河南锦荣水泥有限公司白山石灰石矿

档案资料管理办法

第一章 总 则

第一条 为进一步加强我矿区的档案资料管理工作，根据公司日常工作及管理需要，依据国家有关标准、文件要求，特制定本办法。

第二条 我矿区所有档案资料归档、汇交、保管和利用适用本办法。

本办法所称档案资料是指《档案资料管理条例》规定的相关档案资料范围，包括在地质工作中形成的文字、图表、声像、电磁介质等形式的原始档案资料、成果档案资料和岩矿芯、各类标本、光薄片、样品等实物档案资料。

第三条 综合管理办公室是我矿区档案资料管理部门，负责全矿区档案资料的接收鉴定、整理保管和借阅利用；建立健全我矿区档案资料接收、保管、利用制度；矿区属各单位资料管理工作的业务指导、检查、监督、协调；组织矿区属资料管理从业人员的业务培训；提供档案资料咨询和服务等工作。

第四条 下列档案资料必须交中心统一保存、统一管理：

由矿区属二级单位和生产科研机构承担实施的上级部门下达、自筹经费安排、与其他单位合作、社会服务等所有地质项目形成的原始、成果和实物档案资料（限于办公条件，目前仅对郑州片区的资料进行集中统一管理，三门峡基地资料室暂由原形成单位安排专人管理，并按本办法执行集中管理，异地存放，统一审批借阅）。

因项目需要从有关部门通过购买、领取、收集、复制的用于地质工作的全部技术资料；

参加技术培训、学术会议和参观学习带回的软件、光盘、照片、录音磁带、录像带等全部技术资料和文件；

上级下达和我矿区上报的有关地质技术工作的所有文件。

第五条 地质项目资料归档实行责任制，项目负责人为第一责任人。自项目开始之日起，即应指定专人收集、整理和保管应归档的各种资料。项目立项、投标、设计编写和实施需外出收集、购买相关档案资料，经主管矿区领导批准，到中心资料室办理档案资料借阅手续进行收集、购买，归档后借阅复制使用。

项目实施过程中产生的无需归档档案资料（含技术文件材料）需经中心资料管理人员鉴定登记后，报主管矿区领导审批后销毁。涉及保密资料按《河南省锦荣水泥有限公司保密管理办法》填写保密资料销毁登记表，同时应由两人到场监销，监销人要在保密资料销毁登记表上签字。

第六条 本办法适用于负责保管、归档、汇交、借阅、制作、收发、传递、使用、保存和销毁档案资料的矿区属各部门、单位和个人。

矿区属各部门、单位和全矿区职工必须履行下列义务：按国家有关规定和矿区要求妥善保管资料；按矿区要求归档资料；按有关规定借阅利用；遵守有关保密规定。

第二章 档案资料的归档和汇交

第七条 项目实施单位在项目结束后需向中心归档档案资料。归档资料包括但不限于下列内容：

项目立项申请书、项目论证材料、计划任务书、合同或协议书、设计书、设计审批意见书、成果评审以及鉴定意见书、科技成果登记、获奖材料、必要的工作细则、指南及其附件等文件；阶段性工作报告、总结、最终工作报告及其全部附图、附件、附表；报告的底稿底图、原始记录本、采样登记本、送样单、样品分析结果、鉴定报告；野外地质照片及底片、各种影像数据、软件、数据库、多媒体；各种矿物、岩石标本、光薄片、副样、岩矿芯等。

所有形成的电子档案资料（包括成果、原始等）均要归档电子文件及清单。

中途因故中止的地质项目，除归档上述资料外，还应有项目中止的相关文件及有关项目说明、中止原因和现阶段成果。

（一）成果资料和原始资料归档内容参照下列规定：

1．《档案资料管理条例》（2002年3月26日国务矿区令第349号）;

