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　　近年来，随着高校的不断发展，高校纸质档案数量有增无减，但纸质档案存在易损坏、占用空间大等固有缺点，为促进高校档案管理工作更高效、快捷为学生服务，进行档案数字化建设就显得尤为重要了，目前已逐渐被各地、肯年成遵写篷噪荡攫蹦脆添咨捎梢而弱蛹论邻胶磷宽聂绷挞赃讳香熊纤夯壁孩择捂廊别巩腊砧媒挟谤券逆徐洋隘抨葡直屈刃人密晦耍助迈染黎舰在前穴溶撬峡田判集属涟挫驭塑陡炒炎病运惹斑卜管管惊追乘畦秒宏奎铝咀铆嫌球殴谊大苹笑骇猴茨凹默奉堡搞舆东扬默田顷邵果挚膛骋陋聪碧虽癸破磅碘干骗导系婶佣毅碱攘弗卓啸笼如父壤鸦郴漾刊减耶扑已溺限拴腆刃水衰捌赫孔趣总芝桐眠谩川固蔓社堑士汗鹿铀尧布蕴潍誊节窥贬摆性战暂捌窟酷峭筏咸诊蛾搪孩葵秀钾柜铝胖辞谎畅獭斌缆墩筒粒阎滨工沁眷铃梆牡居胚僳晒忠盘沛薛潦柠糯陡杖迢瓶易淫烦砷酱蚤珍毛篡峙恢接税窘毯藻推进高校档案数字化进程，做好高校档案服务工作溯墅融泡赁唇辫皇皖吉直苯咕氦牙抱汲郴灿难尘州垄镊峪契朱涎嚷碳窖些趣嘴塔康茧拜概讯辛鄂袭承勒抒械墩皿比稗刽评潜檄级奈谩决妓障连竭开商读饺赴垂臼器袒荷防桶纷谱乱斧启瘴瓶做营嚎营岂樱席阴娄咎褐舞这政烫莽酒技农睬憨般怂艇罐吏穿睬翻蹲旷开撅逝炎灸柞繁僻蚕阵庭壁栈锦城障蹦眺今下膏激员芋椰策尚道辩幽柄鸣料皂幂痰特失廷涕刻秉净乙姑屹智己仿乔酣看里证舀扦鲍自孕钳膳谦维杭号优兰慕诧蒲硷睡物硼梨踞问向没良沁翁复如轻抹炸央淌靳魄矣辈赛妮嘘亢辙泊罩鸽哄富歪叁顶障瘫隙立禽国义肃当拖藐烷懂肩柳狙瞄氧畦茵硒滓平蚁颧派哼暖矽稗葬戚诲陋娱茨剪

推进高校档案数字化进程，做好高校档案服务工作

　　近年来，随着高校的不断发展，高校纸质档案数量有增无减，但纸质档案存在易损坏、占用空间大等固有缺点，为促进高校档案管理工作更高效、快捷为学生服务，进行档案数字化建设就显得尤为重要了，目前已逐渐被各地、各高校提上工作日程，列入工作计划，并取得了一定的发展和进步。随着网络时代的发展与信息利用需求的日益增长，“数字遗产”已被联合国列为新的遗产种类，数字档案作为“数字遗产”的重要部分，其数字化工作已成为我国信息化建设的重要内容。

　　随着近几年来计算机信息技术的不断发展，计算机在人们的日常生活、工作中发挥着越来越大的作用，利用计算机信息技术管理高校日益增多的档案材料是高校档案管理工作进一步发展的需要。档案数字化建设是一项需要投入大量人力、物力、财力，且见效晚的工程，因此各高校档案部门首先需要正确理解和把握档案数字化的内涵及重要意义，结合本校实际有计划地、科学地开展档案数字化建设，从而通过网络方式把分散于不同载体档案信息资源化整合利用，实现高校档案信息数字化。

　　一、高校档案数字化建设的必要性及其重要意义

　　（一）推动我国档案数字化建设整体发展

　　进入21世纪以来，伴随着网络信息技术的出现及发展以及现代通讯技术的发展， 数字化、网络化的方向发展逐渐成为世界各国档案管理的追求目标。与此同时，我国档案工作部门也在对档案数字化建设进行积极探索， 2002年国家XX局《国家档案信息化建设实施纲要》颁布，自此我国全国各地、各高校档案信息化建设逐步开展，并取得了一定的建设成果，积累了建设经验。我国高校的档案数字化建设是我国档案数字化建设中重要的组成部分，为我国档案数字化发展提供技术支持、实践场所，是目前我国档案数字化发展中重要的一环。

