《会议管理系统》需求说明书

小组成员：朱家萍，桑成艳，吴志月，刘玲玲，舒佩

组长：王梦茹

1.1 编写目的

本文详细说明会议管理系统最终需要满足的条件和限制，为了进一步设计和实现提供依据。本文档将用户的需求用文字的形式固定下来，是与用户沟通的成果，也是用户验收项目时的参考。

1.2 背景

需求背景：随着我国经济的发展，学术会议，产业会议等越来越多，会议的规模及流程也越来越复杂，对实现会议的电子化管理有着迫切的需求。

系统用途：本系统利用网络平台，搭建通用的会议管理模板工具，帮助会议主办方更加电子化、智能化地管理各项会议工作，从而大大减少人工的参与。

系统使用范围：本系统主要面向参会人数在三十人以内的会议。

1. 3 用户

会议管理系统主要是面向参加会议人数在30人以内的会议。

2 任务概述

2.1目标

由于大多数在会议的流程上具有一定的相似性，本系统的目的是希望减少其中的重复工作，减轻不必要的负担，提高工作的正确性和效率。系统的目标是将人工参与的工作量减少百分之五十，效率提高百分之三十，同时能够使会议管理工作规范化、程序化。

2.2 系统的特点

本系统的最终用户可能是经常举办和承办各种会议的组织机构，中、小型企业等。操作人员必须熟悉计算机的基本操作，维护人员应该在电脑方面有所专长。如果本系统开发成功，可用性极强。基于国家目前会议数量和规模的递增趋势，在一般的企事业单位中，本系统的预期使用频度应在十五天，即平均每隔十五天就会有使用该系统的需求产生。

2.3 非技术要求

本系统的开发周期为三个月左右。开发流程为：需求分析设计编码实现单元测试集成和系统测试交付，其中需求分析的更新穿插于整个开发过程。

要交付的工作产品有：需求规格说明书、设计说明书、测试报告、用户手册、源代码、可执行程序。

3. 需求规定

根据前期的需求分析，对系统的功能模块进行划分，功能结构如图

3.1性能需求

1.正确性需求

系统正确性需求主要包括以下三项：

·系统应能够把会议组织人员所创建的会议的相关信息以及添加的人员信息准确地导入数据库中。

·与会者使用IC卡签到时，系统应能正确的读取相关信息并对到会情况进行统计。

·系统能够正确的将会议通知、反馈表填写通知等信息发送到参会人员邮箱。

2.安全性需求

系统用于存储会议、参会人员等信息的数据库应具有很高的安全性，会议组织人员登录数据应加密后再通过网络传输。

3．界面需求

系统对界面的需求分为两部分：网站和客户端。这两部分有不同的界面需求：

·网站部分：页面布局清晰，颜色搭配合理，色调柔和，各页面主题风格一致

·客户端部分：参会人员签到时看到的窗口应该很清晰，且比较美观，其他窗口布局较合理即可。

4.精度需求

由于系统所涉及的数据主要有参会人数、实间等，因此对数据精度五特殊要求。作为一个中、小型会议管理系统，当参会人数很多时，应考虑到数据越界的问题。

5.时间特性需求

当参加人员使用IC卡签到时，系统应能在0.2秒内识别出参会人员并进行签到数据录入。当看到参会人员信息、到会情况信息和反馈表信息时，系统应能在1秒内返回结果。

6.稳定性需求

该系统部署后，在硬件条件和支持软件条件没有发生变化的情况下，能够一直保持运行状态，直到系统升级或替换。

7.灵活性需求

当会议组织人员的需求发生变化时，例如所需参会人员的信息项与默认类型不符，系统应该提供修改默认设置的功能，即允许组织者自定义信息项类型。考虑到有些会议组织人员没有条件提供IC读卡器，系统应能在较小的更改的情况下采用二维条形码等其他技术唯一识别参会者。

当连接读卡器的PC机出现故障时，用户可以用手动方式为参会人员签到。

8.扩展性需求

本系统能够在以下几个方面进行扩展:

·功能的扩展：在现有功能模块的基础上增加餐饮管理模块、自动文档生成模块等。

·支持环境的扩展：系统运行所要求的操作系统可从Windows平台扩展到Mac平台等。

9.数据管理能力需求

系统数据库中应能一定数量（30人以内）人员的个人信息进行存储，同时，应能存储30个人以上会议的参会数据.

