山东斗禾柴油机有限公司印章管理制度

第一章 总则

第一条 为规范公司的印章管理工作及印章使用行为，明确公司各部门、员工在印章管理中的职责，预防印章使用产生的法律风险，避免因印章使用不当而造成的损失，特结合公司实际情况，制定本制度。

第二条 本制度规范山东斗禾柴油机有限公司（以下简称：公司）的公司公章、合同专用章、财务印章、部门印章、法定代表人签名章等的各类公司印章以及由行政管理部门保管的其他印章的管理使用。

公司的行政管理部门（以下简称为：行政管理部门）全面负责公司公章、合同专用章、财务印章、部门印章等的各类公司印章管理工作，刻制、发放、回收印章，执行和监督印章的保管和使用。

公司各种印章作废的，经保管部门报管理中心负责人、总经理专门核准后，应当由保管部门、保管人员将作废的印章移交给行政管理部门统一保管。

第三条 公司各部门、员工必须依据本办法实施严格的印章管理，避免管理漏洞，充分控制公司风险。

第四条 公司各类印章保管人要忠于职守，不得徇私舞弊，必须严格执行本制度，非经本制度程序严禁私自刻制、使用、借出和擅自委托他人代管各类印章。

第五条 公司印章的使用应按照本制度和附件规定的流程使用；本制度未规定的，依据日后专门的规定或核准单使用。

公司不允许在空白介绍信或其他空白纸张上盖章，如确因工作需要或其它特殊情况，必须在用印申请单上说明事由。盖章后如未使用的，则必须交回。

第六条 印章保管人使用印章得遵守本办法。签盖各种印章时，必须保证位置恰当，字词端正，图形清晰。

第二章 公司公章的管理

第七条 公司公章是指公司依据其公司全称、依法刻制并经工商部门登记备案、能够代表公司签署各类合同、签发各类文件的公司印章。

第八条 因公司公章损坏、遗失或公司名称变更，需要重新刻制公司公章的，填写《印章刻制申请单》（见附件1），由管理中心负责人签署意见后经总经理或董事长批准，由行政管理部门负责刻制，并重新报工商部门登记备案。

公司公章重新刻制的，旧的公章必须收回，由行政管理部门移交给档案室封存或销毁。

第九条 公司公章由行政管理部门指定专人负责保管、并依据本制度的规定签盖。行政管理部门必须设置《公司公章使用登记年度清册》（见附件2），在经办人员要求签盖公章时，对公章使用编号、用章事由、文件份数、文件签字人员以及签字时间、经办部门、经办人员签字、公章签盖时间、公章签盖人员签字等予以详细登记。公司公章的任何使用行为，均必须在《公司公章使用登记年度清册》上登记。

行政管理部门对所有使用公司公章签盖的文件，都必须保留一份原件、建挡保存。

第十条 公司公章的使用范围：

1、以公司名义内部发布的各类公文用印；

2、以公司名义签署的对外呈报的各类公文用印；

3、公司授权书、公司介绍信等涉及公司授权、签署文件等授权类文件的用印；

4、公司证明、介绍信等证明类文件，仅证明员工身份、学历等真实状况的证明类文件而不涉及公司授权事项的用印；

5、以公司名义对外签订的合同、协议书、意向书等合同类法律文件的用印；

6、以公司名义涉讼类法律文件，涉及投资事务变动的工商事务文件的用印；

7、其他事由的用印。

第十一条 对于本制度第十条第1、2、3、4项公司公章使用范围（即：以公司名义内部发布的各类公文用印、以公司名义签署的对外呈报的各类公文用印、以公司名义签署的公司授权书、介绍信等涉及公司授权、签署文件等授权类文件、以公司名义签署的公司证明、介绍信等证明类文件，仅证明有关人员身份、资历等真实状况而不涉及公司授权事项）的文件用印，在经办部门提交经用印核准的《行政、财务管理类文件用印申请单》（见附件3）后，由行政管理部门签盖人员在《公司公章使用登记年度清册》上登记后予以签盖。

第十二条 对于本制度第十条第5、6项公司公章使用范围（即：以公司名义对外签订的合同、协议书、意向书等合同类法律文件的用印、以公司名义涉讼类法律文件，涉及投资事务变动的工商事务文件的用印）在经办部门提交经用印核准的《合同类、涉讼类、投资事务类法律文件用印申请单》（见附件4）以及相关法律文件后，由行政管理部门签盖人员同时在《公司公章使用登记年度清册》、《年度合同签署登记清册》（附件5）上登记后予以签盖公司公章。

