浅谈秘书与领导的有效沟通

摘要沟通是秘书工作中及其重要的一部分，是秘书不可多得的一项技能。本论文首先论述了秘书与领导沟通的重要性，分析了秘书在与领导的有效沟通时所存在的问题，从与领导沟通时要认清自己的位置、与领导沟通时要学会未雨绸缪、与领导沟通时要有灵活的沟通方法这三个方面来解决与领导沟通所存在的问题，取得领导的重视与信赖，从而实现与领导的有效沟通。

关键词：秘书 ；领导；沟通

目 录

引言 1

一 秘书与领导沟通协调的重要性 1

二 沟通过程中存在的几个问题 1

（一）语言障碍 1

（二）心理障碍 2

（三）思维障碍 2

（四）心态障碍 2

三 秘书与领导的有效沟通的方法 3

(一)在与领导沟通时要认清自己的位置 3

(二)与领导沟通时要学会未雨绸缪 4

(三)针对不同领导采取不同方式 4

结论 4

致谢 5

引言

“秘书是连接企业内外和上下阶层的纽带和桥梁，在企业中发挥着极其重要的作用。而沟通是秘书工作中及其重要的一部分，是秘书不可多得的一项技能[1]”。尤其是秘书与领导的沟通是十分重要的一个方面。孔子云：“言不顺，则事不成。”秘书跟领导朝夕相处, 领导的思维、情绪常融于秘书的笔端, 而秘书的进谏、直言又对领导的决策起着积极的作用。拥有了有效的沟通技巧做事情才能事半功倍，反之，则往往会功亏一篑。因此秘书与领导的有效沟通在现代管理中具有不可替代的重要作用。所以我们必须要提高秘书与领导的有效沟通的能力。

一 秘书与领导沟通协调的重要性

所谓沟通能力就是能够清楚而有说服力地传递信息、想法以及观点,这些信息、想法以及观点包括学习、生活、工作、娱乐等各个方面。在人际互动中，沟通无所不在。从某种意义上来说，沟通不但是一种职业技能，而且也是一种生存的方式。秘书与领导是相随相应的、不可分离的[2]。作为一名秘书，想要当好领导的助手，除了需具备基本的专业知识和技能之外，更重要的是要做好沟通工作，不但能沟通，还要会沟通，也就是说要掌握沟通的诸多技巧并灵活运用。

众所周知，无论在日常生活还是在实际工作中，人们互相之间的关系都是非常重要的。有效的沟通可以增加上下级之间相互尊重、理解和信任,甚至相互支持和帮助,减少工作中的摩擦与矛盾,提高工作效率和工作成绩,促进情感交流,便于各项工作的胜利开展和完成，“沟通不是万能的,但没有沟通却是万万不能的[3]”。同样,如果秘书与领导不能有效的沟通也会影响双方的工作效率,对组织的各部门也会产生很大的影响。[4]因此,秘书与领导的有效沟通是非常重要的。

二 沟通过程中存在的几个问题

（一）语言障碍

沟通过程中不分对象,语言晦涩难懂,让人不知所云或者措辞不当,中心思想表达不清楚,思想表达不严密,让人产生误解。例如：对领导提出的问题发表评论时不假思索，轻易地表态或作绝对地肯定或否定；老说重复的话，提毫无建设性的意见建议，让领导觉得你的话没有含“金”量；对领导的赞美和恭维言过其实，让领导感到不真诚，让旁观者觉得是阿谀奉承。在任何情况下，都应摆正自己的位置，明白自己的身份，三思而后“言” ：不说过分的话 对没有考虑成熟的问题不乱发议论，不轻易表态 表达观点要简洁明了，点到为止；讲话语调要缓和，态度要诚恳，使领导真正体会到你在为他着想，从而虚心而又无所顾忌地听取和采纳你的意见。必要时可以采用幽默的语气。幽默是调节沉闷气氛，消除对立情绪，打破僵局的有效手段，一语双关，趣闻轶事、格言警句，夸张比喻等只要运用恰当，都会起到幽默的效果。一

（二）心理障碍

在与领导的沟通中，有的领导只顾用秘书,却不关心秘书的工作、学习、生活和进步。有的领导在秘书面前整天板着面孔,不苟言笑,让人望而生畏,有一种压抑感,因而秘书在领导面前,整天唯唯诺诺,噤若寒蝉,不敢多说半句话。这些都会导致秘书产生心理障碍。如：和领导沟通时秘书就会想自己的观点和建议会不会使领导生气、自己会不会挨批评、领导会不会对自己有看法等。所以秘书人员和领导沟通时要克服心理上的障碍,自信一些,不要怕出错,不要怕被拒绝。当然也有些领导跟秘书关系太随便。只有相互了解，才能相互尊重，才能克服各自的心理障碍，才能建立亲密的友谊,上班是主从关系,下班是朋友关系。

