费用报销管理制度
发布时间:2016-01-13 16:18:58
发布时间:2016-01-13 16:18:58
明确报销程序及要求,确保支出合理、真实,并实行业务部门相关支出的费用与业绩考核挂钩。
适用于广州中邮普泰集团总公司、各分公司、进驻厅、零售门店。
1、 固定预算管理项目类费用;包括:低值易耗品、办公用品(如书籍、报刊、杂志、印刷品(含名片)、文具、IT耗材)、后勤维修维护用五金工具用品(如垃圾费、 维修费、灯管、换锁等)、租金、物业管理费、水电费、固定电话费、宽带费、购买发票,年审换证费、财务手续费、审计、评估、咨询费、培训费、会议费,等;
2、 已核定报销标准和额度的费用;包括:个人电话费补贴、市内交通费、差旅费、应酬费、社保补贴、车辆费用;
3、 其它预算外费用;如:慰问金、实物礼品(手机)、物流部费用(包括运输费、装卸、车辆费、交通费、误餐费等)、 其它;
1、 调价:指我司对提货客户提货产品的价格调整。
2、 客户返利:指提货达到一定量,我司给予客户的让利。
3、 合作佣金:指协助我司完成一定的销量,我司给予客户提成。
4、 S返利:指协助我司完成一定销量,我司给予个人提成。
5、 市场费用:指市场推广过程中发生的促销员、礼品、场租、物料、广告费等费用。
6、 炒货:指非常规渠道购入产品。
1、 门店拓展类资产采购:行政类资产(铁皮柜、保险柜、桌椅)、IT类资产(电视、音响、电脑、打印机、扫描枪、传真机)、市场类资产(手机展柜、收银台);
2、 门店首次租金、定金、押金、转让费;
3、 门店设计、装修(包括装修配套资产采购,如空调、门头等)、安防、门店保险购置;
4、 其他行政类资产采购;
1、 后勤职能部门人员因公外出的市内交通费用据实报销,需注明起讫地点、时间和事由。
2、 业务部外勤人员市内交通费在试用期按市内交通费标准的最低额度申请报销,试用期结束后员工所在部门主管按该员工所属区域、岗位性质等,在公司报销标准范围内重新核定该员工的市内交通费报销标准,报人事部门核定,财务备案。在核定标准内据实报销。
3、 经理级以下员工只可报销乘坐除出租车外的公共交通工具的市内交通费用,特殊情况乘坐出租车或自驾车,需报部门负责人审批。
4、 所有享有公司车辆补贴的人员不得再报销市内交通费。
1、 规定城市为国内省会城市、直辖市及广东省一线城市(包括深圳、东莞、珠海)。未规定城市为除规定城市外的国内其他城市。
2、 两人或多人一同出差,按同性别每两人一间客房为标准报销住宿费用。
3、 出差到附近地区(指与常驻办公地点是同一行政地区或不是同一行政地区但路程公里数不超过100公里的地区,如:广州到佛山),不予报销住宿费和出差补助。
4、 个人自驾车出差,按地市之间距离每公里油耗0.8元为标准报销车辆汽油费,路桥费用按次实报实销。
5、 除总部出差至湛江、茂名、粤东各城市及省外可报销出差补贴外,其他省内城市出差均不给予出差补贴。住宿一晚按标准给予出差补贴,以此类推。同次在同一城市出差超过三天,按三天报销出差补贴,超过天数的出差补贴不予报销。出差期间发生应酬费(当天的午餐、晚餐),则当天的出差补贴相应地作扣减一半或者全部。
6、 区域间会议、区域来总部开会不予报销出差补贴。
7、 差旅费需及时报销,无特殊情况超过2个月未报销的差旅费将不予报销。
8、 特别期间(如大型的地区运动会、广交会期间)的住宿费标准将按实际情况参照经济型酒店(如家、七天连锁店)住房标准给予适当调整。