2．《档案资料管理条例实施办法》（2003年1月25日国土资源部令第16号）；

3．《国土资源部关于加强档案资料管理的通知》（2017年1月18日国土资源部国土资规〔2017〕1号）；

4．《原始档案资料立卷归档规则》（2008年6月20日国家档案局DA/T 41-2008发布）。

（二）成果档案资料电子文档的制作严格执行《成果档案资料电子文件汇交格式要求》（国土资源部国土资规〔2017〕1号通知印发）。

（三）实物资料归档内容参照《档案资料管理条例实施办法》（国土资源部第16号令）、《实物档案资料管理办法》（国土资规〔2016〕11号通知印发）。

第八条 各项目实施单位按下列质量要求对原始、成果、实物资料立卷建档：

（一）各种文件和档案资料齐全、完整；

（二）材料和数据准确、真实；

（三）资料编排符合规格；

（四）印制清晰，书写字迹工整，原始资料着墨牢固；

（五）电子文档格式及编制规范、正确，其内容与纸质载体一致，各种影像数据均有说明和目录；

（六）文档整饰美观，全部左侧线绳装订；

（七）实物资料整理有序、编号正确、标记清楚，每一薄片盒、标本箱中均附有目录和说明；要有实物产出流转的说明资料；

（八）组卷排列合理系统；

（九）资料载体和实物资料装具符合要求；

（十）地质档案文件目录填写齐全、正确。

第九条 档案资料按以下程序归档和汇交：

项目结束（包括中止项目）或阶段性工作完成后，项目实施单位应将所形成的原始、成果、实物及重要的中间性资料进行系统整理，填写《地质档案文件目录》，经项目负责人及分矿区总工程师审查签字后到中心办理归档手续。项目负责人应对归档资料的完整性、真实性、及时性负责，并对正式归档之前资料的安全保管负责。

两个以上单位共同合作实施的项目，由主办单位负责归档，协作单位只负责管理本单位承办部分的资料，并按要求将其送主办单位归档。

第十条 资料形成单位及个人必须在项目评审验收或成果提交使用之日起30日内归档；无需评审验收的，自野外地质工作结束之日起30日内归档；因不可抗力不能按时归档，应在归档截止时间前10天向中心申请延期归档，中心再向上级主管部门申请办理延期汇交。

第十一条 资料形成单位及个人应按上级资料主管部门规定的数量汇交纸质成果资料，另需向中心资料室归档不低于一式二份（视资料性质）；电子文档资料一式一份，原始资料和实物资料各一份（如上级资料主管部门要求汇交，中心资料室需复制一份归档），成果资料、原始资料、实物资料的明细目录电子档和纸质各一份归档档案资料。且确保电子文件的真实性、完整性、有效性。

第十二条 中心按照有关规定和技术标准对归档资料进行验收。验收合格，20天之内发给资料归档证明；验收不合格，限期补充、完善、重新归档。

在资料归档后一周内，项目负责人和中心资料管理人员负责检查清理项目形成的过渡性资料以及剩余的各种载体资料并登记，报主管矿区领导审批后将其全部销毁，尤其是计算机中和存储在其他介质上的数据要彻底清除或连同载体一同销毁。涉及保密资料按《河南省地矿局第四地质勘查矿区保密管理办法》填写保密资料销毁登记表，同时应由两人到场监销，监销人要在保密资料销毁登记表上签字，其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。

