公司合同管理方案
发布时间：2021-08-14
XXX公司合同管理方案
第一章 总则
第一条 为加强XXXXXX公司（以下简称“XXXX”或“公司”）全流域合同管理工作，实现公司全流域合同管理的制度化，预防和减少合同纠纷的发生，根据《中华人民共和国合同法》和相关法律法规，结合公司实际制定本办法。
第二条 本办法适用于本公司
本办法所称合同管理，包括对合同（劳动合同除外）的订立、履行、变更和解除、纠纷处理及合同文件管理等全过程管理。
第三条 公司实行合同归口管理与分工负责相结合的制度，公司办公室作为合同主管部门组织合同管理工作，合同承办部门、相关职能部门按照职责分工实施合同管理。
第二章 职责分工
第四条 公司办公室： （一）配合公司审核合同； （二）办理合同用印；
（三）对公司合同管理工作情况进行汇报； （四）牵头处理合同纠纷；
（五）负责建立合同管理台账并进行合同归档管理。其中，合同管理台账信息包括合同名称、合同类别（股权投资、资产转让、工程项目、出借资金、对外担保、中介机构服务咨询、采购、综合管理等）、签订日期、对方单位、合同金额、合同期限等。
第五条 合同承办部门：
业务需求或因职责，代表公司对外洽谈、签订合同的部门为合同承办部门。合同承办部门的职责：
（一）组织合同谈判，拟定合同文本；
1
（二）办理合同文本送审、报批、用印手续；
（三）办理合同履行事务、跟踪合同履行情况； （四）办理合同变更或解除事宜； （五）参与合同纠纷处理；
（六）建立部门所经办的合同台账，为合同送交公司存档做好相关资料的保管工作。
第六条 职能部门：
在合同签订、履行、纠纷处理过程中，需相关职能部门配合的，相关职能部门在其职责范围内办理与合同签订、履行等有关的事务。
第三章 合同订立
第七条 订立合同，由合同承办部门按下列程序办理： （一）组织合同谈判、拟定合同文本； （二）交合同主管部门审核并报公司审批； （三）办理合同用印。
对于拟签订的标的巨大、履行期限长或需要多部门配合履行等的重大合同，在送公司领导审批前，合同承办部门应先行将合同文本送公司财务管理部门及其他相关职能部门会签，会签之后在向母公司进行汇报，待母公司回复后方可进行签订。
第八条 合同承办部门应指派专人作为合同承办人负责合同的洽谈、文本拟定以及办理合同文本送审、用印等事务。
第九条 合同承办部门与对方当事人洽谈合同，根据合同的类型、标的大小及对公司的重要程度等情况，可以要求公司相关部门派人参加，也可邀请公司审计人员参加，相关部门应给予支持和配合；需合同主管部门协调的，由合同主管部门协调。
第十条 合同承办人与对方当事人洽谈合同前，应向其索要授权文书，并了解对方当事人的主体资质、资信状况、履约能力等情况，查阅对方当事人的营业执照及相关资质证书原件并收集上述材料的复印件等资料。
合同承办人与对方当事人洽谈合同，除有公司特别授权外，应向对方当事人2
表达“双方商定的合同条款尚需公司审批，双方的权利义务以最终签订的书面合同为准”的意思。
第十一条 合同应包括以下内容：
（一）当事人名称（或姓名）、住所、法定代表人姓名及职务、开户银行及账号；
（二）标的或标的物（如货物、劳务、工程项目等）名称、型号、规格等； （三）数量和质量，包括适用规范、质量标准和检测方式等； （四）价款或酬金；
（五）履行的期限、地点和方式； （六）违约责任； （七）争议的解决方法； （八）合同订立的时间、地点。 第十二条 合同文本应符合下列要求：
（一）不得遗漏标的物数量、规格、价款或酬金、履行期限和方式、违约责任等重要合同条款；
（二）用语规范，表达准确、无歧义； （三）合同条款无相互矛盾。
第十三条 合同承办部门送审合同文本应填写合同审批表，合同审批表须经合同承办人、合同承办部门负责人签字。
第十四条 合同审核人员对合同的下列内容进行审查： （一）合同主体、内容是否合法； （二）合同条款是否有冲突、矛盾； （三）合同条款是否有歧义；
（四）合同条款是否有效维护公司权益； （五）合同条款是否有重大遗漏。
第十五条 合同审核人员审查合同文本后，根据情况分别作出如下处理： （一）无需修改的，表明“无异议”的意见；
（二）对不准确、有歧义但不影响双方当事人权利义务的文字表述，直接进行修改；
3
（三）属于当事人权利义务的内容需要修改的，提出修改建议。
第十六条 对于合同审核人员提出的涉及合同双方当事人权利义务内容的修改建议，合同承办部门应与对方当事人商议修改并制作新的合同文本报公司审批。对方当事人坚持不予修改的，合同承办部门应提交相关书面说明，连同原合同文本报公司审批。
第十七条 需要会签的合同文本，相关职能部门审阅后，应根据情况签署意见，或明确表示“同意”，或提出修改建议或提出注意事项等。
第十八条 合同文本经合同主管部门及相关职能部门审核后，由合同承办部门根据公司领导分工及公司法定代表人根据公司章程明确权限进行授权的情况，相应报本部门及相关职能部门分管领导、总经理、董事长审批。
