档案培训内容

一、文件归档的鉴定

一是鉴定归档文件是否有保存价值，就是用来确定归档文件的整理范围。二是确定文件归档后保管期限的长短。

文件类范围：

1、本公司制定的法规政策性文件材料。

2、本公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。

3、本公司职能活动中形成的重要业务文件材料。

4、本公司关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。

5、本公司机构演变、人事任免等文件材料。

6、上级部门制发的属于本公司主管业务的重要文件材料。

7、同级部门、下级部门关于重要业务问题的来函、请示与本公司的复函、批复等文件材料。

科技文件类范围：科技文件纸质载体的主要有文字文件、图样文件和其他形式的文件，有机械制造业、建筑业和其他专业科技文件。

生产技术质量类范围：

生产准备、生产安全、生产组织、生产调度工作。

技术质量方面有产品设计任务书、设计鉴定及审批、技术协议书、技术条件、产品图纸、产品变更图、产品变更报告单、产品工艺类、产品的市场调研、立项论证、设计，试验报告、质量分析、标准化审查报告、试制总结、鉴定书、计量化验类报告书、产品的检验、包装，产品的鉴定、产品质量事故分析及处理报告。

市场销售类范围：产品的市场调研、考察、开发及相关文件、产品协议及各类合同的签订、产品销售与售后服务、市场反馈情况。

经营管理类范围：会计类相关的各类统计报表、资产管理、房产管理、资本运作、对外投资、股权管理、多种经营管理、产权变动、清产核资、属于企业的所有知识产权和商业秘密及其管理、财务管理、资金管理、成本价格管理。招投标项目管理、本公司房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。

采购管理类有物资采购申请、批准、采购调研、物资报价、采购合同、物资保存、供应和流通。

基建工程管理有征用土地批准文件及拆迁、补偿协议书、承发包合同、协议书、招标、投标文件、施工执照。

基建施工管理有开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、原材料及构件出厂证明质量鉴定、建筑材料试验报告、设计变更、工程更改洽商单、施工定位测量、地质勘察、隐蔽工程验收报告、工程记录及观测、检查评定材料、交工验收记录证明、竣工报告、竣工验收报告、竣工图。

设备管理类范围：购置设备的申请、批复、购置设备的协议及合同等、自制设备仪器的各种装配图、部件图、零件图和技术文件，外购设备的随机文件等。设备仪器安装、调试和验收过程中形成的各种技术性、凭证性文件材料、设备的操作规程，设备运行、维修、保养、重大事故的记录等、设备改进、改装的技术文件，设备的技术革新文件、设备报废申请、鉴定及审批的文件材料等。

二、归档文件的整理方法

归档文件整理可以按年度进行，也可以随办随归档，即文件办理完毕后及时进行归档处理，随办随归档既有利于归档文件的齐全完整，又减轻了工作人员年终文件整理归档工作的负担。

注意事项：1、严格登记：登记做到“家底清楚”，有据可查。

2、及时收集归档：确保归档内容完整的关键。

3、严格检查：逐项进行检查是否符合归档要求。

4、妥善管理：分类明确，有目可查，运转有序，保

管安全。

5、注意常用借阅的档案，如设备使用说明书应及时进行入档，并留有复印件以备设备维修、避免存档后再借阅频繁，减少存档期限。而技术性资料则由技术部可根据技术保密程度自行进行复印存档，凡是入档后的技术保密性文件将严格按照档案管理规定进行管理。

三、归档文件的修整与装订

为了保证档案能够长期保存和有效提供利用，在装订前必须对不符合要求的归档材料进行修整。

要求：

1、修裱破损文件：对破损、残缺的文件进行修裱，力争恢复文件原有面貌。

2、复制字迹模糊或易褪变的文件：档案字迹的耐久性是关系到档案寿命长短的重要因素，因此我们在文件形成过程中，应杜绝纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等不耐久的材料，在档案中发现不耐久的字迹材料应复制。

3、超大纸张的折叠：标准A4纸，但是如有大于A4规格的图表，需要加以折叠，尽量减少折叠次数，折叠痕迹尽量避开图表字迹，文件页数较多时，最好采用单张折叠，方便利用。

4、去除易腐蚀性金属物：以铁、铝等金属为主制做的订书钉、曲别针、大头针等易氧化，腐蚀文件纸张。

四、归档手续

1、归档文件必须达到完整、准确经过系统整理、编目。

2、填写归档移交清单，由归档者填制一式两份，写明归档类别、名称、明细、日期。归档时交接双方按清单核查清楚，双方签字，各留一份，以备查考。

以上内容是根据培训内容结合公司基本情况整理，如有未补勤劳的蜜蜂有糖吃

充完整的地方，各兼职档案员根据自己部门的情况进行完善、整理，查缺补漏，确保入档完整性、规范性，避免重要材料的流失。

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