1、 各业务部门的应酬费将实行按“部门月度预算定额控制”的管理办法,公司根据实际经营情况统计数据参考,按部门下达当月费用预算额度。
2、 财务部负责核算月度费用,部门应酬费将计入年度绩效考核指标。
3、 各业务部门负责人在公司下达的月总预算限额内,可根据自身销售计划对部门、区域、岗位人员的应酬费用进行弹性调整,但不能超月度预算总额。部门人员费用的弹性调整,需报财务备案。
4、 部门应酬费纳入年度考核指标,凡超月度预算部分必须先经COO审批通过,总裁办助理负责备案,方可再使用。
5、 单次应酬消费预算超过5000元(含以上),需要提前短信给总裁办助理,由其报COO审批同意后备案使用。
6、 单次应酬消费预算超过3000元(含以上),需要提前短信给部门负责人批准,同时抄送总裁办助理备案使用。
7、 经备案批准后的业务应酬费用,报销人须在限期内凭真实票据报销,发票超过2个月仍未报销一律不得再进行补报销。
8、 所有应酬费开支都需开具真实有效的发票,若因特殊情况产生无发票消费支出时,必须先报COO审批同意,后补发票支出,无票一律不予报销。
9、 大额应酬费支出,需在短信申请中写明:应酬理由、几人同行、消费地点、预算额度等内容,经COO批准后方可支出核销,凡未经批准或超额部份由个人自行承担。
10、 报销应酬费时,需以黄色告示贴写明:应酬人或其电话号码、应酬时间、应酬事项、本公司参与人员等简要情况说明,贴在报销单上,交该上级领导和财务部审核。
11、 凡不属于公司的应酬费用,一律不予报销。如有弄虚作假,一经发现则全额扣减或限期退还公司,并视情节轻重给予经济处罚。
12、 以上应酬费额度,不包括实物礼品、礼金赠予。凡实物礼品和礼金赠予的公关费用和特殊市场费用都必须先书面申请,经COO审批同意后方可列支、报销。
1、 路桥费、停车费等,凭出车记录及真实、合法票据报销,财务部负责核查票据日期及加油情况是否与出车记录相符;司机填报出差补贴支付证明单时需经用车人员签名,经车辆调配负责人审批。(出车记录记载每次出车事项、时间、去向)无出车记录者不予报销;
2、 凡属公司配给各区域总监车辆的费用一律附出车记录及真实票据寄回总部报销;并注意发票抬头填写为各公司抬头。每月路桥费、加油费和停车费按额度标准报销,由各区域营销总监严格控制好各自的车辆费;
3、 公务车辆大修费用经人事行政部负责人审批后方可维修,修理费凭真实、合法票据报销;
4、 一切人为或工作疏忽、违规驾驶造成的费用损失,由责任者自付,公司不予报销;
5、 公司车辆的年审、维修保养、保险费用由公司负责,自带车辆的相关费用由员工自付;
6、 车辆费用报销额度分四等级,一级:2000元,二级1000元,三级,800元,四级,600元,由人事行政按部门按职位和级别标准申请个人额度并报财务备案,内容包括每月的加油费,停车费、路桥费,车辆在华普停车费200元/月纳入额度内扣减;
7、 享有自带车辆补贴的公司职员,其车辆补贴每月凭合法票据按额度报销。不得再报销市内交通费;
8、 以上费用报销额度标准超出的,在部门绩效奖金中支付,无绩效奖金的,由使用人自付。
7.1 预算流程如下表所示:
备注:
1、费用预算包括低值易耗品、办公用品(如书籍、报刊、杂志、印刷品(含名片)、文具、IT耗材)、后勤维修维护用五金工具用品(如垃圾费、 维修费、灯管、换锁等)、租金、物业管理费、税费、水电费、固定电话费、宽带费、购买发票,年审换证费、财务手续费、审计、评估、咨询费、培训费、会议费,加油费等。
2、区域费用预算及项目费用预算如无重大变化,一般一季度调整一次。
3、区域预算流程由区域财务主管及总部会计共同归档。
