公司会议管理制度

一、目的作用

公司会议的规范化、制度化是公司建立正常工作秩序，强化内部管理的要求。为了提高工作的实效，重视时间效应的管理，使公司经营活动中各种会议，通过合理的组织能够高效率、高质量地进行，保障每次会议均能产生预期的、较好的作用，特制定本制度。

二、管理职责

1、办公室是公司会议管理的归口部门，负责公司组织召开会议的会务工作和公司行政会议的会议组织和会议管理。

2、各职能部门负责各分管会议的会议组织和会议管理。

三、会议准备

1、会议计划

（1）所有会议召开前都应有会议计划，重要和大型会议应制定书面计划（或方案）。

（2）会议计划原则上应包括以下内容：

会议名称、会议主题、会议时间、会议地点、会议召集人（或部门）、会议组织、参会人员、会议内容、会议日程、会议议程、会议资料清单、会议筹备工作等。

（3）例行会议的会议计划在每一次会议确定后，原则上不再变化，如有变化，由会议召集人（或部门）临时通知。小型或非正式会议，以上内容可简化，由会议召集人（或部门）决定。

（4）会议计划（或方案），由办公室或会议召集部门拟定后，报公司领导（大型会议报总经理）审批同意后执行。

2、会议通知

（1）会议召开前，办公室或会议召集部门，应提前通知参会人员，以便作好参会准备。

（2）会议通知有口头（直接或电话）和书面通知两种方式，小型或非正式会议可采用口头（直接或电话）通知；重要和大型会议则应采取书面通知；例行会议除第一次和有变动时通知外，以后则不再通知。

3、会务准备

（1）召开会议的需要的文件由召集会议的部门拟制，并报相关领导审核同意。如需下发给每个与会人员，则由行政办复印后，由会议召集部门或会务组发给每个与会人员。

（2）如需与会人员准备发言材料或提供相关资料的，应在会议通知时具体说明。

（3）除了以上准备工作外，还应做好以下会务准备工作，重要和大型会议，应成立临时的会务组，并进行分工，逐项落实，如会场内的：会标、横幅、桌椅、座牌、灯光、音响等。

（4）会议费用预算。会议费用应本着节约开支，留有余地的原则进行预算。

四、会间管理

1、会前检查

开会前，尤其是重要和大型会议前，必须对会议的各项准备工作进行一次全面检查。包括：所有参会人员是否都已通知；会议的各种资料是否准备完备；会场内的布置是否合乎要求；各种会议设施，会议用品是否准备齐备等。

2、会议签到

会议组织者（或部门）应准备好会议签到册，与会人员到会时应签到。

3、会议纪律

（1）参加会议的人员不得迟到、早退、中途无故退席。因故不能参加会议，必须提前向主持人请假。

（2）参加会议人员的手机，开会时应开为振动，重要电话须接听，应到会议室外接听，严禁在会场内大声打电话。

4、会议组织

会议主持人应把握好会议进程，控制会议时间，维持会议秩序，提高会议效率。

5、会议记录

（1）参加会议的人员应做好会议记录，重要的会议，会务组应为每位与会者准备好记录本和笔。

（2）重要和大型会议，应由会议召集人安排专人作好会议记录；若会议分组讨论，还应安排好各组讨论记录。

（3）会议记录要做到字迹清晰、内容完整、记录准确，对会议的结论、意见或决定事项，必须详细、准确地记录。

6、会议发言

（1）重要和大型会议的领导讲话应由总经办或会议秘书组准备好发言稿或发言提纲，并经领导审阅。

（2）若需参会人员在会上发言或作报告，会议通知时应作说明，以便发言人提前做好准备。

（3）会议发言应严格控制时间，除领导讲话和中心发言外，其他人员发言不应超过10分钟，力求使会议开得紧凑、高效。

7、会议讨论

会议若需与会人员商议和研究的事项，应组织与会人员讨论，大型会议应划分成若干小组进行讨论。划分小组讨论时，主持人应指定小组召集人和记录人。

五、会后工作

1、会议纪要

根据会议情况需要发“会议纪要”或“决定”的，由会议记录人负责根据会议记录整理、拟写“会议纪要”或“决定”；经会议主持人审批签发。

2、会议的贯彻落实

（1）参加会议的人员，负责会议精神的传达与贯彻。

（2）有会议纪要和会议决定的，由办公室或文员按主持人签发的部门送到相关部门和督察部门，由部门主管负责进行传达和贯彻。

（3）对于会议决定、决议和领导在会上作出的指令，督察部门要及时进行督办，并将结果及时准确地向领导和会议主持人反馈。

3、会议总结

（1）会议完毕，应有专人对会议的所有资料进行搜集、整理并归档。会议资料包括：会议申请、会议计划（方案）、会议通知、发言稿、会议文件、会议记录、会议纪要（决定）等。

（2）重要和大型会议，会后应进行认真总结、分析得失，不断提高会议质量和会议的组织水平。

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