一、会议不要超过两小时

　　　　“怎样的会最无聊？”被问到这个问题，一定有人回答“会议太冗长”。只要不是特别重要的会议，不少人都在会议进行中打瞌睡。

　　　　会议形式化现象在中国一直是一个非常严重的问题。本来不需要的过程，却变成必须的过程；本来不需要讲的话，却变成了必须讲的话；本来几分种开完的会，却需要一个小时，乃至更长的时间；本来一个人讲话的会，却要几个人来讲；本来在这个地方开的会，非要到另一个地方开；本来几个人参加就可以，非要叫来各级领导干部。这样一来，会议没少开，时间没少占，精力没少花，财力也付出不小，但对工作却没有多大的促进和改善。

　　　　参加会议是我们生活中的一部分，全世界每天要开无数次会议。无论你是与会者还是主持人，都应该学会开会，懂得开会的技巧，使会议开得高效成功。据调查，经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上。美国权威机构的统计表明，1996年美国企业因不当的会议管理导致的损失高达60亿美元。因此如何开会，如何使会议有效益和有效率，对于任何人或组织都具有重要的意义。

　　　　联合公司东京总务部长冈本让曾说：“会议时间最好不要超过两小时。”根据他的经验，两小时是一个人集中注意力的极限。事实上，只要超过两小时，会议效率必然下降，而且会引发无数意想不到的问题，比如与会者之间的争执，会议作出错误决定等。本章专门就如何提高开会效率介绍一些开会技巧。

　　

　　二、开好会议的几个要点

　　　　熟悉会议规范：会议要讨论，讨论难免有争执，所以要“循一定之规则”，这一定的规则就叫“议事规则”或“会议规范”。最有名的议事规则是罗伯特规则，是由美国著名的议学家罗伯特撰写的一本书名“罗伯特规则”而来。国父孙中山先生也撰写过一本叫做“民权初步”的小册子，收录在“建国方略”里。世界上很多国家和地区都有专门的有关议事规则的法律法规，比如台湾就有“会议规范”法规，各种会议都得照着规定议事。“会议规范”内容包括“会议的流程”、“主席的职权”、“纪录的形式”、“各种的动议”、“表决的方式”与“选举的方式和流程”等内容。

　　　　善用会议技巧：开会时最怕主席讲个不停，或者发言乱无章法、毫无头绪，讲了半天也不知道在说什么？这时为了节省大家的时间，让会议开得有效率，与会者就应该善用各种会议技巧，适时地提出「权宜问题」或「秩序问题」，要求主席制止不礼貌、超出议题的发言，该搁置就搁置，该停止讨论就停止，该散会就提出散会。

　　　　议程会前发出：很多会议常常临时通知，然后没有任何会议资料。不让人提案也就算了，甚至连个议程都没有，开会时大家两手空空，不知道从何讨论起。所以，正式或定期的会议，应该发出会议通知，并征询出席者提案，开会前准备好议程资料，并在会议前让与会者知道，良好准备是会议成功的开始。

　　　　提案事先沟通：很多人不知道如何提案，有些会议筹办者也搞不清楚。提案要清楚明白，最好要有说明和办法，不要提一些不知所云的案子。重大的提案最好能事先沟通。事先的沟通有助于会议的讨论和进行。

　　　　发言沙盘推演：开会是要讨论事情的，当然要让出席的人讲话，但会议的发言要有方法，先讲主张再说明理由，不要讲一大堆但没人听得懂，为了让会议开得有效率，必要时可以限制发言的时间和次数。如果有高度冲突的议题，发言可以事先沙盘推演，安排发言的重点和顺序，再利用动议让议案进入表决，免得大家死缠烂打。

　　　　议案需要表决：很多会议经常议而不决，提了案，也发了言，但因为各方意见不一致，碍于情面或怕得罪人而不将议案或讨论话题付诸实施表决。

　　　　工作报告简短：很多会议几乎都在工作报告，一些领导人轮番上阵做报告。好像工作报告越多就越是认真，报告做完了就散会了。为了让大家的耳根清静，可以透过决议要求工作报告简短，甚至限制报告时间，进而要求工作报告以书面呈现，书面报告就无法罗嗦了。

