关于进一步组织完善新启用的科研管理信息系统

科研数据的紧急通知

校内文科各单位：

为进一步加强科研管理科学化、规范化、现代化建设，使新的网络版科研管理信息系统能够尽快正常运行并全面发挥作用，社科处组织开展了关于补充完善新科研管理信息系统中科研数据的工作。在文科各单位及教师的积极配合和努力下，这项工作已经取得了很大进展，目前社科处正在对已录入系统中的科研数据进行逐项审核。鉴于科研数据录入过程中存在的错录、漏录、多录等诸多问题，需要对新科研管理信息系统中的人员数据、成果数据、参加学术会议数据、获奖数据做出进一步的补充、修改和完善。

一、登录方法

1、登录 http://hssra.jlu.edu.cn（或登录吉林大学“校内办公网”，点击“社科科研”），进入社会科学处主页。在主页最上方键入正确的“用户名”、“密码”，点击“登录”，进入新科研管理信息系统。

2、已获取“用户名”、“密码”的教师，即可登录新科研管理信息系统补充、修改、完善系统中个人的各项科研数据；未获得“用户名”、“密码”的教师，请尽快与各自单位的科研秘书取得联系，也请各单位科研秘书尽快为本单位的教师设立“用户名”、“密码”。

二、人员数据

（一）数据录入中存在的几个问题

1、已录入信息不够规范，如“英文名”等。

2、应录入信息未填写，如“研究方向”、“导师类型”、“定职时间”、“在职情况”等。

3、部分已录入信息存在逻辑冲突，如“职称”为“讲师”，而“导师类型”为“博导”；“最后学位”为“博士”，而“最后学历”为“本科生”；“教授定职时间”为2006年，而“聘为博导时间”为2005年，等等。

4、未用“职工号”即工作证号作为科研人员用户名。

（二）人员数据录入的几点要求

1、对系统中已有人员，要通过编辑页面逐条逐项进行校正、补充。对未录入系统的人员，要通过新增页面进行补录。

2、录入和编辑人员数据务请按照《科研人员信息填写指南》（见附件一）中的各项规定和要求进行。特别是涉及到社科统计的重要数据（包括所属机构、姓名、性别、出生日期、最后学位、最后学历、职称、是否统计、学科分类、导师类型、聘为导师时间、定职时间、在职情况等）务必保证完整准确。

3、“是否统计”一栏中只有教师编制且在编在岗人员选填“是”，其他人员均选填“否”。

4、用“职工号”即工作证号设置科研人员用户名，以避免出现重名现象。

5、部分非必填信息请尽量填写完整，如“政治面貌”、“身份证号码”、“住宅电话”、“办公电话”、“手机”和“EMAIL”等，以便于社科处和各单位科研管理人员在某些工作中与教师本人取得联系，方便为教师服务。

6、核对科研管理系统内录入的教师总人数与本单位实有人数是否一致。

二、成果数据

（一）数据录入中存在的几个问题

1、一项成果数据多位作者重复录入。

2、成果发表时间、发表刊期录入逻辑冲突。如：发表时间录入“2007年1月”，发表刊期录入“2006年1期”。

3、论文录入的发表期刊与刊物等级不相符。如：论文发表期刊录入“吉林大学社会科学学报”，刊物等级却选择了“非校定期刊”。

4、在“新增论文”页面录入了论文转载数据。

（二）成果数据录入的几点要求

1、将2001年1月1日至2006年12月31日教师正式发表、出版的所有科研成果（包括著作、论文、咨询报告、转载论文等）数据做进一步校正、补充、完善。

2、录入和编辑成果数据务请按照《科研成果信息填写指南》（见附件二）中的各项规定和要求进行。

3、科研成果数据的录入工作必须由成果署名作者中第一位我校教师及其所在单位负责，其他作者不得重复录入，负责成果数据录入的教师须将其他作者的全部信息录入完整。

4、论文的发表时间和发表刊期务必依据期刊原件载明的日期和刊期进行准确填写。

5、录入论文的发表期刊，务必要首先确认是否属于校定期刊，在确定不属于校定期刊的情况下，可在非校定期刊栏录入期刊名称。

6、论文转载数据务必在转载管理的“新增转载”页面进行录入，不要在“新增论文”页面录入。

三、参加学术会议数据

（一）数据录入中存在的问题

相关信息录入不全面，缺项较多。如参加会议中的“主办单位”、“会议地点”等。

（二）学术会议数据录入的几点要求

1、对2001年1月1日至2006年12月31日教师参加学术会议的数据进行完善。对系统中已有的参加学术会议数据，要通过编辑页面逐条逐项进行校正、补充。对未录入系统的参加学术会议数据，要通过新增页面进行补录。

