某公司文件管理制度

第一节 总则

为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文书处理的有关规定，结合我公司的实际情况，特制订本制度。

文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。

全公司各类文件由综合办归口管理。

第二节 收文的管理

公文的签收

凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由公司收发员登记签收后交综合办拆封。在签收和拆封时，收发员和综合办人员均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

公文的编号保管

综合办对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交综合办办理正常手续。

本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交综合办进行登记编号保管，不得个人保存。

公文的阅批与分转

凡正式文件均需由综合办主任根据文件内容和性质阅签后，由综合办干事分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

一般函、电、单据等，由综合办直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。

为加速文件运转，综合办应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

文件的传阅与催办。

传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交综合办，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，综合办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

文件阅完后，应送交综合办，切忌横传。

综合办对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得综合办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

第三节 发文的管理

发文的规定

全公司上报下发正式文件的权力集中在综合办，其他部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向综合办提出发文申请，并将文件底稿交综合办审核。

对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由董事长批准签发。其余文件均由总经理批准签发。

发文的范围

凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

公司下发文件主要用于：

公布公司规章制度；

转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；

公布公司体制机构变动或干部任免事项；

公布全公司性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

发布有关奖惩决定和通报；

其他有关公司的重大事项。

公司上行文、外发文主要用于：

对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

同关联企业联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

在公司日常生产、技术、经营管理工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

凡各业务部门，如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要。

各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函（应各自编号备查）不用公司名义发文。

第四节 发文程序与要求

发文程序规定

各部门需要发文，应事先向综合办提出申请；

综合办同意发文时，主办部门应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

草拟文稿必须从全公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

综合办应根据公司的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿；

经综合办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；

对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新撰写清楚；

需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；

文稿审核会签后，按批准权限的规定呈送公司领导审定批准签发；

经领导批准签发后的文稿交综合办统一编号打印；

文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

文件打字后，由综合办派专人按数印刷，再由综合办干事分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，综合办干事应拒绝盖印分发。

第五节 文件的借阅和清退

各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须综合办主任同意后方可借阅。

借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

综合办对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

各部门应指定一位责任心强的员工负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

第六节 文件的立卷与归档

文件的归档范围

凡下列文件统一由综合办负责归档：

上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复；

公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

公司经理办公会、中层干部会以及各种专业例会记录；

有保存价值的来信来访记录及处理结果；

参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报表言材料等；

上级机关领导来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及本公司向上级进行汇报的提纲和材料；

反映本公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音、像摄制品；

公司日志和大事记；

公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

业务部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。

立卷要求

文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交部门各留存一份备查）。

第七节 文件的销毁

对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，综合办应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

经审核同意销毁的文件，应派专车由综合办主任护送到上级机关指定的造纸公司监视销毁。

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