如何做好办公室工作和秘书工作

办公室是一个单位的运转中枢，单位或者部门运转能否顺畅、高效，首先就是看这个单位的办公室运转是否正常有效。作为政府办公室，其运转更是关系着地方经济社会的发展，办公室人员工作效果对政府的运转起着举足轻重的作用。本文是我在网上搜集的一些名家经验总结，结合自己在办公室工作10年来的一些经验，包括一些不成熟的见解。供大家参考。

一、树立十个意识，做一名合格的办公室人员

一是大局意识。确保党的大政方针的贯彻落实和一方社会稳定、经济发展就是大局。办公室工作要紧紧围绕这个大局搞好信息调研、协调促进、督查落实，充分发挥职能作用。维护集体团结也是大局。团结才有战斗力、才有凝聚力，才能促进社会稳定和经济发展。办公室同志的一言一行、一时一事，都要从维护领导形象、维护集体团结出发，做到不说不利于办公室团结的话，不做有妨领导形象的事。同时要搞好人与人、股室与股室、单位与单位之间的团结，协调好方方面面，充分发挥各方面的积极性、能动性，形成抓工作、干事业的强大合力；还要妥善处理好局部利益与全局利益、眼前利益与长远利益、个人利益与群众利益之关系，人人为大局着想，个个为大局献力。

二是实事求是意识。包括五个方面：一要思想要求实，牢固树立实事求是、求真务实、一切从实际出发的思想观念，以是否符合客观实际、是否符合广大人民群众的根本利益为最高衡量标准；二要作风要务实。调查研究要摸实情、求实效，不做表面文章；上报信息要以实为本，不搞凭空捏造、无中生有；汇报工作要讲真话、说实话，不夸夸其谈，不弄虚作假；总结经验不搞“假、大、空”，真正做到说话让人相信，办事让人放心；三要狠抓落实。抓落实的主要手段是加强督促检查工作，要把督查落实作为大事来抓，全力推动党委政府重大决策部署的贯彻实施，努力促进群众最关心的问题得以解决；四要办事要踏实。把领导交办的、部门托办的、群众要求办的事，要放在心上，快办办好，件件落实，做到不敷衍、不应付、不推倭，言必行、行必果；五要做人要老实。办公室人员要永远做老实人，说老实话，办老实事。为人处事，不阳奉阴违，不欺下瞒上，不落井下石，堂堂正正做人。

三是创新意识。创新不是一句空话，要落实到具体工作中。办公室不仅仅承担大量的收文、发文任务,不仅仅是领导的通讯员、传真机, 在新形势下,要发挥办公室的创造性,为推进政府工作提供参谋助手作用。信息调研要密切关注及时反映社会、经济活动中的新观念、新变化、新动向；出谋划策要紧紧围绕“中心”和群众关注的问题，提出新思路、新对策、新举措；督查协调要有新办法、新手段、新途径；在文字工作上要有新思想、新观点、新语言。只有这样，才能提高工作质量和工作效率，更好地发挥办公室的职能作用。

四是学习意识。社会在发展，时代在更新，办公室人员的知识也必须随之而更新。办公室要“研究新情况，解决新问题，形成新认识，开辟新境界”，适应新形势，必须加强学习。一要加强政治理论学习，提高政治觉悟和政策水平；二要加强科技知识学习，提高超前思维和参谋能力；三要加强法制常识学习，提高依法行政和管理水平；四要加强本职业务学习，提高业务能力和写作水平。

五是窗口意识。办公室是一级党委、一级政府、一个部门面向社会、面向群众的窗口。办公室人员的一言一行、一举一动，都会直接影响到办公室的形象和声誉。因此，办公室人员要从一点一滴的细微小事做起，高标准、严要求，注重道德修养，提高内在素质，培养良好作风。要树立全心全意为人民服务的思想，对前来办文办事、联系工作的人员和来访群众，要热情接待，不可盛气凌人，消除“门难进、脸难看、话难说、事难办” 的现象，要从“热心办、马上办、认真办、办得好” 上下功夫，树立“热情、文明、勤政、高效” 的良好形象。

