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浅谈项目管理中的沟通管理
作者：李凤华
来源：《管理观察》2009年第31期
摘要:项目管理就是指把各种系统、方法和人员结合在一起,在规定的时间、预算和质量目标范围内完成项目的各项工作。项目管理的内容涉及到诸多方面,比如项目的计划、控制、度量等等,而在这些过程当中,沟通是贯穿始终,必不可少的一个工作。关键词:项目管理沟通技巧
项目管理就是指把各种系统、方法和人员结合在一起,在规定的时间、预算和质量目标范围内完成项目的各项工作。项目管理的内容涉及到诸多方面,比如项目的计划、控制、度量等等,而在这些过程当中,沟通是贯穿始终,必不可少的一个工作。
一、沟通管理的内容
1、确定沟通目标。项目中沟通对象主要为项目干系人,不同干系人需要的信息可能不同,所以在项目启动时,就要识别所有的项目干系人。以及不同人的不同信息需求。2、制定沟通计划。沟通对象,需要的信息,信息发布频率等都要确定好。
3、执行沟通计划。看上去,很简单,每个项目都可以依此模式套用,但实际上很多项目在执行中都会出现沟通问题,我认为大部分情况下是项目经理犯有沟通障碍症,主要有以下几类:(1“我以为”的错误:以为沟通过,别人就清楚了,以为没有反馈就是没有意见了。特别是跨部门的沟通,无论是口头还是书面,更是要注意双方是否理解一致。
(2不敢越级沟通,不敢与高层直接沟通:不少公司的项目经理在职能上,一般比部门经理要低,所以经常出现项目经理不敢直接找高层或其它部门总经理沟通,都要上级职能经理的协助,我认为这是需要改进的,当然,这与企业文化也有一定关系,但在一个以目标驱动,强调解决问题的组织,没有人会反对这样做,包括你的上级。
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(3害怕被拒绝:这是人的本性。如果在销售岗位,估计有专门针对的培训。在项目推进中,经常出现这样的情况,你可以有一些想法建议,要么思考很久才敢提出来,不要不敢与项目干系人提出,白白延误了好时机,或者需要其它部门协助时,不敢提出来。
(4没有提前计划沟通活动,造成等人局面。经常出现这样的时候,要确定某个事项,需要个负责人参加,但因为没有提前计划,到时约不到人,结果推迟等待,无谓的增长滞后时间。实际上,对于难度较大问题,至少要提前两周计划好,预约好相关人员。
二、积极有效的沟通方式
沟通管理的目的就是要保证项目信息及时、正确的提取、收集、传播、存储以及最终进行处置,保证项目组内部的信息畅通。在这过程当中,项目经理责无旁贷的成为信息传输的中心和中转站,同时又要避免成为信息流通的瓶颈。我认为项目的沟通主要包括与业务部门的沟通、与部门领导的沟通、项目组内成员之间的沟通(包括与项目组中外部资源的沟通、与外联公司的沟通和与其他兄弟部门(包括CS中心、NFSJ中心之间的沟通等等。1.与业务部门的沟通
与业务部门的沟通一般从项目前期阶段就开始了,以下几点需要注意:(1充分分析业务部门的需求,以及需求的重点部分,沟通做到有的放矢;
(2让对方在一定程度上(即有利于项目组工作开展的程度上了解项目组的现实情况,有困难一定先提出来,增进双方的相互理解;
(3在需求沟通中,业务的专家地位可能不很明显,项目组在有条件的前提下可以更加深入的
