XXXX阀门集团有限公司

作业指导书

发货管理规定

XXXX/ZD27-2012

（控制状态：受控）

编制/时间：

审核/时间：

批准/时间：

2012年02月08日发布 2012年02月15日实施

地址：温州三桥工业区XXXX工业园 邮编：325102

1 目的

为规范发货流程，明确相关人员的工作职责，确保发货准确、即时。

2 适用范围：适用于公司与发货相关的管理工作。

3 职责

3.1 发货组长：

3.1.1按《销售计划单》、《发货通知单》和《发货清单》、的要求催货、备货和按《销售出库单》进行发货；

3.1.2做好与车间主任、成品仓库员、油漆、包装组长、外协组长、保安和制单员的横向联系工作；

3.2 油漆组长：在发货组长外出时，并通过书面文件、手机信息或电子邮件授权的情况下，全权负责发货事宜，承担发货组长的责任；

3.3 制单员：负责《发货通知单》和《发货清单》的制单和发放；

3.4 财务应收：每天对制单员的《发货清单》和成品库的《销售出库单》及保安上交《发货清单》进行入账，落实货款到账；

3.5 外协组长：按《采购合同》的要求催货和备货；

3.6 外协司机：外协产品入厂及时告诉发货组长；

3.7 保安队长：按要求放行出厂货物，当班保安须在每天8：00钟前，把前一天的黄色《发货清单》送给财务应收；

3.8 质保经理：负责发货产品的检验及相关随机资料，并签字确认在《销售出库单》上；

3.9 大小成品库仓库员：按要求及时入库和销售出库并做好账目，确保及时、准确。

4 工作程序

4.1 销售部制单员按合同规定的交货期，在发货前，制三联《发货通知单》，第一联（发货组）、第二联（大成品仓库）、第三联（小成品仓库），制单员把三联《发货通知单》发到发货组长，发货组长签字后，须及时下发到大、小成品仓库。

4.2 产品在试压、底漆完工后，并经检验合格搬运到成品库入库，成品库在ERP系统下开具《入库单》入库，仓库员应根据《发货通知单》中产品信息，做好与装配车间主任和发货组长的联系工作。如果交货期急，阀门可先由油漆组长作油漆、包装处理，不用搬运到成品库。

4.3 发货组长根据《销售计划单》、生产进度控制表和《发货通知单》的情况查货和催货，并及时在ERP系统下的成品库查看货源情况，如仓库内有《销售计划单》上所列的成品，发货组长及时通知制单员开《发货清单》。制单员需打印两种格式的《发货清单》，第一种有价格的《发货清单》共两联，第一联存根联（制单员保存、白色）、第二联财务联（红色）；第二种无价格的《发货清单》共四联：第一联 大口径成品库（白色），第二联 小口径成品库（红色），第三联 质保联（绿色），第四联 门卫联（黄色）。《发货清单》上应注明包装负责人提供的包装费用，同时审核《发货清单》。制单员开好《发货清单》后，外贸产品《发货清单》（有价格）交外贸员签字，内销产品《发货清单》（有价格）交区域经理签字。《发货清单》签字完华后及时把有价格和无价格的《发货清单》送给发货组长，发货组长分别有价格和无价格的《发货清单》上签字，并收取门卫联（黄色）《发货清单》；制单员将无价格的《发货清单》的大口径成品库

联和小口径成品库联分给大小仓库各一联作为记账凭证。

4.3.1铭牌、合格证必须由检验员凭计划单，登记签字领取。铭牌、合格证管理者不得对非检验员进行发放，一经发现罚100元/次。销售业务员等非检验员私自拿铭牌、合格证的一经发现罚500元/次，必要时，公司追究法律责任。

4.3.2 对新客户，特殊订单，发货清单由区域经理签字后转交市场部负责人签字、确认后方可发货，区域经理没有要求市场部负责人签字，而将发货清单直接传递到发货组的，经发现罚100元/次。造成损失将追究法律责任。

4.3.3没有质保部在《销售出库单》签字确认的产品不得发货，发货组将货发掉，一经发现扣200元/次，必要时，公司追究法律责任。

4.4 若外贸员或区域经理不在公司，制单员必须通知他们发货信息，由外贸员或区域经理授权指定代签人。外贸员或区域经理回公司后，必须到财务应收处的财务联（红色）《发货清单》和制单员保存的存根联（白色）《发货清单》上补签。

4.5 发货组长及时与喷漆和包装负责人加强沟通，喷漆和包装负责人应按公司文件要求进行喷漆和包装（制作装箱单，挂合格证，挂铭牌，放说明书、包装

等事项）。在包装之前，发货组必须通知终检员按要求对成品进行最终检验（包括核对铭牌、合格证与产品一致等），不合格项责令改正，并在《产品最终检验记录》中做好相应记录，经检验合格后。 发货组凭《销售出库单》进行发货。从提货到包装完毕的整个过程，发货组长必须控制好进度。