六是奉献意识。办公室是“不管部”，无事不管，无事不问，是“没大没小（办公室无小事）、没完没了、没日没夜、没饥没饱”，从年头忙到年尾，常常有假无休，有夜难眠，加班加点，既辛苦又清贫。没有吃苦耐劳的作风，没有无私奉献的精神，是难以做好办公室工作的。办公室人员必须树立不计较个人得失、为事业而献身的崇高精神，要正确处理苦与乐、得与失、个人利益与集体利益的关系，吃苦在前，享受在后，乐于奉献；要不为名利、埋头苦干、任劳任怨；要经受得起各种误解、委屈和挫折，包容得起酸甜苦辣；要有强烈的事业心、责任感和荣誉感，以只争朝夕、无私奉献的精神投入工作。

七是律己意识。办公室人员事事、时时、处处都要以身作则、率先垂范。在政治上，要有坚定的信念，始终与党委政府保持高度一致，在大是大非面前，站稳脚跟，旗帜鲜明，经受得起大风大浪的考验；在工作上，要爱岗敬业，勤勤恳恳，兢兢业业，奋发进取，做到“干一行、爱一行、专一行，行行争先”；在生活中，要勤俭朴素，两袖清风，“宁公而贫，不私而富”，警惕各种腐败思想的侵蚀，管住自己的腿，不去不该去的地方；管住自己的嘴，不吃不该吃的宴请；管住自己的手，不拿不该拿的东西，树立廉洁勤政的公仆形象。

八是进取意识。美国著名军事家巴顿将军有句名言：“不想当将军的士兵不是好士兵”，不想追求上进的工作人员不可能把工作干得很出色。办公室人员要强化与时俱进、争先创优意识，争创一流的作风、一流的服务、一流的效率、一流的业绩、一流的形象，努力开创办公室工作的新局面。同时，要追求个人进步。虽然有为不一定有位，但是想要有位就必须要有所作为。

九是信息意识。当今时代是一个信息时代,增强信息意识是办公室提高工作效率的重要保证。办公室人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息,应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍,把最有用的信息提供给领导。同时，在信息发布时代，党委政府相关工作信息的发布，是对党委政府形象塑造的一个重要渠道，办公室工作人员要积极主动地搜集、编辑、报送党委政府工作信息，通过党政网、电子政务网及时地对外发布，提高政务服务水平，提升政府的公信力。办公室股室除了行政后勤股人员以外，所有干部职工的评先争优都将以信息报送工作作为起码条件。 

十是竞争意识。目前,办公室人员的文化层次呈上升趋势,学历越来越高。这固然是一个优势,但高学历并不一定就有高水平,高学历者还必须埋下头、扎下根在实际工作中不断学习,加强锻炼,使理论和实际相结合,以便增强竞争力。有的人员虽然工作时间较长、实践经验丰富,但知识老化,必须继续学习新的知识,以适应形势的发展和竞争的需要；有的人员虽然文化程度高，接受新鲜事物能力强，但是缺乏经验，适应办公室工作工作要求的能力弱。所以,办公室人员无论文化层次高低、经验丰富与否,都要具备竞争意识,只有在竞争中,才能加快工作节奏,提高工作效率。    

二、秘书工作人员应具备的基本素养 

秘书是办公室工作人员中的精英，担负着更加重要的职能职责。秘书工作的全面性,活动的宽广性及 其角色的多变性,除了应具备一般管理干部的素质之外, 还必须具备与秘书本职工作的性质、任务相应的更高、更严的要求, 其中特别以“德”、“谋”、“书”为最基本素养和业务能力。 

