须自行携带笔记本、水杯等办公用品。

六、附则

1、本制度由协会办公室负责解释及修订。

2、本制度自发文之日起施行。

附件：《会议室使用登记表》

《承诺书》

会议室钥匙使用领取承诺书

为保证工作时间以外会议室的使用安全，现承诺如下：

1.我承诺自觉维护会议室设备安全；

2.我承诺会议室使用完毕后，主动清理会议室卫生（如烟灰缸、纸杯、杂物等），自行关闭灯、投影、视频设备、窗户，并锁门；

3.我承诺履行机关《会议室管理制度》的相关规定；

4.我承诺会议室钥匙使用完毕后在工作时间内立即归还后勤部门。

承诺人：

时 间：

会议室钥匙使用领取承诺书

为保证工作时间以外会议室的使用安全，现承诺如下：

1.我承诺自觉维护会议室设备安全；

2.我承诺会议室使用完毕后，主动清理会议室卫生（如烟灰缸、纸杯、杂物等），自行关闭灯、投影、视频设备、窗户，并锁门；

3.我承诺履行机关《会议室管理制度》的相关规定；

4.我承诺会议室钥匙使用完毕后在工作时间内立即归还后勤部门。

承诺人：

时 间：

会议室管理制度