（三）思维障碍

领导的思维方式、观点立场是秘书起草文稿的重要依据。一个称职的秘书常把领导的思想火花自然地熔铸于文稿之中,体现领导的个性,不做官样文章, 不唱陈词滥调, 成一家之言, 让人看不出秘书捉刀代笔的痕迹, 有利于提高领导的威望。领导与秘书的思想沟通主要靠领导的言传身教, 靠秘书的揣摩体会。领导平常应向秘书打开心扉,敞开思想,对重大问题有明确的观点,不能望之像一团雾,下达指示模棱两可,飘忽不定,动辄甩出“你看着办吧”这类叫人难以捉摸、无所适从的话，这样也会严重影响工作效率。“秘书要善于捕捉领导思维中深邃灿烂的一瞬，一句警言，一段妙语， 都有深刻的思想内涵,要靠秘书去挖掘。常言道:近朱者赤。长期跟着某一领导人的秘书，耳濡目染，日积月累，也会形成类似领导人的思维方式,看问题跟领导人不谋而合，如出一辙，可谓心有灵犀一点通。”

（四）心态障碍

不能做到以心交心,以心换心。在沟通中不专心、不耐心、态度友善、不真诚,总是以领导者自居, 或者是说一套、做一套等,这是对沟通对象缺乏真诚和对对方不够尊重的具体表现。这些做法往往容易引起沟通对象双方之间的对抗和对立性,不仅增加沟通难度,甚至无法交流与沟通。实践经验证明,只要掌握和了解交流沟通中的一些技巧艺术,在实践中能够灵活运用,且能保持一种平和的良好的心理关系,就能取得理想的沟通效果。所以从心态上要以下三个原则：

思维同层次原则：也就是说在对待一件事上要跟领导保持在一个层次，都是本着为公司利益上着想，真正为公司办实事的原则。

尊重领导原则: 在领导做某项重要决策的时候，你再有意见也不能当场给领导指出，应该会后及时的委婉地表达自己的想法。在对待领导的思想的时候，不应该全盘否定，应该在领导思想的基础上加上自己的建议，让领导决定该怎么决策。“秘书向领导传递信息应坚持‘实、全、精’的原则,即信息要实在, 不能传递道听途说、子虚乌有的信息；信息要全面,不能以偏概全,以小充大,不能只报花好月圆、莺歌燕舞, 不报民怨胥愁、社会阴暗；信息要精, 要精选信息, 让信息有代表性、典型性[4]。”

服务领导原则:在领导需要的时候，先站在领导需要的岗位上，然后再完成自己的事情。

三 秘书与领导的有效沟通的方法

穆罕默德曾经说过：“山不走过来，我就走向山。”对于秘书来说，要想当好参谋，就要学会走向领导[5]。但是不同的领导有着不同的性格，在与他们的沟通当中，当然也要因人而异，特别要把握好以下几点技巧：

(一)在与领导沟通时要认清自己的位置

领导与秘书各司其职，秘书谋划，领导决策，工作的着力点相互不能代替，但领导与秘书的工作动态要经常沟通，要形成共振，才能提高效率。无论何时何地，秘书人员要切记自己是领导的助手，属于份内的事情要认真做好，除此以外不能擅做主张。要维护好管理层内部的团结，在向领导汇报、请示、反映问题时，不发表有关领导个人的议论，不当传话筒，不说不利用于团结的话。

领导一个时期的工作重点，应向秘书交待，秘书必须围绕领导的工作重点调研、收集反馈信息。遇有重大问题，秘书必须向领导及时报告，不能私自做主，“挟天子以令诸侯”或拖延时日，贻误大事。领导层的重大决策会议要让秘书班子参加，便于会后秘书具体部署安排。领导与秘书的工作沟通应建立在高度信任的基础上，用人不疑，无所隐讳。秘书对领导大事不能瞒，小事不能缠。