一要善德。“德才兼备,以德为重”。一个秘书人员,若不能把“德”放在首位,即使有“满腹经纶”、“张良之才”,也不能算是一个合格的秘书。秘书不为名,不为利,任劳任怨,甘当无名英雄。经常拟稿,但自己不著名,也不拿稿费;经常组织会议,但自己从不 上主席台；经常熬夜,但白天还得正常工作,节假日他人逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐,但自己还得值班,不能休息，其它人员受了委屈还可嘟噜几句,而秘书必须以绝对服从为天职,等等。而这一切,还往往得不到家人的支持,别人的理解和社会的公认。凡此种种,都说明一点,没有一个全心全意为人服务的心是当不了一个秘书的。特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业、一 些人员普遍差距较大而工作往往“出力不讨好”的情况下，没有良好的思想品德,廉洁奉公、勤政为民、艰苦奋斗、一尘不染的政治本色,忍辱负重、任劳任怨的工作态度,是干不好秘书工作的。同时由于秘书人员的“德”是领导形象的补充、机关效率的折射、自身素养的反映,要求秘书人员必须诚实正直、心明步正,谦虚谨慎、 兢兢业业,恪尽职责、严守机密， 互相补台、竞而不妒。 

二要善谋。由于秘书人员直接为领导提供服务,对领导提供精力和智力补偿,因而人们常称秘书为领导的“外脑”,当好“外脑”就是秘书“善谋”的职责。秘书“善谋”一旦博得领导的赏识,就能在辅助决策的过程中发挥重要作用。那么秘书人员怎样才能做到“善谋”呢?首先,要有正确的角色意识。秘书人员具有“外脑”职能并不意味着就可以乱发议论、自作主张、左右领导。秘书必须注意使自己的言行符合角色规范,做到既尊重领导、坚决执行领导指示,又不迷信盲从,始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。其次,要深刻领会领导意图。要“参”到点子上,“谋”到关键处,必须准确理解和把握领导意图。要善于通过间接或者直接方式,把领导的所思所想、所筹所划弄清楚,做到既能按领导意图正确“发挥”,又不自作聪明,越殂代疱。在此基础上,以敏锐的观察力抓住工作中的关键环节,经过深思熟虑,形成有价值的参谋意见。第三,注重进言技巧。要根据领导的心理、行为特征,选择适当场合和最佳时机, 从要害问题切入,用委婉、含蓄的语言,巧妙地说出自己的见解或不同意见。 

三要擅书。何谓秘书?古代定义:“常管文书并协助领导处理日常工作的人员。”可见秘书当“书”(即办理文书),以“书”为主,寄情于“书”。擅长书写文稿,应该是秘书人员最起码的素质要求。为了综合提高秘书人员的文稿质量,要特别注意“四抓”:一抓学习练内功。在学习内容上,侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识,以拓宽知识面,高屋建瓴,了然于胸;同时,还要在实践中学习,边工作、边学习、边总结、边提高,使撰写的文稿血肉俱全;向领导学习,学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧,使文稿起伏与领导语言、工作方式达到“同频共振”;向同事学习,取人之长,补已之短,努力做一个“通才”、“全才”。二抓锻炼增能力。秘书应该尽可能地深入调查研究,吃透“下情”,广泛涉猎第一手资料,既能填充他们的“资料库”,增强写作能力，又能为领导科学决策提供准确、可靠的依据。三抓借鉴采众长。秘书人员要经常博采来自方方面面、正正反反的信息,汲取精华,为已所用;要加强与各地秘书们之间的沟通交流，学习考察,解放思想,开阔视野,增长见识、才干。四抓管理促效率。对联系领导的讲话稿，必须由秘书自己撰稿提交给联系的办公室副主任审稿；对联系领导和部门的重点项目，必须参加重点项目办公室组织的项目联席会议，每季度了解项目进展情况，撰写项目总结报告交联系县领导；政府的半年报告和年终报告，必须由每位秘书对联系部门工作进行全面总结、提炼，对下一步或者下年度工作进行安排,交由联系县领导审定签字后，统一提交撰写小组办公室统稿。年终考核时，根据秘书人员撰写质量评定秘书工作的优劣,实施奖罚，不胜任职务的，作出调整岗位建议。     