2、录入和编辑参加学术会议数据务请按照《参加学术会议信息填写指南》（见附件三）中的各项规定和要求进行。特别是所属机构、参加人、参加人单位、会议名称、主办单位、会议类型、会议地点、会议时间、提交论文题目等务必保证准确完整。

四、获奖数据

（一）获奖信息录入存在的问题

1.录入信息数据不完整、不准确。

2.录入流程不符合要求。

（二）获奖信息录入的几点要求

1、将2001年1月1日至2006年12月31日教师获得科研成果奖项的数据做进一步校正、补充、完善。

2、录入和编辑获奖数据务请按照《获奖信息填写指南》（见附件四）中的各项规定和要求进行。

3、必须录入系统的奖项为“科研成果奖”。奖项录入范围为 “政府奖”和“政府部门奖”。政府奖指以中央（国务院）、各省（直辖市、自治区）以及地市政府名义颁发的社科成果奖，获奖证书上一般应有政府国徽章。政府部门奖指以中央（国务院）各部门、省（直辖市、自治区）政府各部门以及地市政府各部门名义颁发的社科成果奖，获奖证书上一般应有政府部门公章。

4、获奖数据的录入工作必须由获奖证书上所注明的作者中第一位我校教师及其所在单位负责，其他作者不得重复录入，负责获奖数据录入的教师须将其他作者的全部信息录入完整。

5、获奖信息录入流程为：首先须录入成果信息，通过“新增论文”或“新增著作”界面填写，成果信息录入完毕后，经本单位科研秘书审核“机构通过”和社科处审核“学校通过”后，可录入获奖信息。请各位教师在系统中录入科研成果数据之后尽快将成果资料提交本单位科研秘书审核，以便及时录入科研成果获奖信息数据。

五、时间安排

1、鉴于人员数据是否完善和准确，直接影响到项目、成果、学术活动等其他科研数据的录入工作，因此请各单位务必于10月29日之前完成人员数据的录入和审核工作。

2、对于2001年至2006年的科研成果数据，请各单位科研秘书依据本单位保存的成果资料，或通过期刊网搜索、请教师本人提供等方式，于11月5日之前完成对这部分成果数据的审核工作。并且请各单位保存好审核依据资料，社科处将另外安排时间对这部分成果进行复审。

3、请各单位于11月10日之前完成2001年至2006年参加学术会议数据、获奖数据的完善工作。

4、2007年以来的科研成果、参加学术会议、获奖等科研数据可以随时录入、随时报送。为配合校长办公室的成果统计月报工作，请各单位于每月25日之前完成本单位科研数据的录入、审核和材料报送工作。科研成果材料的报送按照《成果申报工作流程》（见附件五）中的规定和要求进行。

六、几点要求

1、请各位教师及科研秘书在录入数据之前认真阅读《科研人员信息填写指南》、《科研成果信息填写指南》、《参加学术会议信息填写指南》、《获奖信息填写指南》和《成果申报工作流程》，严格按照说明中的要求完善系统中的数据，并务必保证录入数据的质量，要真实、规范、准确、完整，各单位要切实担负起审核把关的职责，社科处将对各单位审核通过的数据进行复审。经学校审核最终确认的数据将作为今后核算业绩津贴、推选各类人才等各项相关工作的直接依据，如果由于教师本人或单位错报、漏报等原因造成任何后果，责任自负。

2、各单位在新科研管理信息系统的使用过程中若发现技术问题，请及时与社科处沟通，也希望各单位和广大教师把对该系统的意见和建议及时反馈给社科处。

3、鉴于新科研管理信息系统的完善对各单位和学校科研管理及社科统计具有重要意义，并涉及到教师的切身利益，请文科各单位给予高度重视，严格按照有关要求和规定时间，切实做好这项工作。

附件：1、科研人员信息填写指南

2、科研成果信息填写指南

3、参加学术会议填写指南

4、获奖信息填写指南

5、成果申报工作流程

联系人及联系电话

人员数据： 孟祥臣 85167056

成果数据： 张 倩 85167056

参加学术会议数据： 王浩友 85166117

获奖数据： 张晓萌 85167056

社会科学处

2007年10月23日

关于进一步组织完善新启用的科研管理信息系统科研数据的紧急通知