第十三条 公司对外签订的合同类文件上加盖公司公章的，需以核准的《合同审查批准单》（附件6）为附件。公司总经理、董事长已经直接签字的合同、或银行贷款用合同，不需要再提供《合同审查批准单》，但仍应按照本规定审核用印。

在合同类法律文件上公司署名处签盖公司公章时，如果合同类法律文件两页以上的，还得骑缝签盖公司公章。

第十四条 对于其它事由、需要使用公司公章签署的，由经办部门负责人签署意见后，报管理中心负责人依据公司有关管理规定获得《行政、财务管理类文件用印申请单》用印审查后，由行政管理部门签盖人员在《公司公章使用登记年度清册》上登记后予以签盖。

第十五条 公司公章原则上不得借出使用。因特殊、重大事由必须借出使用的，经办人员必须填写《公司印章借用申请表》（见附件7），经管理中心负责人、总经理或董事长同意，方可借出使用。借出使用印章的经办人员原则上不得少于两人。借出使用印章的经办人员得及时归还公司公章并提供已签盖文件的复印件。

第十六条 公司因歇业、清算等原因停止对外营业时，公司公章必须移交给公司股东会会议决议指定的机构或人员负责保管。

第三章 合同专用章的管理

第十七条 合同专用章是指公司因为经常性签署合同的需要而刻制、能够代表公司签署各类合同的专用公司印章。

第十八条 合同专用章刻制，或因合同专用章损坏、公司名称变更等原因导致合同专用章重新刻制的，经总经理或董事长批准，可予以刻制。

第十九条 合同专用章报废或停止使用的，必须由行政管理部门负责收回，移交给档案室封存或销毁。

第二十条 合同专用章只能刻制一枚。但对于公司经营中频繁发生的业务，经总经理或董事长批准，还可以刻制特殊的合同专用章，如人事合同专用章等。

第二十一条 合同专用章专用于公司对外签订的合同、协议书、意向书等合同类法律文件的用印。合同专用章保管人不得扩大合同专用章的使用范围，否则无效。行政管理部门必须设置《公司合同专用章使用登记年度清册》，在公司经办人员要求签盖公章时，对合同章使用编号、用章事由、文件份数、文件签字人员以及签字时间、经办部门、经办人员签字、合同章签盖时间、合同章签盖人员签字等予以详细登记。公司合同章的任何使用行为，均必须在《公司合同专用章使用登记年度清册》上登记。

合同专用章由行政管理部门负责保管、使用。特殊的合同专用章（如人事合同专用章），由具体业务经办部门保管、使用。

合同专用章的保管、使用部门对所有使用合同专用章签盖的文件，都必须保留一份原件、建挡保存。

第二十二条 对于以公司名义对外签订的合同、协议书、意向书等合同类法律文件，在经办部门提交其完成用印核准的《合同用印申请单》后，由行政管理部门签盖人员同时在《公司合同专用章使用登记年度清册》、《年度合同签署登记清册》上登记后予以签盖。

在合同类法律文件上公司署名处签盖合同专用章时，如果合同类法律文件两页以上的，还得骑缝签盖合同专用章。

第二十三条 对于由具体业务经办部门保管、使用的特殊的合同专用章的（如人事合同专用章），具体业务经办部门负责人必须制订有效的印章使用批准、登记规定，指定专人负责保管特殊的合同专用章。业务经办部门应当设置《部门业务合同专用章使用登记年度清册》、《部门业务合同签署登记清册》。业务经办部门的经办人员得在《部门业务合同专用章使用登记年度清册》、《部门业务合同签署登记清册》上填写后，由部门保管人员登记后予以签盖。

第二十四条 公司合同专用章原则上不得借出使用。因特殊、重大事由必须借出使用的，经办人员必须填写《公司印章借用申请表》，经管理中心负责人、总经理批准后，方可借出使用。借出使用印章的经办人员不得少于两人。借出使用印章的经办人员得及时归还公司合同专用章并提供已签盖文件的复印件。

第二十五条 公司因歇业、清算等原因停止对外营业时，公司合同专用章必须移交给公司股东会会议决议指定的机构或人员负责保管。

第四章 财务印章的管理使用

第二十六条 财务印章包括公司财务专用章、财务负责人印鉴章、公司发票章和其它财务印章。

第二十七条 财务印章刻制，或因财务印章损坏、公司名称变更等原因导致财务印章重新刻制的，由财务部门提出申请，经总经理或董事长批准，可予以刻制。

第二十八条 财务印章报废或停止使用的，必须由行政管理部门负责收回，移交给档案室封存或销毁。

第二十九条 财务印章由财务部门制订管理规定、明确财务人员的岗位职责，并指定专人负责保管、使用。财务专用章、财务负责人印鉴章必须分开保管。财务部门负责人应当严格管理财务印章的使用。