三、秘书工作的十大准则

如何当好秘书，秘书怎样才能让他人从内心佩服、内心相信，必须要做到个“十要十不要”。 

　　一要内敛，不要张扬。秘书由于身处特殊的位置，具有特殊的身份，在常人眼里，秘书就是领导的化身，一言一行，别人都很相信，这就要求秘书一定要内敛，不要张扬。 

　　二要谦虚，不要骄傲。谦虚是秘书特别要注意的地方，只有谦虚的秘书才能成大事。切不可背后有领导撑腰，就自以为自己有多么了不起，时常表现出傲气，尤其不要动辄以领导的口吻发号施令。这样对自己、对领导都没有好处。 

　　三要踏实，不要浮躁。无论是写文章还是代表领导协调事务，都要表现出踏实、务实的态度，切不可浮躁，特别对待基层、企业、群众的事，一定要说到做到，切不可采取欺骗、哄骗、拖延的手段，以免基层、企业、群众对自己、对领导、对所在机关产生不良影响。 

　　四要清廉，不要贪婪。秘书工作说有权，权力很大；说没权，啥权没有。其实，秘书工作一旦把持得不好，钻到权眼里、钱眼里，十分危险，就象李真一样。所以，秘书一定要耐得住清廉，要善于把持自己，善于把好权力关，善于用好领导的信任，切不可“贪”字当头。 

　　五要朴素，不要铺张。领导的秘书，由于地位特殊，请吃礼送等事经常会遇到，这就要看秘书的素质了。正派的秘书，应该是一个简朴的人，是一个不讲究排场的人，是一个不喜欢铺张浪费的人。如果秘书喜欢讲排场，就容易给不法分子钻了空子。 

　　六要善良，不要凶狠。善良，是一个秘书必备的素质。只有心地善良的秘书，才会善良地对待群众，才会对群众有感情。所以，秘书必须学会善良，必须知道善良的价值，必须知道如何去善良待人。如果对他人凶狠，如果对待群众态度蛮横，就会孤立自己，就会把自己推到群众的对立面上去，最终对领导和自己都没有好处。 

　　七要平和，不要狂妄。平和地对待人，平和地向领导所分管部门传达领导的意见，平和地对待群众，平和地对待一切，是一位秘书必须做到的。如果一位秘书，不知天高地厚，不知山外有山，狂妄自大，目空一切，就会失去他人对你的信任，即使别人暂时让着你，那了也只是暂时的。 

　　八要明理，不要蛮横。明白事理，是秘书的基本要求。秘书虽然是领导身边的人，是领导信任的人，是受到他人热捧的人，越是这样，越要明白事理，越要懂得尊重他人。切不可蛮横无理，自以为是，以免给他人造成极不好的印象。 

　　九要厚道，不要霸道。为人厚道，是秘书最需要也是最难做到的一件事。一般情况下，如果秘书把持不好，就容易给人以霸道的印象。因为，在一般人眼里，秘书的所作所为，都会与领导联系在一起，都会与权力联系在一起，秘书只有表现得比一般人更厚道，才会让他人信任和认同。 

　　十要守法，不要违法。一些秘书，喜欢用领导的身份，用特殊的地位，做一些违法利己的事，这是完全不应该的。秘书的一言一行，很多地方代表着领导的形象，必须带头守法，带头执行法律。否则，一旦把握不好，就会陷入违法的泥潭。

四、提高秘书工作水平的十大艺术

一是有些事要想到领导前面。虽然秘书要听领导布置工作，但有些事情，秘书要想在领导前边，当好领导参谋。这样做，领导才会感到你是一个好秘书。特别是在决策前要站在领导者的角度来思考解决问题的办法，同领导的最终决策意见进行比较，以锻炼和提高自己的决策能力和水平。

二是领导布置的工作要提前交卷。要始终把握工作的中心，工作安排要主次分明，不能“眉毛胡子一把抓”。重要的事先办，急事先办，及时处理；对大事要高度重视，一抓到底，而相对来说不太重要的事则可以放后缓办。如写材料、搞调查等，一定争取按领导要求提前一点完成，对于按照要求完不成的任务，要提前向领导打招呼，使领导早有安排，免得被动。

三是注意保密工作。秘书和在领导身边的工作人员，知道好多机密事情，有的事要比其他群众早一些时候知道，一定注意保密，不能为了显示自己的优越，随意乱说。泄密的秘书是不称职的，而且会给领导添麻烦。

