山东科技大学学籍类档案建档及管理要求

发布时间：2022-12-08 13:46:25

山东科技大学学籍类档案建档及管理要求

一、为规范我校学籍管理类档案工作，根据《普通高等学校档案管理办法》及学校的相关规定，结合实际工作需要制定本要求。
二、本要求所称的学籍管理类档案，是指学校、各校区及二级学院（系）在从事学籍管理及其相关管理活动中直接形成的对学校和实际工作有保存价值的各种文字、电子信息、图表、声像等不同形式的历史记录。其来源外延包括自招生结束到日常学籍管理直至学生毕业离校后的相关管理活动。
三、我校学籍类档案的建档范围： 一）学籍管理的起点：招生类数据
保序号
材料内容
建档时间
具体要求
归档前保管要求
存期限
1、原件存招生办；（归档）
1 《新生录取表》
12月
1、按学生类型分册 2、编册页码
2、学籍管理科存复印件一套；
3、各校区教务部门存相应管理范围的复印件一套。
2 新生电子档案（纸质）
8月
由招生办打印一套并加盖印章发至各学院
由各学院分团委专人保管，学生毕业时须放入毕业生个人档案
1、招生办、学籍管理科各存1、分班报到用原始每年的招生电子信息数据一3 新生录取电子信息类数据
8月
数据库； 料
套（光盘）；
理范围的招生电子信息数据一套。
永久
2、新生图像信息资2、各校区教务部门存相应管 永久

1、各校区教务部门将新生报按《规范信息要求》12月
整理的新生报到后数据信息
到后数据信息报校教务处学籍管理科；
2、学籍科按年度整理新生规范数据，上报并反馈至相应校区。
9月 报到用分班名册
4 原始名册
12月
5 6
二）日常学籍管理： 序材料内容
保存号 （含电子信息） 期限
具体要求
1、报到新生按班建册，一式两套，一套存学籍管理科，一套存二级学院（系）；
1 学生学籍表
永久 2、及时记载学生学籍异动情况；
3、毕业班按实际毕业生数整理。学籍管理科的一套归档，二级学院的一套放入毕业生个人档案。
1、学期、学年度学籍处理文件（归档）。一般存校级、校区级以上文件，但首要要求是文件中永久
2 学籍异动手续材料
长期 至少6年
不遗漏某一时段内每一个学籍异动学生的处理决定。
2、各校区应及时将学期、学年度学籍处理文件报学籍管理科，一般不得迟于开学后第六周。
1、所有学籍异动的过程性具体材料，按“学籍异动类型－时间”原则整理，一般按年度成册。
2、所有的学籍异动情况，都要及时在在校生数据库中及时标录并更新数据。
各类统计表 文稿
12月 12月
新生报到与不报到名册
新生报到工作中形成的各类统计表 新生报到工作中形成的各类通知
留存电子稿
招生办及各校区存现场记录本
学籍科按年度建档（归档）
2年 永久 短期 短期 永久

山东科技大学学籍类档案建档及管理要求

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