分布式环保档案信息资源共享系统研究

诸云强/徐敏/朱琦/冯敏/宋佳/杜佳

2012-11-7 16:50:28　　来源：《档案学通讯》(京)2011年4期

　　【英文标题】On Information Resource Sharing System of Distributed Environmental Archives

　　【作者简介】诸云强（1977-），男，博士，中国科学院地理科学与资源研究所资源与环境信息系统国家重点实验室副研究员，主要研究方向：地学信息共享，出版专著1部，发表论文30余篇；徐敏，朱琦，环境保护部信息中心（北京 100029）；冯敏，宋佳，杜佳，中国科学院地理科学与资源研究所资源与环境信息系统国家重点实验室（北京 100101）。

　　【内容提要】环保档案信息资源共享对于环保档案信息资源的开发利用与流动增值，服务于探索环保新道路具有重要的意义。本文在充分总结国内外环保档案信息化管理与共享研究的基础上，对环保档案信息资源共享的需求进行了详细的分析。

　　Environmental Protection Archival Information Resources (EPAIR) sharing is very important for developing & using EPAIR and to promote its values. It will strong support exploring new road of environmental protection enterprise. Based on summarizing the progress of EPAIR management and sharing at home and abroad, this paper analyzes in detail the requirements of EPAIR sharing which includes functional and security requirements.

　　【关 键 词】环保档案/信息资源共享/需求分析Environmental protection archives/Information resources sharing/Requirement analysis

　　1 前言

　　环保档案信息资源共享已经引起了环境保护行政主管部门和学术界的重视。2009年环保部专门召开环保档案专题会，强调要实现环保档案的信息化、数字化、规范化、标准化和高效利用。2010年5月，时隔16年全国环保系统档案工作会议在广东东莞召开，环保部周建副部长在讲话中指出：环保档案资源是民生资源、社会资源、政府资源和公共资源，要努力开发应用环保档案资源，拓展资源效益，搭建平台，共享信息成果等[1]。国内学者在充分认识环保档案特点（来源广泛性、内容综合性、时空特征性和应用久远性等）的基础上，指出环保档案信息资源的价值和重要作用（准确可靠的决策依据、真实有效的凭证作用、巨大的潜在性效益等）[2][3]，呼吁要更新观念、提高认识，调整服务方式、拓宽服务渠道，充分利用信息化的手段，处理好开发利用和保密的关系，大力提升环保档案信息资源利用的水平[4][5]。

　　为了规范数字资源长期保存系统，美国国家航空航天局（NASA）提出了开放档案信息系统（OAIS）。OAIS是一种致力于数字信息长期保存和利用的参考模型和基本框架体系，规定了数字信息长期保存系统的功能模型、信息模型、互操作模型和长久保存的管理策略[6][7]。基于OAIS，许多组织和公司开发了一系列富有特色的成果。如美国国会图书馆领导实施的“国家数字信息基础设施和保存计划（NDIIPP）”、加利福尼亚大学的数字保存仓储（DPR）、荷兰国家图书馆的长期存储和大规模电子出版物的e－Deport系统以及澳大利亚的ADRI项目等，国内北京东方飞扬软件股份有限公司的ESOAIS数字档案馆系统、国家图书馆的保存元数据方案、北京大学数字图书馆研究所等提出的中文元数据标准框架、中科院数字档案馆建设等等。欧美发达国家档案界提出并采用档案编码著录规则（Encoded Archival Description, EAD）。EAD基于SGML（Standard Generalized Markup Language），通过DTD（Document Type Definition）定义档案文献的结构和内容，可以不经转化将文献直接在网上进行发布，以此规则编码的档案检索工具可在任何计算机平台上进行查寻、检索、显示、交换[8]。国际档案理事会提出了电子文件管理软件设计的原则和功能需求[9][10]。提出电子文件管理软件系统应该遵循的8大原则，包括：软件平台必须以标准化的元数据为核心，确保软件系统跨平台、跨域的互操作，采用开放的标准和保持技术的中立，具有利用开放格式进行大批量导入和输出的能力，必须确保信息资源的安全，尽可能自动产生元数据以及软件系统必须易于使用等。同时，规定了电子文件创建（捕获、标识、分类）、维护（控制安全、融合、保留、迁移、处置）、分发（搜索、获取、可视化）和管理四大功能模块。

