浅谈建筑工程资料的管理

内容提要：建筑工程资料管理工作的重要意义

怎样能在工程资料管理的相关工作中取得进步

主题词：建筑工程资料管理 收集 整理 工程技术资料 计算机

近年来随着我国建筑业的快速发展，建筑工程资料管理工作已成为工程建设过程中重要工作之一。高素质、懂专业的资料管理人员成为建筑市场中的建设单位、施工单位、监理单位亟需的人才。

建筑工程管理是为新建、改建或扩建房屋建筑和附属建筑设施所进行的规划、勘察、设计和施工、竣工等各项技术工作和完成的工程实体。建筑工程资料的形成应符合国家相关的法律法规，质量验收标准和规范，工程合同与设计文件等规定。建筑工程资料应随工程进度同步发生并按规定收集、整理，工程资料填写应采用国家及地方规定的表格，统一归类。各参建单位必须确保各自资料的真实、有效、完整和齐全。凡对工程资料进行伪造，随意抽撤或损毁、丢失等行为，应按有关规定予以处罚，情节严重的应依法追究法律责任。

建筑工程资料管理是保证工程质量与安全的重要环节，是建筑工程施工管理程序化、规范化和制度化的具体体现。因此做好建筑工程资料管理工作具有重要意义，其意义主要有：建筑工程资料管理是项目管理的一项重要工作；按照规范的要求积累而完成的完整、真实、具体的工程资料，是工程竣工验收交付使用的必备条件。一个质量优良和合格的建筑工程必须有一份内容齐全、文字记载真实可靠的原始技术资料；工程资料为工程的检查、管理、使用、维护、改造、扩建提供可靠的依据。

那我们要怎样才能在以后的资料管理的相关工作中把握重点及方向、又如何才能做好建筑资料管理的工作呢？

通过对建筑工程资料日常收集与整理工作的不断学习，我觉得只要做到以下几个方面，才会使我们在以后的工程资料管理的相关工作中取得更好的进步。

一、建立健全各类工程资料的管理制度是做好建筑工程资料管理的基础。为了加强对工程建设各阶段工程资料的有序管理，保证工程资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家资料管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的资料管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标代理机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员资料管理人员在工程资料形成过程中各自所应承担的职责，规范工程资料的收集、整理，以保证工程自开始后的同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位及施工、监理单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

二、严格把好竣工验收资料质量关，使工程竣工验收资料充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位资料管理人员要会同施工单位工程项目上的资料管理人员，按照建筑工程档案管理归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案资料的验收、移交作为整个工程验收的下一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案资料的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保工程建设档案资料的完整、准确、系统。

三、加强对工程资料管理人员的和有关技术人员进行培训的力度。随着建筑业的不断发展，工程资料管理工作的特点也有了新的变化，从而提高资料管理人员团队的管理水平也更加重要。工程资料管理人员的业务素质包括工作意识、工作质量、工作水平。工程资料管理人员要增强工作意识，认清工程资料管理工作的意义和重要性。努力提高工作质量和工作水平，要运用现代化的科学技术和计算机软件系统，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程资料管理工作。工程资料管理人员要及时更新观念，不断提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定和要求，在工作中灵活运用，要有较强的责任心，严把工程资料的质量关。

四、加强施工管理过程中工程资料的编制工作。工程技术资料是对施工项目质量情况的真实反映,因此要求各种资料必须按照施工的进度及时收集、整理。要指定专人负责管理工程技术资料，负责对质保资料逐项跟踪收集，并及时做好分项分部质量评定等各种原始记录，使资料的整理与工程形象进度同步，做到内容连贯。由于及时收集资料,待工程竣工时,才不会出现缺少资料的情况。自组建项目部时，项目经理应建立项目部的组织结构图，划分各类管理人员并制定相应的工作职责，尤其是项目部的资料管理人员，使其明确自身工作职责。作为现场的资料管理人员务必要将当天施工项目的资料及时做出来，不能堆积到一起再做，这样就会造成资料遗漏或者错误。真实性是做好工程技术资料的灵魂。不真实的资料会把我们引入误区。必须坚决杜绝对原始记录采用“后补”造假的做法,否则,一旦工程出了质量问题,不仅不能作为技术资料使用,反而造成工程技术资料混乱,以致误判。同时也不能为了取得较高的工程质量等级而歪曲事实。

由于现场的技术资料分散在很多人员手中，因此要求有专人把资料收集回来进行统一的分类整理。资料要按单位工程、分部工程和分项工程逐项分类整理。公司指定专人定期对各项目部的资料进行检查，即使有露项缺项的情况，也能及时加以补充，能及时发现资料中存在的问题和错误，及时得以纠正。

按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。

五、充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程资料信息资源，做好工程资料的信息统计工作。实现微机化管理，在电脑上能及时查找到每一个施工项目的时间，每一份资料的存放地点，要用的时候能立即调出来，有了这样一个电子版的台帐，可以不仅减少了人力、物力的浪费，还能减轻资料管理人员的工作强度。要建立相应的全宗卷、卷内目录和备考表，不仅档案盒内有手工版的，在电脑商还要有份电子版的，方便查阅。随着档案建设管理工作的不断深化，建筑工程资料也将实现标准化、微机化和信息化管理。因此应大力推行电子文件类资料在工程资料日常管理中的运用。各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的资料检索系统。提高各部门的资料管理水平，提高各部门资料管理工作的协调工作能力，方便各部门对资料利用，借以提高工作效率。按照资料的性质进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类、编号采用其自然形成的编号。

六、及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使资料的完整性、有效性发生变化，通过建立文件收发登记薄并形成签字确认的形式，使各部门及时的对资料的增减变动及传递情况做出相关记录，才可能有效地了解资料的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保资料的完整性和有效性，确保各部门及时获取有效资料或信息。

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