合同文本经合同主管部门审核、公司领导审批同意后，合同承办人凭合同审批表办理用印手续。
第十九条 对外签订合同，严禁在空白文本上盖章。原则上，合同经公司审批结束后先由对方盖章，然后由我方盖章。所有合同应在合同各页码之间加盖骑缝章等方法对合同文书加以控制，防止任意增减、修改合同条款和内容。
第二十条 签字盖章的合同文本，原则上公司持有的份数不少于两份。 第四章 合同履行
第二十一条 合同签订、生效后，除公司另有安排外，合同承办部门是合同履行的责任部门，负责办理合同履行的相关事务，包括办理公司履行合同的相关事务以及接受、督促对方当事人履行合同的相关事务。
第二十二条 合同履行过程中合同承办部门应注意收集并妥善保管有关合同履行的所有书面材料，包括但不限于标的物交接记录，双方的来往信函、文书、传真、电邮等。
第二十三条 合同履行过程中，若发现对方当事人可能存在下列情况之一的，合同承办部门应及时向分管领导提交书面报告，并抄送合同主管部门：
（一）经营状况严重恶化的；
（二）转移财产，抽逃资金，有逃避债务嫌疑的； （三）丧失商业信誉的；
4
（四）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形的。
合同主管部门接到报告后，应跟踪了解情况，收集相关资料，提出应对方案。
第五章 合同变更与解除
第二十四条 合同签订后，因种种原因，公司决定变更或解除合同的，合同承办部门应按照公司要求与对方当事人商谈变更或解除合同事宜、签署变更或解除合同的书面文件、办理变更或解除合同后的后续事宜等，合同主管部门应向合同承办部门提供法律技术支持并跟踪了解相关工作的进展情况。
第二十五条 合同签订后，对方当事人提出变更或解除合同的，合同承办部门应根据合同订立时的审批程序逐级报批，经公司审批同意后，与对方当事人商谈变更或解除合同事宜。 第二十六条 合同变更或解除需要与对方当事人签署相关书面文件的，按照订立合同的审批程序办理。
第六章 合同纠纷处理
第二十七条 合同签订后，因公司或对方当事人的原因或其他原因导致一方或双方不能按照合同的约定履行义务，而经与对方当事人沟通、洽谈无法达成一致的，为合同纠纷。发生合同纠纷，合同承办部门应在确认纠纷发生后的三日内向所在部门的分管领导书面报告相关情况，并抄报合同主管部门。合同主管部门应提出处理意见或商公司外部法律顾问共同提出处理意见，并组织收集相关证据，做好以司法程序解决纠纷的准备。
第二十八条 可能与对方当事人通过协商方式解决的合同纠纷由合同承办部门负责处理，合同主管部门提供法律技术支持；无法通过协商方式解决的合同纠纷，由合同主管部门牵头处理、合同承办部门配合，必要时经公司批准委托律师事务所（律师）办理。 第七章 合同文件管理
第二十九条 合同经双方盖章后，合同承办部门应在五日内将合同原件（含合同审批表）两份交合同主管部门存档；公司只持有一份合同原件的，原件交合5
同主管部门存档，合同承办部门保留复印件或扫描件。
第三十条 与合同订立、履行有关的包括但不限于对方当事人的营业执照、相关资质证书的复印件、授权文书、双方来往函件、电子邮件等资料（尤其是与重大合同相关的前述资料或者可能对合同权利义务有重大影响的对方当事人出具的函件原件等资料），由合同承办部门先行保管，在合同正式签订后，再由合同承办部门连同合同文件交合同主管部门存档，合同承办部门可保留复印件或扫描件。
第八章 子公司合同管理
第三十一条 公司的全资及控股子公司应结合自身情况根据本办法制定合同管理制度并组织实施。
第三十二条 公司全资及控股子公司订立有关投资（专指经公司决策批准的投资）、资产处置、资产抵押、重大资产出租等合同，应经公司审计人员审核后方可签订，公司的投资、资产管理职能部门负责办理相关合同的送审事务。
第九章 监督检查
第三十三条 合同主管部门有权对公司各部门合同管理工作情况进行不定期检查，对合同履行情况进行监督。
合同主管部门根据公司的安排有权对公司全资及控股子公司合同管理制度的制定及实施情况进行检查。
第三十四条 合同主管部门对合同承办部门或公司全资、控股子公司合同管理工作情况的检查结果，可提供给人力资源部作为公司对相关部门、子公司相关高管的绩效考核依据之一。
第三十五条 对于合同管理工作混乱，存在严重风险隐患的部门、子公司，公司将按照相关制度对责任人、部门负责人、子公司相关高管予以处理；对因合同管理不善导致公司遭受损失或其他严重后果的，公司将按照相关制度给予责任人、部门负责人经济处罚，直至追究法律责任。
第十章 附则
6
第三十六条 本办法由公司办公室负责制定、修改及解释，并自发布之日起实施。
附件：1、XXXXXX公司合同审批表
2、XXXXXX公司合同变更审批表
7
附件5-1：
XXXXXX公司合同审批表
合同名称 合同当事人
合同简要内容及相关情况说明
承办人（签名）： 年 月 日
承办部门意见
承办部门负责人（签名）： 年 月 日
相关部门会签
意见
财务管理部负责人（签名）： 年 月 日
其他相关部门负责人（签名）： 年 