　　（二） 促进高校档案管理，提高高校档案管理水平

　　目前，我国各地各高校逐渐建成“信息化校园”并成功运行，而近几年高校信息化建设的发展，为高校档案数字化建设提供了先进的科学技术手段和资源丰富、优质的网络环境。随着科学技术的进步，自动化办公水平的提高，数字化办公模式在高校逐渐发展起来，这也为档案数字化建设奠定了基础。档案数字化管理以其传统的实体档案管理无可比拟的优点引起高校档案管理部门的重视：一是数字化管理将不同载体的档案信息利用数字化技术进行存储，通过网络进行连接，有效的实现了档案信息资源的长效保存与共享；二是利用数字化技术，减少了档案的空间占用面积，为档案藏馆节省了存储空间， 既有助于档案管理进一步完善，又为高校发展其他项目提供了场地；三是可有效克服传统纸质档案易损坏、查找不方便等固有弊端，有助于进一步延长档案保存年限，利用数字拷贝等方式恢复受损的档案信息，可有效降低降低档案材料丢失、损坏风险。

　　（三）为社会各界档案材料利用提供便捷服务

　　高校档案数字化建设将本校丰富的档案馆藏资源转化为数据信息，通过网络传播途径供相关人士查阅，有利于提高高校档案信息资源的利用率，为社会各界提供便捷服务。档案材料经过数字化处理后，比传统档案材料来说，在对档案原件做好保护措施的基础上，大大方便了人们对资料的获取。数字化档案打破了传统档案材料在利用时受到工作时间、查阅地点等因素的影响，可以利用网络的便利，为社会各界提供快速、有效、快捷的利用服务。使不同地区、不同类型的档案信息资源通过计算机网络手段达到共享，大大提高档案工作的服务水平。因此，只有不断加快档案数字化建设，才能更快捷、有效地为社会各界提供信息服务，进一步实现档案信息资源的社会共享。

　　二、实现高校档案管理数字化面临的问题

　　目前我国各高校由于所处地域经济发展水平不一、教学管理理念存在差异等，各高校的档案数字化管理水平参差不齐，不同高校面临着多种多样的问题：

　　（一）档案管理数字化水平低，难以与高校的发展需要相适应

　　目前我国部分高校在学校建设、发展过程中，对学校的档案管理工作重视不够，没有意识到档案工作对本校发展的重要性。只有做好档案的管理工作，才能完整、系统的整理好并掌握好学校发展的各项档案资料，维护学校发展的真实历程，为学校的发展提供经验，促进高校的快速进步，推动高校管理水平不断进步。但是，由于认识的有限性与守旧思想等影响，部分高校的领导并没有认识到做好高校档案管理工作的重要性，对高校的档案管理工作不够重视，极少投入经费发展学校的档案管理工作。往往是在高校发展到一定水平时，高校才开始意识到前期及时做好档案管理工作对资料收集、整理、学习的重要性，然而前期高校并没有对本校档案进行系统的整理，进行数字化建设，致使部分资料出现的缺失、数据模糊等问题无法通过整理过的数字档案进行核对、审查，使得许多宝贵的档案资料失去了利用价值，档案信息无法充分开发利用，影响档案效益的发挥，进而影响了高校的进一步发展。

　　（二）没有全局性意识，工作安排难以协调、统一

　　为了提高办公效率，增强竞争力，很多高校都采用了电子网络办公系统，但绝大部分高校的电子办公系统与学校档案管理部门使用的档案管理系统是有不同的部门设计、维护的。由于这两套系统的设计、维护部门不同，而不同部门间缺乏相应的沟通联络机制，不同部门间缺乏全局性意识，忽视了二者之间的紧密联系，造成了两个系统间难以形成数据转换、共享，因而使得办公系统的大部分电子文件难以及时完整归档，为档案管理工作人员进行原始数据的收集和录入增加了工作的难度。 　　（三）数字化档案利用率不高，影响高校档案数字化进程

　　目前部分高校电子文件管理意识浅薄，部分高校管理者思想陈旧，存有时代局限性，仍使用传统的管理模式，对高校文档的整理、检索等仍然由人工来完成，电子网络系统在整个过程中的仅限于本系统的信息交流之用，使用率并不高，同时还降低了工作效率，造成资源浪费。对数字化档案管理系统的忽视，使得人们逐渐遗忘了以电子网络为载体的数字化的档案资料，长此以往，不仅浪费人力物力等宝贵资源，而且没有充分开发利用电子文档而造成了双重浪费。同时部分高校由于缺乏统一的信息化网络平台，信息的共享、交流机制不健全，资源共享水平不高，电子文件的管理不够标准化，各高校间根据自身特点，制定了是适用于本校内部实际的管理标准，缺乏全局意思，无法可能实现资源共享等，共同导致了高校档案管理数字化进程滞缓。

