采购员日常行为规范
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设备辅助部采购员日常行为规范
1、 目的
明确各岗位工作要求，规范管理。
2 、范围
适用于辅助设备采购人员。
3、工作职责
3.1、服从分配，听从指挥，并严格遵守公司的各项规章制度和有关规定； 3.2、根据工厂，集团各部门申购计划，满足工厂生产经营所需物资； 3.3、严格执行集团及采购中心管理制度、规范采购业务流程； 3.4、负责建立供应商管理体系，建立良好的合作关系；
3.5、保证工厂生产经营所需物资（设备、配件，包装类物资等）正常采购到位，尽可能降低采购成本； 3.6、负责采购原始数据存档，做好统计汇总并定期上报。
4、采购思想文化
4.1、业务方针：公开、透明、真实、有效 4.2、工作原则：公开、透明、廉洁、高效 4.3、工作作风：严谨、智慧、勤奋、高效、团结 4.4、工作方法：年规划、月计划、周安排、日跟踪、 4.5、主体任务：保供应、保质量、保低价 4.6、管理目标：树立清风正气，打造精英团队
5、询价管理制度
5.1、询价原则：比质比价原则；遵循同品牌、同型号规格进行比价； 5.2除专用件外必须要有询价单。否则，财务不得办理结算；
5.3询价单必须真实，询价的客户必须在三家以上（集团指定的供应商、指定品牌的除外），在询价单上应反映配件的最新价格；
5.4询价单内容必须包含：采购品名、供应商单位名称、联系人、联系方式、品牌、型号规格及相关技术参数、采购数量、供应商报价（必须为含税价）、采购建议；
5.5上级主管否决的询价单，采购员必须在一个工作日内反馈或者重新做询价单；逾期扣20元/天；
5.6采购员未按询价制度执行，将处于50元/次罚款，如造成公司损失，还必须承担损失部分的10%； 5.7采购员采用拆单方式规避询价审批流程的处以200元/次罚款。
5.8采购员询价单弄虚作假处以1000元/次罚款，若发现同一采购员第二次出现询价单弄虚作假，处以2000元罚款并辞退。
6、询价单制作
6.1文件夹命名：重命名 → 日期（如：191226）→ 品名（如：风机）→ 文件是什么（如：询价单） → 分公司（如：安远、永新） → 完成 如：191126风机询价单（安远）；（详见附件询价单模板） 6.2优点：方便文件管理，便于查找和保存客户资料； 6.3文件制作要求：
6.3.1所有的询价单必须采用Excel电子表格制作；内容文字采用宋体12#大小；根据内容调整好格子大小。
7、询价单报批
7.1登录OA系统：XXX 7.2表单填写：OA表单需要更改成XXX询价单；
7.3把所做的询价单添加到附件里，并在正文备注一栏写上采购建议；
8、合同的制作
8.1采购无论金额多少，都必须有采购合同。
8.2到货时间：根据合同约定时间（考核周期详见附件）。
8.3付款方式：原则上要求货到付款，特殊情况款到发货的必须经过采购中心总经理审批； 8.4交货地点：原则上要求需方仓库 8.5合同编号：为方便查询，确保每份合同编号唯一性，每个采购员合同编制必须按规定编制； 如： SBTZB/XJ200327-001（详见附件合同模板）
9、特殊采购：多方授权效率优先原则。 10、报表管理规定：
10．1、每天采购内勤汇总采购计划，上午10:00前完成分配并以邮件形式发送至专项采购员处；采购员接到报表后，需及时处理采购计划，报表不得随意增减！
10.2、采购员在完成合同签订后，及时按照一站式服务报表格式填写、完善内容，报表内容随时抽查，如发现错误、弄虚作假，按20元/处处罚！
10.3、为方便统计各采购数据以及完成率，采购员每周一上午12点前需将最新完整一站式报表发送至各科室内勤处，无正当理由、逾期未发送按20元/次处罚！
11、数据档案管理：
11.1、纸质档案管理：
11.1.1所有纸质合同采购员在完成合同签订后3个工作日内必须将原件、有效回传件移交给采购内勤，逾期未移交处罚20元/单；（备注：1、考核日期以合同上签订日期为准；2、回传件必须有双方签字盖章、回传清晰为有效） 11.1.2所有涉及对外具有法律效应的的纸质单据（包括但不仅限于合同、商函、等）内情必须存档，为方便查询，时间不得少于3年；如有超过3年需要处理的，需请示领导再做处理！ 11.2、电子档案管理：
11.2.1日常采购合同电子版每周最后一个工作日下午5点前，统一压缩以邮件形式发送至内勤处归档，逾期未发送、或者故意漏发、错发，发现一起、处罚一起，按照20元/起处罚！
11.2.2招标文件电子资料管理：所有招标资料在完成招标合同签订之后3个工作内需要将：合同（纸质版、电子版）、招标申请附件、定标申请附件、定标OA截图统一压缩打包发送至内勤处归档！未及时发送发生一起罚款20元/单！压缩文件命名形式：时间+品种+招标资料，如：200327环模招标资料
12、日常行为规范
12.1会议要求：每天按规定的时间准时参与部门日常会议，不得迟到早退，无故缺席；迟到早退一次处以20元/次罚款，无故缺席会议处以100元/次罚款。
12.2 报表数据发送：按科室规定，每周按规定时间点发送数据到对应的科室助理统计通报，预期发送处以20元/次。
12.3 着装要求：上班期间，男士：不得穿短裤，拖鞋，留长发；女士：不得穿短于膝盖的短裙，短裤，头发不得染艳色，不得化艳妆。
12.4 上班期间手机需保持开机状态，未接电话最迟需要在24小时内回复！发现一次处罚20元/