第三十条 财务人员根据公司财务审批制度和财务人员的岗位职责，使用财务印章。

第三十一条 财务印章在内部使用或在向银行、税务等提供财务报表或各种报告、签署票据时，应经财务部门负责人批准或同意；对外提供各种报表、报告时，应经总经理或董事长批准或同意。

未经总经理或董事长批准，不得使用财务印章与他人对帐或对外出具各种证明、法律文书。

第三十二条 财务印章原则上不得借出使用。因特殊、重大事由必须借出使用的，经办人员必须填写《公司印章借用申请表》，经财务部门负责人、总经理批准后，方可借出使用。借出使用印章的经办人员原则上不得少于两人。借出使用印章的经办人员得及时归还财务印章并提供已签盖文件的复印件。

第三十三条 公司因歇业、清算等原因停止对外营业时，财务印章必须移交给公司股东会会议决议指定的机构或人员负责保管。

第五章 部门印章的管理

第三十四条 部门印章是指公司各部门因内部工作交流需要、以其部门全称为名称而申请刻制的部门印章。

第三十五条 部门印章刻制，或因部门印章损坏、公司名称变更等原因导致部门印章重新刻制的，由有关部门提出申请，经管理中心负责人、总经理批准后，由行政管理部门予以刻制。

第三十六条 部门印章报废或停止使用的，必须由行政管理部门负责收回，移交给档案室封存或销毁。

第三十七条 部门印章专用于公司各部门内部工作交流、物品交接、文件流转等用印。部门印章不得对外使用、签署对外文件，否则无效。

第三十八条 部门印章由各部门负责人负责保管使用。部门印章根据本部门工作需要由经办人提出申请，经部门负责人批准后使用。

第六章 其他印章的管理

第三十九条 公司法定代表人的签名章，由法定代表人自身或其指定人员专门保管。使用公司法定代表人的签名章，需要法定代表人本人同意或授权，保管人并应当在《法定代表人签名章使用登记年度清册》（见附件8）上登记。

第四十条 公司工会等其他组织需要刻制相关印章的，由公司工会等其他组织决议决定后刻制，并由公司工会等组织指定的专人保管。

第四十一条 如有必要，公司还可以刻制骑缝章、校正章用于配合公司文件的签盖。

第七章 印章管理使用责任

第四十二条 未经审批，任何部门和个人擅自刻制印章，一经发现，必须追究其责任，由此造成的民事、经济、法律纠纷和后果，由当事人承担。

第四十三条 用印经办人以及相关审核、签批人对用印的合规性、以及谨慎维护公司利益承担管理责任。凡工作中违反本制度规定的印章管理工作流程的，给公司造成经济损失或利用印章为自己和他人谋取私利，损害公司形象和利益的，公司有权追究失职员工的劳动纪律责任，予以警告、扣发考核奖金、降薪、降级、降职等处分；经二次以上处分仍未改正或者已经给公司造成2万元以上经济损失且未及时赔偿的，公司有权辞退失职员工；涉及违法犯罪的，公司还有权移交司法机关处置。

失职员工的上级业务主管对下级员工的失职行为负有管理责任的，公司有权予以失职员工的上级业务主管警告、扣发考核奖金、降薪、降级、降职等处分；属失职员工的上级业务主管严重管理失职的，公司有权辞退失职员工的上级业务主管。

第四十四条 凡失职员工未按本办法的规定处理印章使用、登记事宜，导致公司发生经济损失或重大商誉损失的，公司有权要求失职员工赔偿公司的全部损失。

第四十五条 公司印章在遗失、损毁、被盗的情况下，各印章保管人员应迅速到行政管理部门备案、说明情况，并应立即采取相关措施，必要时应在公开刊物上声明作废。

第八章 附则

第四十六条 本办法由法律合规部起草或修改。

第四十七条 本办法由法律合规部解释。

第四十八条 本办法经公司总经理批准并颁布之日起生效实施。

附件目录：

附件1、《印章刻制申请单》

附件2、《公司公章使用登记年度清册》

附件3、《行政、财务管理类文件用印申请单》

附件4、《合同类、涉讼类、投资事务类法律文件用印申请单》

附件5、《年度合同签署登记清册》

附件6、《合同审查批准单》

附件7、《公司印章借用申请表》

附件8、《法定代表人签名章使用登记年度清册》

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