10.故障处理能力需求

系统可能遇到的硬件故障包括参会人员的IC卡不能正常读取。故障发生时，将不能自动完成该参会人员到会情况的统计，需要对该参会人员信息进行手动录入。

系统出现软件故障时，为了满足信息处理的要求，可以采取数据恢复来解决，因此平时要经常进行备份。

3.2会议处理流程需求

3.2.1 会议处理流程

会议组织人员通过登入登出系统验证身份，通过身份验证后，才可以进行相关的查询、更改等操作，参会人员只有查询相关会议信息的权限。会议组织人员通过身份验证后，进入会前管理系统，设置会议的初始信息，如时间、场所、主题等。同时，会议组织人员要把相关参会人员添加到该会议下。如果会议信息有改动，会议组织人员还可以对其进行修改。同时，会议组织人员在会议开始之前发送邮件通知相关人员参加会议，并把参会的时间、场所、注意事项等消息以邮件的形式发放给参会人员，在会议结束之后，会议组织人员通知参会人员填写会议反馈表，以邮件形式告知参会人员填写反馈表的网址。

3.4.2 系统用例图

本系统的功能需求用用例图的方式描述如图所示。

1. 系统整体用例图

系统的顶级用例图

2. 登入登出

用例编号：1

用例名称：登入登出

用例描述：对会议组织人员的身份进行验证，包括会议组织人员在Web平台和签到的客户端的登入登出

前置条件：无前置条件
后置条件：会议组织人员身份验证通过

活动步骤：会议组织人员进入Web登录页面或签到客户端登录窗口会议组织人员输入用户名和密码会议组织人员受到身份验证结果提示信息

3. 会前管理

用例编号：2

用例名称：会前管理

用例描述：会议组织人员设置会议的初始信息，如时间、场所、主题等。同时，会议组织人员要把相关参会人员添加到该会议下。如果会议信息有改动，会议组织人员还可以对其进行修改

　 前置条件：会议组织人员登录系统，并通过了系统认证

后置条件：会议和人员信息被初始化

活动步骤：会议组织人员登录系统

会议组织人员新建会议

会议组织人员导入会议的名称、场所、时间、主题、主办方等信息

会议组织人员把相关的参会人员添加到该会议下

扩展点： 如果参会人员身份验证失败，则用例结束；如实际情况有变动，会议组织人员可对会议信息进行更改

4、发送邮件

用例编号：3

用例名称：发送邮件。

用例描述：会议组织人员在会议开始之前要通知相关人员参加会议，并把参会的时间、场所、注意事项等消息以邮件的形式发放给参会人员。在会议结束之后，会议组织人员通知参会人员填写会议反馈表，以邮件形式告知参会人员填写反馈表的网址。

前置条件：会议组织人员登录系统，并经过了身份验证。

后置条件：参会人员接收到参会信息。

活动步骤：会议组织人员登录系统。

会议组织人员撰写会议通知。

会议组织人员选择参会人员。

会议组织人员发送邮件通知参会人员参加会议或者填写会议反馈表。

参会人员接收参会通知或者填写反馈表通知。

扩展点：如果参会人员身份验证失败，则用例结束。

异常处理：无。

5、会中管理

用例编号：4

用例名称：会中管理

用例描述：在会议的进行过程中，绘制组织人员可进行签到管理，还可以及时查看人员的参会情况。参会人员可以签到登记。

前置条件：会议信息已经设置好。

后置条件：会议组织人员掌握了人员的参会情况。

活动步骤：会议组织人员登录系统。

会议组织人员进入某会议的签到页面。

参会人员进行签到登记。

会议组织人员查看人员的到会信息

扩展点：如果参会人员身份验证失败，则用例结束。

异常处理：无。

6、会后反馈调查

用例编号：5

用例名称：会后反馈调查。

用例描述：在会议举办完成后，会议组织人员在网站上公布反馈表请参会人员填写。然后，会议组织人员从提交的反馈表中提取出相关的统计信息，对会议的召开情况作出总结。

前置条件：会议举办完成。

后置条件：会议组织人员获得了统计信息。

活动步骤：会议组织人员登录系统。

会议组织人员公布反馈表。

参会人员填写反馈表。

会议组织人员接收反馈信息。

会议组织人员统计反馈信息。

扩展点：如果参会人员身份验证失败，则用例结束。

4. 运行环境规定

4.1 运行环境

⏹ 服务器

◆ 内存：1GBM及以上。

◆ CPU：主频2.8G以上。

◆ 外存剩余空间：5GB及以上。

◆ 网络配置：100M网卡。

⏹ 签到客户机

◆ 内存：512MB及以上。

◆ CPU：主频1.6G以上。

◆ 外存剩余空间：5GB以上。

◆ 网络配置：100M网卡、RS232串口、PS2接口 如果电脑无RS232串口、PS2接口，需购买USB to RS232、USB to PS2转换机

⏹ Web浏览PC机

◆ 内存容量：256MB以上

◆ CPU:主频1.6GB以上

◆ 外存剩余空间：200MB以上

◆ 网络配置：100M网卡

⏹ 读卡器

读卡器是非接触式的IC卡读卡器，可以读取RF(镭射)类型的非接触式IC卡。所采用的读卡器具有PS2接口、RS232串口。

4.2 开发环境

⏹ 硬件环境

本系统采用PC机开发，配置如下：

◆ 内存：512MB及以上。

◆ CPU：主频1.6G以上。

◆ 外存剩余空间：1GB以上。

◆ 网络配置：100M网卡、串口

⏹ 软件环境

◆ 操作系统：Windows XP

◆ 浏览器：IE6+IE7+Mozilla Firefox 2.0

◆ Web服务器：IIS6.0

◆ 数据库：Microsoft SQL Server

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