第三章 档案资料的保管和利用

第十三条 中心应按规范要求及时对接收资料进行整理、装柜、编著目录对纸质资料进行必要的保存处理并归档保管，对电子文档进行归档保管和转入数据库备份保管。

第十四条 资料室要配置保存、防护、安全等必要设施，做好防火、防盗、防潮和电子文档的防磁化、防病毒工作，使库房保持良好的卫生和安全环境。

第十五条 定期对保存的纸质资料、电子文档、音像档案、实物档案检查维护。每年对电子文档数据库抽查一次，第五年备份一次，确保资料的完整和安全。

第十六条 利用现代化信息技术，建立必要的资料数据库查询检索与发布系统，使用户快速、准确地获取信息。

第十七条 根据我矿区和有关政府部门的工作需要，开展资料开发研编工作，编印查阅利用指南等参考资料，为资料利用人提供优质服务。

第十八条 设置资料阅览室，尽力为用户提供方便。

第十九条 要加强档案资料管理的服务功能，强化资料管理人员的服务意识，不断提高业务水平和服务质量，为矿区属单位提供及时、周到的服务。

第二十条 资料借阅须填写“档案资料借阅复制申请书”，应写明需借阅资料的名称、目的、任务、查阅资料范围及借阅时间，项目负责人签字，主管矿区领导签字。

外来单位或人员还应持有效介绍信和本人身份证，需由本矿区职工代办借阅手续并承担责任，经总工程师签字批准后，方可借阅使用。

原始、电子档案资料仅供在借阅室内查阅、抄录、或由管理人员复印、扫描，谢绝外借。矿区属各单位要借出，需按规定办理相应的手续。

摘录、复制、扫描及借出档案资料只限借阅者在本项目内使用，不得提供给其他项目人员。

第二十一条 涉及国家秘密或商业秘密的资料，按国家、河南省和矿区的有关保密规定管理。

第二十二条 档案资料管理人和利用人应当按规定保管和利用资料，不得损毁、散失、泄密档案资料。

第二十三条 要销毁已归档的档案资料，必须经过严格的审查后造具清册，经矿区保密委员会、主管矿区领导批准，报上级主管部门备案。销毁档案时，要有专人负责监督以防失密。

第四章 奖惩及法律责任

第二十四条 地质项目实施单位未按照本办法规定的期限归档资料，由中心敦促其限期归档，逾期不归，视为项目未完成。在应归档的资料全部归档完毕之前，该项目不得申请任何奖项，项目组成员不得参与任何先进评选，资料形成单位本年度资料归档情况纳入该单位年终绩效考核。资料归档及时、完整的项目评奖优先，项目负责人及其成员职称晋级优先。

第二十五条 在外出收集、购买、学习获得的档案资料归档入库之前，资料室不得出具资料归档证明，财务部门不能报销费用。如私自将资料据为己有，视为未完成工作任务，年终考评以“不合格”处理；涉及到保密资料的，按国家保密规定和我矿区的保密制度处理。

