接待工作中需注意的事项

前期准备

对外协调人需掌握了解此次接待的全过程，接待前一天明确填写接待申请卡，递交至客工部。

1、了解情况包括：确定来访人员、时间、目的、与公司合作情况、背景、是否需要派车等

（如有派车情况，尽量提供准确的时间段，人数、提前与司机沟通）。

2、确定接待级别。

3、提前预约需参与接待的领导（戴老师时间应提前和客工部刘卫华确认，并提供相关来访人信息）并在接待申请里体现哪些已预约的领导出席哪项活动。

4、重要客人要详细了解对方情况：人员背景（包括年龄、籍贯、爱好等）、合作情况、来访目的等，并将相关信息发送参加接待的领导和人员根据相关情况确定接待安排的级别和参与人员人数。如果此重要客人在津停留时间较长，可由业务人员或客工部的提前发在津期间整体安排的短信给客人，并在客人入住酒店前安排摆放鲜花。

5、一般参与接待人数安排在3-4人即可。

6、随时与客人、对内协调人保持联系，距离到达公司还有20分钟、5分钟时分别通知对内协调人。

接待过程中

接待过程中包括：参观、座谈、用餐

1、 大屏词

2、 在参观过程中，一般情况有一位主讲人，人员较多的接待陪同人员要注意控制整体进度，避免整个参观队伍过于分散

3、 客人参观时，我方人员可根据参观进度，适时到电梯位置，为客人按动电梯，且我方一人先进入电梯。

4、 客人进入座谈室后，引导客人入座，座位细则可参看内网http://tiandyweb/plus/view.php?aid=9799，

5、 如公司领导需在客人参观后陪同座谈，业务人员需在参观接近尾声时给领导发短信通知，并先将客人安排落座后再去协调领导到会议室。

6、 如会议提前安排室摆放茶杯，需到前台通知添加茶水。

7、 根据座谈情况，到前台通知将礼物送到会议室（一般由前台人员或业务人员将礼品递至我方最高领导人手中，由领导将礼品转给客人）。

8、 根据座谈情况，提前通知司机将车辆停至雨台处。

9、准备出发用餐前，将已放在前台的酒水提前放至车辆后备箱，到达用餐地点后取出。

10客人上车时主动为客人打开车门，车辆座位细则可参看内网http://tiandyweb/plus/view.php?aid=9799

11、 一般中午不建议喝过多的酒，所以中午较多情况带红酒即可。

12、 订餐前需要咨询来宾是否有宗教信仰、忌口及来宾的喜好，可以提前订好菜单，根据人数宴请要点2-3个有档次的菜品，通知服务人员高档菜品先上

13、 如对方也有司机，我方人员可根据客人级别选择是否安排司机餐，如安排，一般情况下，请我方司机引领对方司机在用餐地点用餐即可。用餐接近尾声时，提前出来结账，并于合适时间与司机联系，请司机将车停止雨台处。

14、 我方陪同人员较多时，尽量在客人前面到达娱乐场所，安排房间饮食等。结束时提前结 账。

15、 重要客人离开时可由接待方随行人员将客人送至相关地点。一般客人由司机直接送往即可。

注：如果遇到变更的情况，请通知客工部（取消用餐、取消住宿、时间人员变更等）。

接待后期工作

1、 接待毕，填写客工部发送的接待卡，反馈此次接待问题。

接待工作中需注意的事项