(二)与领导沟通时要学会未雨绸缪

领导每天需要面对和解决的事情很多，秘书人员注意与各部门的同事及时沟通，及时掌握某些内部动态情况，通过对内部动态情况的了解，积极地联系部门间的沟通和协调[6]。从而完成对信息的收集与整理,进而协助领导的工作.有效的完成，为了提高沟通的质量，秘书人员要提前把沟通的目的以及表达的方式思考成熟，对领导的工作日程也要有个清晰的了解，为上司节省更多的时间，摆脱各种麻烦和琐事，使上司有更多的心思投入公司的决策和重要的事务管理，提高领导工作的效率。还要对领导的心情做个大致的揣摩。领导者的心情如何，在很大程度上影响到你沟通的成败。当领导者的工作比较顺利、心情比较轻松的时候，如某些方面取得成功、节日前夕、生日等时候，心情会比较好，这是与领导进行沟通的好时机。这样既能节省时间，也能使沟通更为有效。倘若在领导日程排得很满、心情又很糟糕的时候去与之沟通，你的意见他很难听进去，不便于沟通[7]。这样往往会事倍功半，不但达不到沟通的目的，反而会使领导对秘书人员产生反感。

(三)针对不同领导采取不同方式

针对不同性格的领导，采取不同的沟通方法秘书平时在与领导的接触中，要学会观察．学会总结。针对不同性格的领导，找出适合与之沟通的方法。比如与冷静型的领导相处时，秘书人员可能会觉得对方难以捉摸，这就需要秘书人员善于观察，从领导日常的工作中去了解他的喜好。在与领导沟通的过程中，多聆听他的意见和建议，切勿自作主张；凡是领导交办的事务，务必要做到万无一失，对一些细微之处做到一丝不苟。这样相处一段时间后，就会取得冷静型领导的信任。雷厉风行、有魄力的领导通常性格爽快，很欣赏有才能的人。因此在与他相处时，可以大胆地提出自己的想法和建议，恰到好处地施展自己各方面的才能[8]。由于这类领导相当有魄力，所以只要秘书人员的建议可行，他都会支持。在和这类领导相处时，除了要扎实稳妥地办事之外，还要注意在领导面前把握好一个表现的“度”，尽管他爱才惜才，但是如果表现过头，会让这类领导认为我们是在故意卖弄，反倒弄巧成拙。虽然我们接触的领导性格各异，但是只要秘书人员在工作中兢兢业业，多思考、勤学习，加上巧妙使用沟通的技巧，那么我们就能从容面对。

结论

总之，秘书和领导的沟通对企业单位的和谐发展是非常重要的。在秘书与领导的沟通中，秘书跟领导朝夕相处, 领导的思维、情绪常融于秘书的笔端, 而秘书的进谏、直言又对领导的决策起着积极的作用。孔子云：“言不顺，则事不成。”因此，秘书工作者和领导沟通工作时，应摆正位置，把握分寸，化解不同的见解与意见，建立共识，才能推动工作的正常进行和发展。秘书在沟通中要正确地领会领导意图，及时地把握领导工作的需要，忠诚可靠，作风正派，能急领导之所急，供领导之所需，就能在从属地位主动地发挥辅助和服务作用，优化领导工作效果，提高领导工作效率。谨慎从事做好秘书与领导之间的沟通，无论对秘书还是对领导都是极为重要的，在秘书工作实践中，也是值得秘书人员准确理解和把握的很关键的问题。

致谢

最后，感谢我的同学和指导老师，是你们给了我很大的帮助，才能使我的论文顺利完成。

论文选材的时候我的同学给了我很大的帮助，并给我提供了很多有用的素材。我对你们表示衷心的感谢。在论文的写作过程中，指导老师给了我悉心的指导，如果没有她的精心指导我的论文也不会很快的完成。在此，我对我的指导老师表示真诚的感谢。

最后，再一次的感谢所有对我的论文我帮助的所有的人，谢谢你们!

参考文献

[1]王敏．试论领导与秘书的沟通[J] ．办公室业务，2005，(5)：15

[2] 任群．中国秘书学[M] ．重庆：重庆出版社，2005：133．

[3] 钟重明 朱霞．秘书与领导”沟”而不”通”的原因探析[J] ．秘书之友，2007，(8)：10

[4] 宋学军．有效提高表达与沟通技巧[M] ．北京：地震出版社，2007：89-90．

[5] 白平．秘书沟通与谈判[M] ．北京：北京人民出版社，2007： 125

[6] 杨宇光．人际沟通大智慧[M] ．上海：上海人民出版社，2006：135-136．

[7] 刘永凯，周丽．秘书语言学[M] ．湖南：中国工业大学出版社，1998：93．

[8] 乔伊．把握好沟通的尺度和交流的分寸[M] ．北京：地震出版社，2003：345-346．

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