　　上述研究主要集中在档案的长期保存、管理和访问上，即使是OAIS提出的六大功能模型（收集、存储、管理、保存规划、访问、系统管理）中缺乏对于跨单位的档案交换和共享功能的专门描述。因此，在这样的背景下，开展分布式环保档案信息资源共享系统的研究具有重要的意义。本文依托环保公益性行业科研项目：环保档案信息资源共享框架构建关键技术与示范研究，将对分布式环保档案信息资源共享系统的内涵特征、总体架构、功能体系和部署应用模式进行详细的讨论。

　　2 环保档案信息资源共享需求分析

　　信息共享是指在一定程度的开放条件下，同一信息资源为不同用户共同使用的服务方式[11]。何建邦等认为：从信息共享的表象看，共享是信息的共同使用，但从信息共享的本质特征上看，信息共享必须解决信息质量最优化，共享程度最高效等实质问题，其核心是需要对信息技术进行不断创新，对使用规则进行共同约定[12]。因此，环保档案信息资源共享不仅包括环保档案信息资源的交换、共享访问，而且还应包括为提高环保档案信息资源质量的著录管理过程。

　　2.1 环保档案信息资源共享功能需求

　　根据《环境保护档案管理办法》规定：县级以上地方各级环境保护行政主管部门对本辖区环境保护档案工作实施监督管理，并在业务上受上级环境行政主管部门和同级档案行政主管部门的监督、指导和检查。因此，环保档案信息资源共享功能需求主要体现在以下几个方面：

　　本单位内部员工能够按照权限进行本部门环保档案信息资源的著录、归档、管理，对本单位环保档案信息资源进行检索和按权限的访问、查阅。

　　环境保护行政主管上级部门需要查看到下级单位环保档案信息资源的目录及元数据信息，以便能够全面准确地了解、掌握下级单位环保档案信息资源的状况，方便对下级单位环保档案工作的监督和检查。

　　下级单位也希望能够实时接收到上级单位相关的环保档案信息资源，特别是文书档案。

　　环保系统不同行政区划的同级单位也存在相互调阅环保档案信息资源的需求，特别是开展跨区域的合作研究、发生跨区域环境污染事故时，希望能够快速调阅相关的档案信息。

　　其他部委的相关单位或社会公众希望能够查看对外公开的环保档案信息资源。

　　2.2 环保档案信息资源管理功能需求

　　当前，我国各省采用的环保档案管理系统并不统一，甚至于在县市层面大部分还没有对环保档案进行信息化管理，更缺乏与共享系统一体化的管理系统。因此，想要开展全国一盘棋的环保档案共享，首先要解决环保档案信息资源管理的问题。环保档案信息资源管理的功能需求主要包括：

　　环保档案著录归档管理权限设置。对环保档案信息资源著录、归档、管理的人员及其权限进行分配。

　　环保档案著录模板设置。对不同级别（文件级、卷宗级等）或不同类别（文书、科技、多媒体等）的环保档案的著录元数据项进行设置。

　　环保档案著录。利用计算机系统录入分类、分级的环保档案元数据信息，以及档案全文原件及其附件信息。可以单条记录录入，也可以批量导入（如自动接收电子政务平台或业务系统中已有的文书或业务文件信息）。

