中国水泥协会公文处理办法

（征求意见稿）

第一章 总 则

第一条 为中国水泥协会公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发[2012]14号），参照联合会公文运转的相关规定并结合本协会公文处理中的实际情况，特制定本办法。

第二条 公文是协会履行职能，服务政府、行业、服务企业、会员，处理日常公务的具有特定效力和规范体式的文书；是传达贯彻党和国家的方针政策，商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具；公文是记录协会活动的信息载体，是协会沟通力、执行力的重要保障，公文是协会管理水平的标志，同时也是协会工作人员的基本功和任职能力的重要尺度之一。

第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作应当坚持规范、精简、实用、高效的原则。

第四条 本协会各部门、分支机构要加强业务知识培训，协会全体工作人员应当学习掌握公文处理知识，提高公文处理能力。

第五条 协会将为公文处理工作创造必要的条件，不断改进办公手段，全面实行公文处理信息化，努力提高公文处理工作的质量和效率。协会的公文处理工作由秘书处负责具体负责。

第二章 公文种类

第六条 本协会使用的公文有：决议、纪要、意见、通知、报告、请示、批复、函8类。

第七条 决议，适用于协会理事会、常务理事会、会长会议讨论通过的重大决策事项。

第八条 纪要，适用于记载会议主要情况和议定事项。协会的会议纪要分为理事会纪要、常务理事会纪要、会长办公会议纪要、秘书长办公例会纪要和专题会议纪要。

第九条 意见，适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见一般分为参考建议性意见、表明意向性意见、工作指导性意见。意见可以用于上行文、下行文和平行文。

第十条 通知，适用于发布、传达要求会员单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通知属下行文，也可作平行文使用。

第十一条 报告，适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关询问。报告根据内容分为综合性报告和专题性报告。报告属上行文。

第十二条 请示，适用于向上级机关请求指示、批准。请示一般分为政策性请示、问题性请示和事务性请示。请示属上行文。

第十三条 批复，适用于答复下属分支机构和所属实体单位请示事项。批复一般分为批复和事务性批复。批复属下行文。协会批复下级的请示时，必须明确表态，若予否定，应写明理由。批复一般只送请示单位，若批复的事项需有关单位执行或者周知，可抄送有关单位。若请示的问题具有普遍性，可使用“通知”或其他文种行文，不再单独批复请示单位。

第十四条 函，适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函分为商洽函、询问函、答复函、告知函。函属平行文，有隶属关系的上下级机关之间不得使用函。

第三章 公文格式

第十五条 协会公文一般由紧急程度、发文机关标志、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、抄报、抄送单位等组成。

第十六条 紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。公文的紧急程度一般用3号黑体字，顶格编排在公文首页版心左上角。紧急公文中的“特急”是指：内容重要并特别紧急，已临近规定的办结时限，需特别优先传递处理的公文。“加急”是指：内容重要并紧急，需打破工作常规，优先传递处理的公文。 “特急”适用于2日内要办的紧急事项；“加急”适用于4日内要办的较急事项。

第十七条 发文机关标志。由发文机关全称“中国水泥协会”加“文件”二字组成。发文机关标志居中排布。发文机关标志一般使用标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

第十八条 联合行文时，需要同时标注联合发文机关名称，一般应使主办机关名称在前， “文件”二字置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

第十九条 发文字号。由中国水泥协会代字、年份、发文顺序号组成，编排在发文机关标志下红色分隔线上位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用括号“[ ]”标注；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。发文文号用3号楷体字。例：

中国水泥协会文件

中水协发[公元年份] ×号word/media/image1.gif

关于印发××××××××××的通知

第二十条 标题。由发文事由和文种组成，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法律、法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。标题用2号中宋体字，编排于红色分隔线下空一行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形。

第二十一条 主送单位。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

第二十二条 正文。公文的主体，用来表述公文的内容。正文，使用3号宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；标题一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

第二十三条 附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字位置编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应与上行附件名称的首字对齐。正文标题中已经标明所印发、转发的公文标题或主要内容的，文末不再将所印发或转发的公文列为附件。

第二十四条 发文机关署名。署发文机关“中国水泥协会”全称。

第二十五条 协会单独行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排协会署名。联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置。

第二十六条 成文日期。署会议通过或者协会负责人签发日期。联合行文时，署最后签发机关负责人的签发日期。成文日期一般编排于发文机关署名之下，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

第二十七条 印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。

第二十八条 协会单独行文时，印章端正、居中下压协会署名和成文日期，使协会署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，应使印章与各发文机关署名一一对应，端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应上距正文（或附件说明）一行之内。

第二十九条 公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，应当对行距、字距进行调整。

第三十条 附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应另面编排，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

第三十一条 抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关按上级机关、平级机关、下级机关次序排列。抄送机关应当根据工作需要确定。抄送机关编排在公文最后一页的下方位置。一般用4号仿宋体字，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

第三十二条 排版方式。文字从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心，特定情况可以作适当调整。如无特殊说明，公文格式各要素的字体和字号一般采用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

第三十三条 公文的版式按照《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）国家标准执行。

第三十四条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第三十五条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第三十六条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。法律、法规中已有明确规定的，不再制发文件；现行文件规定仍然适用的，不再重复发文；已标注公开发布的文件，不再翻印；协会负责人的讲话，不以正式公文形式下发；对使用电话、内部网站等途径可以办理的事项，不发正式公文。