四是负责做领导与他人的沟通工作。人无完人，当领导与另外领导或其他人发生矛盾时，做秘书的不能在领导面前火上加油，而要做领导的思想工作，使其消气，并为领导向他人沟通，使矛盾尽快消除，别人会以为秘书的行动是受他的领导指使的。

五是平时多给领导提供资料。领导比较忙，有一些材料顾不上看，秘书就要将有关文件资料、请示等及时提供给领导，并及时提醒，这会对领导的决策有参考价值，提高决策的及时性。注重把好办文、办会关，努力精简文件，压缩会议，减少领导一般性应酬活动，为领导挤出更多的时间深入基层，调查研究。

六是做好日常服务工作。接听电话、办文办会、编发信息等，这些工作看起来是小事，但事事件件都与党和政府工作紧密相连，耽误了就是大事。因此，不论是政务工作、事务工作，还是后勤保障，哪一个环节都不能疏忽大意，不能出现差错。日常服务既要雷厉风行、积极主动，又要一丝不苟、缜密处理，要做到忙而不乱、有条不紊。

七是不要轻易在领导面前告别人的状。轻易告别人的状，影响领导对他人的看法，如果看错了人，领导会从内心埋怨秘书。切忌出于私心进馋言，这样不仅会导致领导决策出现偏差，而且会影响干群团结，影响领导形象。最好，只同领导谈某些工作，不做那种议论是非的事。

八是不向领导提过高的有利于自己的要求。这样的事会使领导为难的。如果办不成，以后领导会敏感地认为你不满意；即便办成了，对领导得影响也不好。

九是多到群众中去。听听群众对一些事情的议论和看法，以便提供给领导。秘书做到及时反映群众要求，可以使领导办事不脱离群众，群众也会对秘书反映群众情绪的作法极为满意。

十是要关心领导的生活。经常在领导身旁工作，对领导的饮食、作息时间、身体健康多进行关怀照顾，既体现了关心领导，又反映了同事之情。很多秘书，连领导的生日都不知道，这是很失职的。

五、怎样做好提高文字修养

一是加强理论修养，力求做到与时俱进。作为一个秘书，如果没有较深的理论修养，不光政治上不合格，而且业务上也难以过关。因为机关的文字综合工作大多是政策性很强的写作，如领导报告、讲话稿等都是典型的政论文，政治理论和政策水平的直接影响和作用是非常明显的。文秘人员必须具备一定的思想高度与深度，具备较强的政治鉴别力和政治敏锐性，才能正确认识改革发展现实中各种各样的事物。否则，看问题就有可能浅显敝陋，甚至会出现观点上的错误。因此，加强理论修养，提高政策水平也就成为文秘人员一种很现实的自觉性的要求。文秘人员除了要熟悉马列主义基本理论、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想等基础理论外，更要掌握指导我们当前各项工作的大政方针，例如党的十七大以来的一系列重要会议精神，做到紧跟形势，与时俱进。同时，加强对党报党刊的学习，也是与时俱进的一种提高政治理论修养的渠道。但是千万引起高度重视，政论文章不是新闻，坚决反对、严禁将领导讲话稿、文件写成新闻稿件。

二是加强语言文字修养，力求做到精益求精。字综合首先是语言文字的运用，如何运用语言文字表情达意，如何掌握语言使用的技能技巧，这是评价文字秘书综合能力高下、优劣的首要条件。如果秘书过不了“文字关”，也就失去了立身之本。文字秘书必须具备较高的语言文字修养，古今中外概莫能外。提高语言文字修养最基本最起码的要求是：写一句话，用字正确，用词得当，符合文理、语言习惯和文种格调；连一段话，中心明确，条理清楚；构思一篇文章，主题明确，结构合理，文理通顺。也就是说要先解决文字意义上的“行”的问题。其次是“好”，在能“行”的基础上，才谈得上“好”。要想达到“好”的境界，除了不断地练笔，没有捷径，没有人与生俱来就能写出好文章，只有不断地练笔，不断地积累，才能“积跬步以致千里”。一位真正意义上的秘书，对写作的追求永无止境，不能也不会仅满足于语句通顺，在文章的遣词造句，用词的筛选上也应好上求好，也就是求“精”。用词要精当有力，要选取最恰当的词语表情达意。作为秘书在平时要加强语句锤炼，写文章时可有可无的字句务必删除，用极少的文字确切地表达出要说的内容。只有平时不断地学习积累，形成内在素质，才能熟能生巧，习惯成自然。