　　议程随时掌控：会议的进行要尊重与会的人，而不是主席一人说了算，也不必忍受少数人漫无限制的发言，会议开始前可以确认议程，然后要求主席按照议程主持会议，如果觉得有必要的话，也可以要求变更议程，随时掌握议程的进行，可以让会开得更有效率。

　　　　纪录要求正确：我们日常生活中的多数会议开完就算了，根本从来没见过会议纪录，甚至结论被改了也没人知道。开会是为了“达成决议”，决议是在会议纪录呈现，会议纪录可以说是开会的成果。所以要关心会议纪录，要求会议纪录要让与会者过目，书面通知或下次会议确认都可以。

　　决议确实执行：开会是为了「达成决议」，更是要“解决问题”。开了会，形成了决议，不执行等于没开。所以花了时间来开会，更应该关心执行的情形，要求下次会议要报告上次会议决议执行情况，要求决议确实被执行，不执行再想办法算帐。

　　

　　三、会议进行期间的注意事项

　　　　对于举办一个具有相当规模会议的组织者来说，如何让众多的会议参与者在会议中获得他们想得到的东西，同时又能使他们在会议上充分贡献他们的才智，是首要关心的问题。也就是说，如何使会议开出成果，是会议的第一要务。会议进行期间，会议筹办者必须随时想到下下几个问题：

　　　　(1)发言内容是否偏离了议题?

　　　　(2)发言内容是否出于个人的利害?

　　　　(3)是否全体人员都专心聆听发言呢?

　　　　(4)是否发言者过于集中于某些人呢?

　　　　(5)是否有从头到尾都没有发言过的人呢?

　　　　(6)是否某个人的发言过于冗长呢?

　　　　(7)发言的内容是否朝着结论推进呢?　

　　　

　　四、如何主持会议　　

　　　　“开会开这么久还做不出结论！”很多人参加会议时都会碰到这种状况，与会者万般无奈又无力解决，因此怀疑会议主持人的能力。究竟要怎么开会才能提高效率呢？

　　　　会议主持人必须留心会议进行状况，发现与会者的讨论偏离主题时，要立刻拉回正题。这样还是无法讨论出结果时，主持人可以要求相关人员第二天做出结论。

　　　　有些会议的问题出在没人发言，反应不佳。主持人事先把题目细分成几个子题，与会者就比较容易贡献自己的智慧。主持人事先没有准备，让与会者当场才思考、发表意见，效率会非常低。如果主持人让与会者发表自己针对主题事先想好的结论，就容易归纳各方意见。

　　　　会议主持人要避免自己过多发言。主持人是主，与会者是客，让客人尽量多发言才是正确的做法，不可反主为客。主持人的主要功能是维持会议秩序、节奏和程序正义，而不是发表演说者。这一点很多主持人都不了解。

　　除了会议当中的努力，事前也要多沟通。有些问题如人事问题等，如果事先不充分沟通，会议当场是很难解决的。

　　

　　五、与会者的注意事项

　　　　除了会议筹办者和主持人需要懂得开会的技巧外，与会者也需要了解开会的一些基本知识和规则。否则，就成了鸡同鸭讲，会议筹办者和主持人再专业，也是白搭。

　　　　与会者除了要尽量配合和听从会议筹办者和主持人的安排外，还有以下两个方面需要注意：

　　（一）学会发言

　　　　会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然，刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿。旁若无人。发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。

　　　　自由发言则较随意，应要注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。

　　　　如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。

　　　　与会者发言时要注意避免发生如下情形：

　　　　1.发言时不可长篇大论，滔滔不绝；　

　　　　2.不可取用不正确的资料； 　　

　　　　3.不要尽谈些期待性的预测； 　　

　　　　4.不可做人身攻击； 　　

　　　　6.不可打断他人的发言； 　　

　　　　7.不可不懂装懂，胡言乱语； 　　

　　　　8.不要谈到抽象论或观念论；　　

　　　　9.不可对其他发言者吹毛求疵； 　　

　　（二）遵守会议礼仪与纪律

　　　　与会人员在出席会议时应当严格遵守的会议礼仪和纪律，主要有以下四项内容：

　　　　1.规范着装；

　　　　2.严守时间；

　　　　3.维护秩序；

　　　　4.专心听讲。

　　5.不要中途离席。　　

　　