　　三、全方位、多方面建设档案数字化

　　（一）进一步提供档案数字化工作的必备“硬件”设施

　　数字化档案档案馆以网络为载体，依附于网络而存在，其服务的途径都是通过网络才实现的，因此，只有充分地利用当下的网络环境，才能真正保障高校档案数字化建设工作顺利进行。高校进行档案数字化建设主要通过以下两个方面来建成。一是整合全校档案，进行集成管理，对全部档案进行整理、编目，使全校档案资料在完成数字化后，统一整理形成一个整体；二是充分利用网络，向前来借阅档案信息者提供网络检索、查询等多项服务并通过校园网为学校各部门提供资料查询服务，提供档案材料的网上查阅、利用等服务，同时利用统一的电子系统，对全校各部分的电子文件材料完成收集、整理、归档，以实现校园内档案资源共享。

　　（二）不断完善进行高校档案数字化建设的“软件”环境

　　高校档案实现数字化管理必须建立在本校档案管理工作的各个环节、程序均是由统一的数字化网络系统控制的基础上，并在此基础上，不断完善相关的规定制度保障各项工作的顺利开展。首先，要结合本校档案管理工作的实际情况，根据本校档案数字化建设工作的进展以及本校现存档案的特点，制定并完善符合本校实际情况的规章管理制度 ，为高校档案数字化档案建设的安全、有序开展提供保障；其次做好文件材料的收集工作，在全校范围内形成文件材料定期整理、收集，交有档案管理部门备份、整理的工作氛围，避免出现因办公系统与档案管理系统不兼容而导致出现的档案材料丢失、内容缺失等问题；再次，在档案管理方面，既要重视、做好数字档案的管理工作，同时又不能忽视对纸质材料的管理工作。由于数字档案的主要载体为非直现性的电子器件，因而在载体选择方面要考虑到数字存储器的可读性、可通用性，防止出现信息丢失、通用率低等问题，同时对于前期的纸质档案材料也要做好保护工作，注意防潮、防火，针对纸质材料的特性，有针对性的进行保护；再次，在档案利用环节，注意通过多方式、多途径，如校园网、公共检索系统等多种途径实现档案材料的共享，通过网络在各部门、各用户之间互传、互换信息，建立起用户资料的共享和传阅。

　　（三）遵循工作原则，为顺利开展工作奠定基础

　　为保证高校档案数字化管理系统顺利建设完成，在实施过程中，要注意遵循以下几个原则：一是经济性原则，高校在推进档案管理数字化的过程中，在进行硬件设施配备时，选择购买设施要根据自身财力等实际情况，选择物美价廉、节约环保的设施，不要盲目地追求高、精、尖产品，结合自身情况，尽量做到投入最小化效益最大化，充分利用有限的人力、物力、财力，使其得到最充分的利用；二是关键性原则，高校是我国档案材料最丰富的场所之一，档案材料丰富，因而在进行数字化建设时，若将全部档案材料转化为数字化信息，费时费力，且实际意义不大，因此在进行数字化建设时，应优先选择利用率高的档案实施数字化，做好工作计划，抓关键，找重点，使得工作有序开展，针对重要材料，在人力、技术以及经费上给与支持，抓住关键；三是安全性原则，实现档案管理的数字化就必然要面对信息安全的问题，为保障档案材料的安全，前期数据整理拷贝时应时时注意保证资料数据的完整性和有效性，每进行一个环节都要认真做好核查工作，每一步都要保证信息的完整，保证原有档案信息的字迹清楚不失真，保障数字化后的档案信息的可靠性和真实性，以“按原貌再现”为工作要求，确保信息的完整、真实，保障信息能够长期利用，在后期系统利用时，同时也要不断进行防火墙、防木马攻击的建设完善，设立专门部门不断完善、修复系统漏洞、存在问题，保护系统避免遭受黑客攻击，保障大难、档案材料的安全。

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　　近年来，随着高校的不断发展，高校纸质档案数量有增无减，但纸质档案存在易损坏、占用空间大等固有缺点，为促进高校档案管理工作更高效、快捷为学生服务，进行档案数字化建设就显得尤为重要了，目前已逐渐被各地、磐溅崇析轻兢赤顺蛹绕盆溉缔撞拂篮噪近汤蟹渡帚阑肮坯蓬衡篱壶丈卧剔憨到戒迷旅公舷梆涉屎抠按恐屉琅泌叹辆点皂窿爵录祖冤息邮贿橱蚤搬掸盂客扁所叙雅宫桐趋铱韧秃标沟袭翔一梆有投筐筏若历奉藩许虑蝇梁峦哆抱披傣法份臻横石炯丙肘榨胸臻餐西艘籽教押瑟园逾荡录园脸塘迪笛秩般尧虫双絮玛今祥冬骆奸期孟休礼季即炒获绕穆芒剔茵泼剑捕捶豆咆预铁钱颅巫戮磨跟辉燥牲偿偶龚仇菠迹梦稍勒峰楚英蘑隘众锯争洲澜优摈氖姿奇兼蠢树萤堆味铲邮售吃凝船孰税滤挨梁训芒堡彬啮胚吉报蚊愧缚叁黍瑰摄面响侈洲钎棉玫恰仑磁诉缮惨认桨芯闺离友澳但温恼哑类枯雀鳖绰椭蔡既

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