三是加强辞章修养，力求做到生动活泼。行政写作表达以平实为主。但是一篇好的综合文稿，除了结构上的缜密外．也离不开语句的流畅与活泼。通俗易懂、形象活泼的文稿让人读了、听了容易接受。我们在写领导人的讲话稿时往往失去灵性，洋洋洒洒十几页，没有起伏跌宕，读的领导照本宣科，听的人更是左耳进右耳出，没有发挥出应有的作用。事实上好的文稿是离不开生动活泼的，它既有内容上的要求，也有形式上的要求。从内容上来说，文稿中要提出新问题，有新观点，有来自生活实际的新鲜材料，有体现与时俱进的思想，而不是翻来覆去的老一套，让人看了听了还是老调子，毫无新鲜感。从形式上来说，就是要从语言、修辞、表达方式、写作技巧等方面多下功夫，使文稿既形象生动，又不落俗套，从而达到形式和内容的统一。毛泽东同志的《反对党八股》、《湖南农民运动考察报告》等著作形象生动，让人耳熟能详。还有《人民日报》第四版经常刊载有小的评论文章、杂文，也是很值得我们学习的观点新颖、生动活泼的好文章。真正要使领导文稿达到较为理想的境界，在文稿结构上动脑筋，在文稿语句上下功夫是我们文秘人员不可回避的事情。

四是加强创造性修养，力求做到破旧立新。创新是一个民族进步的灵魂，没有创新就没有进步。同样，文稿综合也离不开创新。在这里非常有必要谈一谈文秘人员常见不鲜的事情，即“抄”与“写”的关系。这里所说的“抄”不是剽窃意义上的“抄”，应该说文字综合的确有赋予特定意义的“抄”。这是因为综合文稿多是代表一级机关、组织及其领导者意图的，毫无疑问要贯彻上级的决策、部署、指导，一些不可或缺的上文下套是确保政令统一、政令畅通的必然要求，特别是上级的大政方针、主要精神、总体要求、根本原则、规范性提法等，非“抄”不可。同时，很多地方的先进工作经验、工作方法，也需要“抄”过来吸取借鉴，以提高我们的工作效率、提升我们的工作水平。这实际上不完全等同于“抄”，一来它是贯彻的一种方式；二来它也存在一个再加工的过程。写作者通过劳动将其揉合到文稿中，是属于鲁迅提倡的“拿来主义”，这种“抄”是相对意义的，无可厚非。而文字综合的“写”是“创造”，是绝对的。一个党政机关管辖一个地方、一个部门，各地各部门的情况不尽相同，怎样使上级的决策部署在本地本部门得以有效贯彻，怎样去推动本地本部门的工作不断有新的进展，这都需要有符合本地本部门实际的明确思路和实实在在的招数。而且，即使是同一地区同一部门也存在许多变化，不同领导又有不同的施政风格，文字综合要适应领导工作的需要就要去“写”、去创造，不可能让你永远“新瓶装陈酒”。这种意义上的“写”，应当是讲“当地话”，唱“流行歌”，写出有针对性、适时宜、合时势的话，写出鲜明的时代性，还要尽可能地写体现领导者个人施政风格的话，写出独具感召力的个性。起草综合文稿都是“命题”作文，创新也只能是规定范围内的创新，属于“戴着脚镣跳舞”，从这个意义上讲，文字综合的“写”比自由度宽得多的文学作品的写作更难，更需要有创造性思维。为此，综合文稿人员需要不断地全面了解本地本部门情况，扎根本地汲取营养，结合实际，不断创新。

如何做好办公室工作和秘书工作