第三十七条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
（二）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
（三）请示必须在事前，应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。正文末应当有请示语，在公文附注处注明联系人的姓名和电话。
（四）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
（五）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

第三十八条 协会行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

（二）协会不得向地方政府和会员单位发布指令性公文或者在公文中向地方政府、会员单位提出指令性要求。协会可以以函的形式向地方政府行文，商洽工作、询问和答复问题。

第三十九条 协会可以与相关政府部门、相应的社会团体和企业、事业单位（会员）联合行文，联合行文应当明确主办单位。

第四十条 协会秘书处根据授权可以代表协会行文；协会各分支机构负责人可以签发以分支机构名义对外的公文。

第四十一条 为方便工作，简化手续，协会的内设机构和分支机构根据工作需要，在规定的职权范围内，向有关单位和会员单位的内设机构行非正式公文时使用便函，协会内设机构之间根据工作需要也使用便函。便函的版头，由协会名称组成，不加“文件”字样。便函的发文字号按内设部门和分支机构代字自行编号，成文日期上署内设机构名称，加盖内协会公章或分支机构印章。协会各部门和分支机构代字：秘书处（秘），财务资产部（财），技术中心（技），信息与媒体中心（媒），矿山专业委员会（矿），特种水泥分会（特），助磨剂分会（磨）……。例：

中水协×[公元年份]便×号

第五章 公文拟制

第四十二条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第四十三条 公文起草应当做到：符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现协会明确意图，并同现行有关公文相衔接；一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼；文种正确，格式规范；深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见；公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致；机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第四十四条 协会公文起草首页要使用公文拟稿纸，内容和用打印稿；起草公文后，拟稿人需要交部门负责人初审，初审重点是，公文标题是否简洁明确，文稿的结构是否严谨，层次是否清楚，观点是否正确，情况数据是否准确等。部门负责人初审通过后签字，送秘书处负责人核稿，核稿重点是，行文理由是否充分，行文依据是否准确，文种是否正确，格式是否规范；核稿通过后签字，拟稿人呈送协会负责人签发。

第四十五条 未经秘书处核稿的公文，协会负责人不予签发。文稿核准签发后即为定稿，未经签发人同意，不得改动。

第四十六条 签发公文应当符合存档要求。不得使用圆珠油笔和铅笔，不得使用蓝黑色和黑色以外其他颜色的墨水。

第六章 发文办理

第四十七条 发文办理指以本协会名义制发公文的过程，包括复核、编号、校对、印制、用印、登记、封发等程序。

第四十八条 公文起草部门和秘书处应当在公文正式印制和发出前进行再次复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。不符合要求的公文，不予缮印和发出。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当提请签发人复审并签名。

第四十九条 公文签发后，由文秘部门统一编排文号。文号应当连续编排。编号后取消发文的，原文号重新使用；跨年度取消发文的，原文号不再使用。起草部门应当最终定稿的公文电子版，并以签发公文的原稿为蓝本，同清样进行校对，并负责印制。

第五十条 对已签发公文，由个部门公文起草人按照规定的标准格式统一印制，有秘书处统一加盖印章；印模效果应呈正面图样，清晰端正。

第五十一条 公文印成后，公文有起草人负责按主送、抄送去向分别装封和发送寄出；并送秘书处两份包括签发件存档。

第五十二条 电子公文是指在协会在网上发布和用电子邮件邮寄的ＰＤＦ版公文，协会给会员制发的电子公文与纸质公文具有行政效力，可以作为协会系统和协会内部处理公务的依据。

第七章 收文办理

第五十三条 收文办理指对收到公文的处理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、传阅、催办、答复等程序。

第五十四条 秘书处收文人员收到公文后，应当在对方投递单或送文簿上签字以示收到。

第五十五条 公文签收无误后，收文人员应当对来文进行登记。登记的内容主要包括：收文编号、日期、来文机关、文号、标题、密级、紧急程度、附件、份数、处理情况等。

第五十六条 对来文标有“特急”或“加急”字样的，秘书处应当优先进行审核，及时送下一环节办理。

第五十七条 经签收登记后，需要本协会办理的公文，应当由秘书处呈送协会负责人批办；协会负责人对秘书处呈送的公文提出明确的批办意见。

第五十八条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿，在规定的时限内办理完毕。紧急公文应当按时限要求优先办理，确有困难的，应当及时向交办的文秘部门或直接向协会负责人说明理由。

第五十九条 阅知性公文，根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅，秘书处应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

第六十条 经协会负责人批示或者交有关部门办理的公文，秘书处要负责督查催办；紧急公文应当跟踪督查催办，重要公文应当重点督查催办，一般公文应当定期督查催办。

第六十一条 公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。明确需要书面答复的，应予书面答复。

第八章 公文归档

第六十二条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》及档案管理有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料交秘书处整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第六十三条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理，保证归档公文的齐全、完整，准确反映本协会的主要工作情况，便于保管和利用。

第六十四条 归档范围内的公文，应当以“件”为单位进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒，并打印文件目录。归档文件整理的具体方法，按照全国档案行业标准《归档文件整理规则》的规定执行。

第九章 附 则

第六十五条 本办法由中国水泥协会秘书处负责解释。

第六十六条 本办法自2014年1月1日起施行。

中国水泥协会公文处理办法2013-11-21