商务部工作职责

根据公司的实际流程与业务发展，特制订商务部管理制度和内部工作子流程，分解工作任务，明确工作标准，具体职责如下：

商务岗位职责：

一、 商务开票

1、门市开票工作

商务的开票工作作为产品销售不可或缺的一个环节。在开票时确保客户信息、销售商品、销售金额的准确性，有效的与客户沟通，由企业查看相关信息且复查无误后，签字确认，方可构成销售。

2、工程师代为办理的开票工作

主要指产生销售时，客户不在本单位门市，由工程师代为办理的情况。代办工程师需提供客户开票信息、开票明细及价格，由代办工程师复查无误后，签字确认，方可构成销售。如是新办防伪税控企业，还需提供防伪税控企业信息登记表、税务登记证副本复印件、法人身份证复印件、公章等相关手续。

二、注册码文件申请

产生销售后的后续工作也不容忽视，注册码文件主要指新老户的远程抄报、发牌查询统计软件注册码、财税通的注册文件申请。

1. 市区内注册码申请

门市产生销售后，商务及时申请注册文件并转发至本公司商务邮箱，由工程师自行下载安装。

2. 外县注册码申请

由于外县据市区较远，工程师代办的情况较多，工程师在新户安装时，可提前申请注册文件，并提供准确的客户名称、税号、开票机号、地址、电话、联系人等相关信息，商务申请完成后转发至商务邮箱。

三、合同的填写、整理、归档

1.服务费合同、财务软件销售合同。

1）门市的合同签订

由客户来本单位门市所产生的财务软件销售，由销售工程师或公司商务与客户签订销售合同，一式两份，并商务归档整理。

由客户来本单位门市所产生的新户办理的服务费合同，或老户缴费的服务费合同，由公司商务与客户签订，一式两份，且有商务归档整理。

2）工程师代办的合同签订

外县或市区内工程师，在财务软件销售过程中代办手续时，销售工程师需与客户签订财务软件销售合同，一式两份，且交由商务归档整理。

外县或市区内工程师，在上门收缴企业服务费时，需与企业签订服务费合同，一式两份，且交由商务归档整理。

2. 与各公司采供合同的制作并配存档

1）专用设备订单

商务需要仔细填写“黑龙江金穗科技有限公司专用产品销售合同”，各项信息缺一不可。订单中所订产品必须注明产品名称，详见省公司“专用产品报价单” （不断更新）。合同内容以打印形式填写，不得涂改，否则视为无效。合同右下角应加盖订购方的公章或是合同章，或有授权委托人手写签名。有特殊需求者需在合同左下角“备注栏”内加以注明，并需得到商务确认，未得到确认的，本公司可不按其要求履行，合同确认后由省公司商务部提供，商务将填写好的“黑龙江金穗科技有限公司专用产品销售合同”传真至省公司商务部。

2）税控电脑、打印机等其他通用产品订单

商务需要仔细填写“黑龙江金穗科技有限公司通用产品销售合同”，各项信息缺一不可，订单中所订产品必须注明产品名称，详见省公司“产品报价单”（不断更新）。合同内容以打印形式填写，不得涂改，否则视为无效，合同右下角应加盖订购方的公章或是合同章，或有法人或是授权委托人手写签名，有特殊需求者需在合同左下角“备注栏”内加以注明，并需得到商务确认，未得到确认的，本公司可不按其要求履行。合同确认后合同编号由省公司商务部提供，商务将填写好的“黑龙江金穗科技有限公司通用产品销售合同”传真至省公司商务部。根据订单实际可以选择：申请特殊配置、特价的填写《特殊订购申请表》，并传真给省公司商务部。待审批后按审批后的配置、价格依上述标配下单流程下单。

3）付款结款方式

根据省公司汇款要求进行结算，采取银行电汇凭证进行汇款，首先前由商务填写汇款申请单，由经理签字方可生效，财务确认后在月底前汇款，由商务转达省公司汇款情况。

四、商务与省公司、库管和市内外工程师的沟通

了解公司的库存情况，了解省公司销售的优惠政策，了解市内外工程师的销售情况，及时沟通，及时进货，确保公司货物储备。

五、财务软件的录入

主要指财务软件进销存模块的应用

1、采购管理采购入库单的录入，主要指产生采购合同后，对所采购商品的及时录入。

2、销售管理主要指发货单的录入，即产生产品销售时，在发货单录入企业的开票信息和所销售产品的信息，并核对信息。

3、库存管理主要是对采购入库单、销售出库单的审核，如有其他出入库需要填写其他入库单及其他出库单。

4、核算管理模块的使用主要针对月底结账，即正常单据的记账，与财务确认无误后，打印收发存汇总表，并与库管核对库存，核对无误后由经理、商务、库管确认签字并上交财务，并制作销售月报表与财务核对本月所销售产品的数量，确认后签字并上交。

六、月末各项数据的整理汇总

月末结账结束后将针对本月产生的销售数据，整理个人销售报表、销售毛利汇总表、销售毛利明细表、财务软件销售明细表等相关报表，确保各项数据的准确性、及时性、有效性。

商务部综合职责：

一、前台门市接待

在正常工作日内由商务部担任接待工作

在用户进入公司起接待人员要主动问候“您好！请问您需要什么帮助？”问明用户来意，进行相应的解答：

1、 新上户办理先将新上用户信息进行登记查看办理手续是否齐全，了解用户现有设备情况，由前台接待人员将用户引见给新户销售人员共同配合进行销售，新户销售人员不在单位情况下接待人员要与新户销售人员进行电话沟通进行销售。销售完毕后将用户电脑打印机等物品送到用户手中清点完毕后送到用户车上。

新上户手续不全（没有防伪税控企业信息登记表）拒绝销售金税卡对用户说明重要性

如果用户着急又商务部出示证明并有技服主管、用户共同签字，方可销售。

2、 老户办理业务问明用户的来意，引导到相关部门办理事宜。

3、 用户送修首先将用户机器接过来放在维修台，问明用户来意，然后移交给相应的技术服务工程师进行维护。

4、 引导顾客到相关部门办理事宜。

5、 顾客临走时应主动告别。

二、公司物品采购

各部门填写采购申请单经经理批示后方可采购，采购后进行低值易耗品或固定资产登记。

三、公司物品

1、低值易耗品、固定资产统计与管理。

将公司所有低值易耗品登记入册，保证物品与实际相符。

2、 公司物品损坏。

将损害物品申请报废或申请低价处理，如有物品责任人，需在报废申请上签字确认。

四、大厅展台布置

1、将公司产品分类，统一设计布局，突出展品特性，对产品优势做适时说明，言简意赅，切入人心。

2、根据供货单位提供的优惠政策，策划相关活动，促进客户购买。

3、保持展台卫生，禁止维修，保管好大厅物品。

五、工作分配

1、商务岗位由刘潇潇担任。

2、两库管理、货物运输由刘刚担任。

3、新老户销售、公司物品管理、公司物品采购、门市接待由刘潇潇、刘刚担任。

商务部工作职责