　　六、会议秘诀一百条

　　　 下面一百条是开好一个会议需要掌握的“秘诀”：

　　（一）使会议开得卓有成效

　　　　开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。

　　1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。

　　2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。

　　3.要认真考虑，是什么使会议成功，反之又是什么使会议不成功。

　　4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎样。

　　5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。

　　6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。

　　7.要熟悉正式会议的各种程序规则。

　　8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。

　　9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。

　　10.信息要加以选择，避免过多。

　　11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。

　　12.通过限制网上会议时间使会议完善。

　　13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。

　　14.仔细考虑你要召开的会议的类型。

　　15.会议要尽可能小，以免分散注意力。

　　16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。

　　17.凡辅助文件均应与议程一并发出。

　　18.会前先拉几个盟友。

　　19.开会前必须确信一定能达到会议目的。

　　20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。

　　（二）会议准备

　　　　为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。

　　21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。

　　22.决定开会时间前要先考虑交通时间。

　　23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。

　　24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。

　　25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。

　　26.任何议程变动都必须通知主持人。

　　27.议程要尽可能短小简单。

　　28.尽量将议程限制于一页纸上。

　　29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。

　　30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。

　　31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。

　　32.必须将电话转移出会场。

　　33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。

　　34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。

　　35.要找个确保没有干扰的会场。

　　36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。

　　37.使用圆桌可使会议定调为非正式。

　　38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。

　　39.座位之间应有一臂长的间隔。

　　40.不能让与会者受太阳直接曝晒。

　　41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。

　　42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。

　　43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。

　　44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。

　　45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。

　　46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。

　　（三）出席会议

　　　　一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。

　　47.会前拟出自己的发言稿。

　　48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。

　　49.要保持积极的脸部表情和音调。

　　50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。

　　51.开始发言前先作深呼吸。

　　52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。

　　53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。

　　54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。

　　55.谈判时要识别任何有一致性的地方。

　　56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。

　　57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。

　　58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。

　　59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。

　　60.必须按照议程顺序作会议记录。

　　61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。

　　62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。

　　63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。

　　　（四）主持会议

　　　　每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。

　　64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。

　　65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。

　　66.尽量于会前认识新来者。

　　67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。

　　68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。

　　69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。

　　70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。

　　71.要制止支流辩论和私下交谈。

　　72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。

　　73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。

　　74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。

　　75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。

　　76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。

　　77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。

　　78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。

　　79.必须清楚每次会议的规则。

　　80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。

　　81.要改变会议气氛，须先改变议题。

　　82.驱逐任何捣乱份子须在不得已时而为之。

　　83.要趁全体与会者在场时安排好下次会议。

　　84.确保各项决议记录在案。

　　85.必须尽量以积极的调子结束会议。

　　86.向每位到会者、所有的发言人致谢。

　　87.要区别书面规则与非书面仪式。

　　88.可为正式会议录音以确保会议记录的准确性。

　　89.向与会者提供收发信件服务。

　　90.应在签名报到台旁设一信息台。

　　91.会场吵闹时要站起身显示主席的权威。

　　92.要为小组委员会制定准则。

　　93.不要过多使用程序，因为这样有可能会抑制自由讨论。

　　94.可将复杂问题委托给一个工作小组，由他们晚些时候汇报。

　　95.请记住，你有权决定何时闭会。

　　96.为重要会议录像，以便将来参考。

　　97.要尽可能简化程序规则。

　　98.面对抗议示威要保持冷静，示威可能会自行消失。

　　99.如果与会者大发脾气，可宣布短暂休会。

　　100.预先与保安人员商讨处理捣乱份子的程序规则

开会技巧讲解