第二十六条 伪造档案资料或在资料归档、汇交中弄虚作假的，按《档案资料管理条例》第二十一条执行。

第二十七条 保管、利用档案资料的单位或个人，因管理不当，造成资料损毁、散失的，应依法赔偿。

第二十八条 非法披露、提供利用未公开档案资料的，按照国家保密规定和我矿区保密制度予以处罚。

第五章 附 则

第二十九条 本办法未涉及的资料管理内容，按国家有关法律法规执行。

附件2

档案资料内部借阅利用办法

为方便广大员工借阅利用档案资料，根据矿区档案资料管理细则以及河南省保密局有关规定，制定本办法。

一、服务对象

承担地质项目的各有关单位。借阅人必须为矿区在册正式职工，矿区借调、外聘、返聘、临时工等人员均不建帐借阅资料。

二、借阅利用手续

（一）资料借阅须填写“档案资料借阅复制申请书”，应写明需借阅资料的名称、目的、任务、查阅资料范围及借阅时间，项目负责人签字，主管矿区领导签字。

（二）外来单位或人员还应持有效介绍信和本人身份证，需由本矿区职工代办借阅手续并承担责任，经总工程师签字批准后，方可借阅使用。

三、借阅利用

（一）档案资料的利用按项目参加人员和项目涉及范围、内容提供。

（二）档案资料需在指定的室内阅览，不得携出。

（三）电子文档、数据库类档案资料的利用需在指定的设备和系统上运行使用。

（四）所借资料只限于本人和项目组成员使用。

（五）档案资料的复制拷贝由管理人员负责，用户不得自行复制。

（六）自行拍照的用户需经管理人员审核后，方可进行。

四、拒借

（一）违反本规定的人员及单位。

（二）借阅资料过期且未办理续借手续的单位及个人。

附件3

阅 者 须 知

为给您提供最佳服务，保证便捷、有效借阅档案资料，敬请您仔细阅读以下条款，务必遵守。

一、遵守国家相关法律、法规，严守国家秘密，确保档案资料的安全；

二、职工凭“档案资料借阅复制申请书”借阅查阅规定范围内的档案资料；

三、借阅档案资料要当面清点内容，数量；归还时要按原顺序排放好资料；

四、档案资料限于本人使用，不得转借它人；

五、档案资料的利用限于指定的室内阅览，不得携出；

六、电子文档、数据库类档案资料的利用需在指定的设备和系统上运行使用；

七、涉密等档案资料的复制拷贝由管理人员负责，用户不得自行复制；

八、摘抄、复制的档案资料不得转让或用于其它用途；

九、自觉遵守地质信息中心的各项规章制度，支持工作人员按章办事；

十、对违反上述规定者，任何人都有权进行制止和批评，情节严重者停止其档案资料借阅资格。

附件4

档案资料管理人员守则

一、严格遵守中国《档案资料管理条例》、《档案资料管理条例实施办法》等保密规定，保护档案的安全，不得泄露资料、档案机密。

二、热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，不断提高业务水平和工作能力，积极为地质工作服务。