4.6 《发货清单》经发货组长签字后，由制单员送财务联（红色）《发货清单》

给仓库员，仓库员按《发货清单》开具《销售出库单》，并把财务联（红色）《销售出库单》附在《发货清单》（红色）后面交给制单员。制单员把质保联（绿色）《发货清单》交质保部经理，由质保部经理准备相关的文件资料等。

4.7 外协组长按《采购合同》的要求催货和备货，外协成品入库须由外协检验员开《检验入库单》，外协司机须及时交给发货组长，发货组长须查点数量，如入厂外协产品数量与《检验入库单》上的数量相一致，则成品库仓库员在《检验入库单》上签字后入库，如数量不符须及时通知外协司机处理；《检验入库单》上须注明外协厂家名称；如外协产品还需加工，仓库员需开二联《外协产品加

工单》，第一联（生产部）﹑第二联（财务部），仓库员把两联《外协产品加工单》交生产部经理，生产部经理须及时安排加工，加工完成详细填写加工费用，并把第二联（财务部）的《外协产品加工单》送给财务应收；外协组长和外协司机须配合发货组长的工作。

4.8 严禁销售员或外协组长在外协产品未进公司就直接发给顾客，如出现此类发货事件，销售员或外协组长罚款500元/次，必要时，公司追究法律责任。

4.9 货物出厂前，发货组长须把客户支付的运输费用详细的注明在《发货清单》上，发货组长把门卫联（黄色）的《发货清单》交司机，司机在出厂前把《发货清单》交给保安，保安见经发货组长签字的《发货清单》方可放行，如果在放行过程中发现任何可疑情况应及时报告生产副总。同时，发货组长把客户支付的运输费用告诉制单员，由制单员在ERP中的《发货清单》上增加客户支付的费用。当班保安须保管好《发货清单》，并在每天8：30前，把前一天的《发

货清单》送给财务应收；保安队长要督促保安认真完成好工作；

4.10发货组负责人核对《发货通知单》和《发货清单》，同时核对《发货清单》和发货产品，如错发货物，公司追究发货组长和相关人员的责任。

4.11 发货后，制单员及时把财务联（红色）的《发货清单》交财务应收。财务应收收到保安上交的门卫联（黄色）《发货清单》后，根据合同核对入帐，必要时与销售部和顾客联系货款是否到帐的相关事宜；如未收到保安部上交的门卫联（黄色）《发货清单》，须及时向保安队长或人事行政部通报情况。

4.12 如发货组长外出须通过书面文件、手机信息或电子邮件授权油漆组长履行

发货组长职责，全权负责发货事宜，承担发货组长的责任；油漆组长须尽力工

作。

4.13仓库员严禁私自发货，如违反本规定，公司将罚款200元/次，情节严重公司开除并追究法律责任。

4.14 特殊情况：

4.14.1在制单员已经下班的情况下（21:00钟后），需要当天紧急发货的，请发货组长电话联系负责所发货产品的业务员，确定是否必须当天发货，并电话联系生产副总是否同意特殊情况下发货。如果业务员和生产副总都同意当天紧急发货，发货组长用手写的形式自己开两联《发货清单》,注明情况并经生产副总同意。《发货清单》第一联交司机，第二联（存根）自己保存。

4.14.2门卫收到手写的第一联《发货清单》必须与生产副总电话核实同意发货后方可放行。

4.14.3第二天制单员上班时，发货组长把存根联《发货清单》交业务员及生产副总签字确认并及时把存根联交给出制单员。制单员必须确认第二联（存根）《发

货清单》经业务员和生产副总签字同意后在ERP系统转化成正常情况下的《发货清单》，并完成发货流程所需的相关事宜。

4.14.4质保部未能及时确认在《销售出库单》签字确认，产品需要当天紧急发货，请发货组长电话联系质保部经理，得到质保部经理确认同意后方可发货。第二天上班时质保部必须及时在《销售出库单》上补签，发货组必须及时要求质保部在《销售出库单》。

4.15 上述流程各相关部门和人员必须按流程规定执行，不按流程规定者，将进行处罚，上述有规定金额的上述规定执行，未规定处罚金额按50-500元进行处罚。

5、相关支持性文件 附：发货流程图

6、质量记录

《销售计划单》 JL/XS-7.2-02/B

《发货通知单》 JL/XS-7.2-08/B

《发货清单》 JL/XS-7.2-04/B

《检验入库单》（外协） JL/ZB-7.4-10/A

《外协产品加工单》 JL/SC-7.4-04/B

《销售出库单》 JL/SC-7.5.5-02/

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