员工人事档案管理办法(试行)

(**年1 1月26日印发**年8月16日修订)

第一章 总 则

第一条为加强****建设集团公司(以下简称**集团)员工人事档案管理工作，提高管理水平，根据劳动部、国家档案局《企业职工档案管理工作规定》的要求，并结合**集团实际，特制定本办法。

第二条员工人事档案是**集团人事管理部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察职工的依据。

第三条**集团员工人事档案管理是企业管理的一项基础工作。

**集团下属各分公司要提高认识，加强领导，按照档案完整、真实、条理、精炼、实用的要求，认真做好职工人事档案管理工作。

第四条**集团员工人事档案管理工作，必须贯彻执行党和国家有关档案管理及保密工作的法规、规定和制度。

第二章档案管理

第五条**集团员工人事档案管理工作，按照统一管理、分级负责的原则进行管理。

**集团对所属各分公司的员工人事档案管理工作进行指导和监督、检查，办理**集团所有员工的人事档案调入手续，并负责管理**集团总部员工、各分公司领导班子成员的人事档案；各分公司负责所属单位员工人事档案的转出和日常管理工作。

第六条管理职责

(一)保管员工档案；

(二)收集、鉴别和整理员工档案材料；

(三)办理员工人事档案的查阅、借阅和转递、统计等工作；

(四)登记员工职务、工资变动情况；

(五)为有关部门提供职工情况；

(六)做好员工档案的安全、保密和保护工作；

(七)定期向**集团综合档案室移交死亡员工人事档案；

(八)办理其他有关事项。

第七条各分公司都要配备具有本科以上文化程度的中共党员担任专(兼)职员工人事档案管理员。

第八条档案管理工作人员守则

(一)忠于职守，刻苦钻研业务，努力提高档案管理水平；

(二)严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容；

(三)坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事；

(四)工作调动时，必须做好档案和档案材料以及有关业务文件的移交工作。

第三章档案的内容和分类

第九条**集团所属各分公司对所管理的员工都要建立员工人事档案。

第十条员工人事档案的内容和分类如下

(一)履历材料；

(二)自传材料；

(三)鉴定、考核、考察材料；

（四）评定岗位技能及学历材料(包括学历、学位、学绩：培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料)；

(五)政审材料；

(六)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；

(七)奖励材料；

(八)处分材料；

(九)招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；

(十)其他可供组织参考的材料。

第四章档案材料的收集、整理和归档

第十一条凡在对员工进行考察、考核、培训、奖惩、调动等工作中形成的档案材料，必须认真地进行收集、整理、立卷、归档，以保持员工档案的完整。

第十二条对员工人事档案材料收集工作应做到及时、准确、安全、保密。

第十三条员工人事档案管理部门要经常了解和掌握形成员工档案材料的信息，主动沟通，及时向形成材料的部门收集应归档的材料；人事档案材料形成部门也要及时主动地将材料送交人事档案管理部门，最迟不得超过一个月。

第十四条档案存放地与工作地不一致的员工人事档案材料，由其现工作单位人事档案管理部门负责收集应归档的材料，整理登记后及时送交其档案存放单位，并履行相关手续。

第十五条员工人事档案材料应是办理完毕的正式文件材料，必须保证完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确、手续完备，需要组织审查盖章或本人签字的必须经盖章签字后方能归入档案。

第十六条员工人事档案材料，统一使用190MM×260MM规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水及复写纸书写。

第十七条对员工档案材料，必须根据党和国家有关文件精神及《企业职工档案管理工作规定》的有关要求进行认真的鉴别，对符合要求的进行归档。

(一)头尾不清、来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档；查不清楚或对象不明确的材料，不能归档；

(二)不符合归档要求、手续不完备的材料，要及时退回材料形成部门补办手续，材料形成部门必须在7日内补办完结后返回。

第十八条凡是属于归档的材料应根据档案材料分类标准，进行整理、立卷、归档。

第十九条每卷档案目录放在卷首，每类目录之后，要适当留些空格，以备补充档案材料之用。档案要按规定的类别进行排列，并在每类第一页的右上角贴分类标签，每类档案材料应按材料的内在关系和形成的时间进行排序。

第二十条对于立卷后的职工档案要装订成卷，经检查合格后，方能归档入库。

第五章档案的保管与保护

第二十一条根据安全保密、便于查找的原则要求，应对职工档案进行严密、科学地保管。

(一)要对档案库房的防火、防潮、防蛀f、防盗‘防光等设施和安全措施进行经常检查。

(二)建立员工档案登记和统计制度，每年要全面地检查核对一次，发现问题及时解决。

第二十二条员工档案的卷皮、目录和档案袋等用品的规格样式实行统一的规格标准。

第二十三条 按规定需要销毁职工档案材料的，必须经单位分管档案工作的领导批准。

第二十四条 严禁任何人私自保存他人档案和利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。

第二十五条员工档案工作人员及其在本单位直系亲属的档案，由所在单位领导指定专人保管。

第二十六条员工死亡后，其档案由人事管理部门保存五年后移交企业综合档案部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄人物、国家和部省级劳动模范死亡后，其档案由企业综合档案部门按规定向有关档案馆移交。

第六章档案的提供利用

第二十七条因工作需要需查阅和借用职工档案的，应按下述规定办理

(一)查阅员工人事档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信，填写《查(借)阅职工档案审批表》，经分管员工人事档案工作的领导批准签字后方可查阅；

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