三、树立高度的保密观念，自学地遵守党和国家各项档案管理工作的法律、法规，坚持原则，严格按照程序、制度办事。

四、资料管理人员不得将有密级的档案资料携带到公共场所和外事活动场所。

五、有密级的档案资料需经有关领导的批准，不准擅自借出，不得摘抄、复制。

六、资料管理人员从档案资料中获得的秘密信息不向外扩散、传播。

七、凡属有密级的档案资料要专人管理、单独存放，其它人员不得动用。

八、严格执行档案资料借阅制度，认真办理借阅手续，任何人不得特殊。

九、整理档案资料时，剔除的文件、重复文件不得随便乱扔，要抄目录集中销毁。

十、发现丢失文件，应主动向组织报告，以便及时查明，采取措施补救损失，对泄密者视情节轻重，予以处理，严重者追究法律责任。

十一、对借阅人员做到接待热情、礼貌，调卷准确、迅速，解答清晰、简炼。

资料接收主要注意以下几方面工作：

一、资料名称、内容与地质项目下达计划任务一致；

二、资料内封加盖公章；

三、审查文件齐备；专家评审意见书和专家签名、主管部门审查意见书及公章；

四、归档资料内容、名称、数量与项目任务书、设计书、审查意见和局发有关技术标准相符；

五、归档资料实际数量与资料目录、技术文件目录相一致；

六、归档资料字迹清晰，格式、载体介质、规格、印制工艺符合标准和要求；

七、电子文档查毒和正确显示；电子文档字节、文件夹、文件数量与电子文档登记表相符。

八、内容摘要、著录表格内容齐全。

附件5

资料档案库房安全管理制度

一、资料库房属重要区域，非资料管理人员和有关人员不得私自入内。

二、资料库房为资料专用，严禁堆放与资料无关的物品。

三、资料库房及邻近场所严禁存放易燃、易爆、易腐、易污染物品。

四、严禁在资料库房内及邻近场所安装、使用不符合安全规定的电路、电器。

五、严禁在资料库房内吸烟、使用明火。

六、做好防盗、防火、防虫、防潮、防光、防尘工作。

七、经常检查库内门、窗、柜、箱、锁、灭火器、电线、电灯是否完好，发现问题，及时解决。

八、资料管理人员离开库房要巡视检查，关好门窗，切断电源。

九、装具、用具存放有序，整齐美观，保持库内清洁卫生。

十、节假日、雨季、冬季供暖期间为库房安全重点巡查期，做好一切防护、即时安检工作。

附件6

成果档案资料库房管理制度

档案资料是国家的宝贵财富，是广大地矿工作者辛勤劳动的成果，一定要妥善保管、爱护，严防丢失、损坏。

一、纸质档案资料的保管与管理

（一）库房是档案资料的保管场所。入库的档案资料须严格按有关规定验收合格后方可入库，未合格的成果档案资料及其他资料，不得存放在库房内。

（二）按有关规定需出库的档案资料必须经过领导审核、批准，并办理相关手续后方可出库。

（三）库房内保存的成果档案资料除按有关规定借阅、转交、剔除外，本部门的工作人员需借阅成果档案资料出库时，必须经领导或借阅管理人员按有关规定审核同意后方可借阅、并办理出库手续。

（四）在工作中对档案资料所发现的问题由借阅管理人员处理，属重大问题不能自行处理的应及时请示领导后由有关人员处理。对所发现的问题及处理情况应予与记录，以备对工作总结提高之用。工作中发现的破损成果档案资料能修复的应及时修复，不能修复的应予与登记。

（五）对利用后归还的成果档案资料要认真核查，在确认无误时方可入库，并应及时、准确的归位，以便他人利用。

（六）凡私自将档案资料拿出库房者，一经发现将严肃处理。

二、电子光盘、数据库成果档案资料的保管与管理

归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

（一）归档载体应作防护处理。避免擦、划、触摸记录涂层。

（二）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

（三）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

（四）选定相对环境的温度和湿度。

三、库房设备管理

（一）在工作中发现已损坏的柜、架等装具要及时向领导汇报，并尽可能的修复或更换。

（二）对库房的设备在发现有不安全隐患或损坏时，特别是电器设备、水管、门窗等要及时向有关领导汇报，并向有关部门报修，要督促有关部门尽快修理。

（三）对库房的温湿度要科学的按着有关要求进行自然通风，来调控库房的温湿度，使之尽可能的达到有关标准。

四、库房安全管理

（一）要不定时对库房和库房周围环境进行巡视，检查水、电的不安全隐患，特别是在雨后以及供暖期间要加强对漏水、跑水情况进行检查。一经发现及时向有关领导汇报，并采取相应的措施。

（二）本部门工作人员除工作需要外不得随意进入库房；其他人员未经批准不得私自进入库房；经批准人员必须经过登记后在借阅管理人员陪伴下方可入库。

（三）凡私存入库房的杂物或未经领导批准的资料一经发现，立刻清除出库，造成的一切后果由行为人自行负责。

（四）要随时注意鼠害、虫害等，要定期投放药、换药。一经发现要及时向有关领导汇报，并要及时采取措施治理。

（五）要杜绝携带或存放食物到库房，要保持库房的清洁卫生。

（六）库房门在无人值守时应及时关闭上锁；下班时要检查库房内是否断电，门窗是否全部关闭并上锁后有关人员方可离去。

（七）库房钥匙由有关人员专门负责保管，保管人员不得随意交他人使用。

附件7

档案资料归档证明

归档部门（单位）名称:

你部门（单位）承担的 所形成的原始档案资料、成果档案资料、实物档案资料已于 年 月 日在档案资料室归档。经检查归档资料符合国家和上级主管部门的要求。

现予以接收，特此证明。

（章）

年 月 日

附件8

档案资料归档补充修改通知书

归档单位（部门）名称:

你单位于 年 月 日归档的 档案资料，经检查不符合国家和上级主管部门的有关规定，现暂不予接收。

一、存在问题：

二、补充、修改要求：

请按本通知要求补充、修改后于 年 月 日前重新归档。

（章）

年 月 日

附件9

档案资料借阅复制申请书

附件10

档案资料归档延期申请书

档案资质材料管理办法