7.2日常报销流程如下表所示:
报销流程审批说明:
1、预算内费用,由区域出纳直接支付,单据传递到总部,总部出纳凭财务总监签名可直接补充备用金;
2、区域财务主管及总部会计报销分单时注意区分物流单据;
3、财务总监及零售财务经理审批权限在1000元以下,1000元及以上费用由COO最后签名,出纳支付。
4、所有费用必须及时报销,对于超过次月报销的财务部不予受理。预算部门要对实际费用与当月的预算作对比,并对差异大的做出合理解释。
5、月度预算费用超过上年同期费用总额80%的,需递交核算经理审核、COO签批。
6、预算外或超出预算,超出报销标准或额度的费用和其他类管理项目费用转入常规流程申请报销支付。
7.3 借支流程如下表所示:
注:1、经办人在OA上填写借支流程、提供已在OA流程审批的购买申请表编号;
2、经办人在OA填写冲借支流程,提供OA流程上相应借支单编号以便核对。
(一)审批权限设置说明:
1、 营运支出批复分方案申请、实际支付、借支核销三种流程。
2、 营运支出次序:营运方案审批—>借支或直接支付(含货扣方式)—>借支核销。
3、 营运方案审批以CEO批复的当月项目机型总销售政策或当月新机型销售政策为主要依据。
4、大额方案及支付最高递交至CEO审批,已批复小额方案支付、费用核销授权区域总经理审批,无区域总经理地区根据审批件性质递交到总部产品经理或市场经理审批、项目总监审批,由营运会计归档跟进。具体权限定额见下表。
5、 方案递交项目总经理前,市场方案交市场经理签批,其他营运方案递交产品经理签批。
6、 款项的支付,同一时间同一批次的款项使用一个审批额度。
7、总部业务部门申请单据,流程跳过区域业务经理、区域财务、区域总经理,由总部对口营运会计审单,OA审单意见表述与区域财务一致。
8、 营运会计每周以周报形式汇总报送营运支出方案审批、支付情况跟进。
(二)营运支出流程如下表所示:
请购流程:
报销支付流程:
(2)门店首次租金、定金、押金、转让费
凡新租赁的店铺、办公室、宿舍第一次支付租金时需在报销单后附租赁合同交总部费用会计,以确定支付租赁费金额。第一个月发生的店铺、办公室及宿舍支出(租金、押金、管理费等)必须凭有效合同证明
当租赁手续办妥,其合同和押金单原件需递总公司行政部集中归档保管,财务原始凭证以行政部人员签收的复印件留底,以便租赁结束时跟踪办理退按等手续。
(3)门店设计、装修(包括装修配套资产采购,如空调、门头等)、安防、门店保险购置由发展部负责
申请流程:业务拓展部确认租赁后
报销流程;
根据合同,完工进度申请支付。
公司装修的费用申请、支付报销时均要附上已经规定流程审批的申请表。
(4)其他行政类资产采购
申请流程
报销支付流程
7.7 OA费用报销流程
1、OA费用报销流程与本制度所列流程相匹配,遇OA流程与本制度流程冲突时,以OA流程为准,本制度作相应修订。
2、 OA费用报销流程启用后,业务部门应酬费、差旅费、应走申请应酬或出差流程,列明应酬、出差各项内容,上级领导批准才可实行应酬或出差事宜。
8.1 区域及下属一级办事处设置备用金,其所属申请人费用报销申请经审批后,由区域出纳直接打入申请人的个人银行卡或支付现金(银行卡资料需先在公司财务部备案);
9.26 交通费报销必须列明行走路线时间、地点,报销发票所列时间、地点必须与行走路线相符,如不相符,会计有权要求报销人重新提供发票再进行审核。
支持性文件
《公司财务制度》、《授权签名管理制度》、《固定资产管理制度》、《电话费报销标准》