　　环保档案归档。对已著录的档案进行完整性、规范性、安全性等方面的审查，确定保管期限进行归档。

　　环保档案查询借阅。按权限进行环保档案的查询检索，在线浏览或离线借阅等。

　　环保档案统计分析。可以按照类别、年度、处室等对环保档案进行统计。

　　2.3 环保档案信息资源共享安全需求

　　环保档案作为对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，涉及国家安全和社会稳定。因此，在环保档案信息资源共享利用过程中，必须要处理好安全的问题，要做到内外有别，对未公开档案一定要把好关，严格掌握。以维护国家的根本利益[4]。根据《环境保护档案管理办法》规定：“环保部门保存的档案主要供本部门利用。其他系统或部门的工作人员查阅档案时，需持本单位介绍信，说明利用目的和范围，并经环保部门有关负责人批准后方可查阅。查阅涉及党和国家秘密的环境保护档案必须经过分管档案工作的行政领导及保密部门批准；查阅未公开的档案，必须经过有关业务部门负责人批准；摘录和复制档案，必须经过环保档案管理机构负责人批准。”因此，环保档案信息资源共享的安全需求主要包括：

　　本单位内部员工根据授权的用户名和密码及权限，可以查看档案目录及相应的全文及附件信息。用户名和密码仅在本单位局域网中使用，在公网上不可以使用。

　　环保行政主管部门上下级之间的档案信息资源交换只进行目录级、元数据的交换。根据“环保档案信息资源交换管理办法”（需要环境保护行政主管部门制定）各单位可以控制交换哪些档案目录和元数据，其他单位只能看到档案目录和元数据，而不能浏览档案全文。环保系统档案信息资源的交换基于环保政务专网进行。

　　对于没有到开放期限的环保档案，只公开档案的目录。合法公民和组织经系统身份验证后可查询未开放的档案目录，以及已经开放的环保档案全文信息。环保档案信息资源的公开，需要单独设置公开库，环保档案公开库与环保档案内部全集库要进行物理上的隔离，公开库放置在外网，环保档案库放置在内网或专网上。

　　注释：

　　① 环保档案信息资源共享需求，主要基于对环保部办公厅文档处，以及在全国环保系统档案工作会议上对各省市环保档案管理部门的调研整理形成。

　　【参考文献】

　　[1]蔡方，曹金庆．全国环保系统档案工作会议召开[N].中国环境报，2010(5).

　　[2]吴文超．环境保护档案的特点及开发利用[J].山东环境，2000（增刊）：32－33.

　　[3]孙青霞．合理开发环保档案信息资源为改善环境质量和经济建设服务[J].山东档案，2001(2):16－18.

　　[4]史海珠．环保档案的开发利用初探[J].青海环境，1992,2(4):165－167.

　　[5]杨玉莲，王新梅，姜桂清．环保档案信息的开发与利用[J].黑龙江环境通报，1997,21(1):66－67.

　　[6]钱毅．OAIS对数字档案馆系统技术路线和管理策略的启示[J].档案学研究，2009(4):46－49.

　　[7]CCSDS, NASA. Reference Model for an Open Archival Information System(OAIS)[R]. CCSDS 650.0-B-1 BLUE BOOK. 2002.

　　[8]徐维．EAD－构架档案资源网上共享的桥梁[J].中国档案，2000(9):45－47.

　　[9]ICA. Principles and functional requirements for records in electronic office environments MODULE 1-Overview and statement of principles. International Council on Archives. 2008[OL]. http: //www.ica.org/sites/default/files/ICA% 20Overview-principles%20and%20Functional%20Requirements%20Module%201.pdf.

　　[10]ICA. Principles and functional requirements for records in electronic office environments MODULE 2 Guidelines and functional requirements for electronic records management systems. International Council on Archives. 2008[OL]. http://www.ica. org/sites/default/files/ICA-Guidelines-principles% 20and% 20Functional%20Requirements%20Module%202.pdf.

　　[11]诸云强．地球系统科学数据共享关键技术研究[M].北京：科学出版社，2009.

　　[12]何建邦，闾国年，吴平生．地理信息共享的原理与方法[M].北京：科学出版社，2003.

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