1．目的

规范公司机要档案的管理，规避公司经营风险，为公司经营服务。

2．范围

本制度适用于三一帕尔菲格特种车辆装备有限公司。

3．定义

机要档案指公司在经营过程中直接形成的有重要保存和利用价值的各种历史记录。

机要档案是指公司土地档案、房产档案、投资项目档案、基建档案、商务合同、产品销售合同、人事档案、专利档案、印章档案、公司荣誉、史料、资质等。

4．职责

5．流程图

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三一帕尔菲格特种车辆装备有限公司管理制度

ZD/YY 001-2017

机要档案管理流程

机要档案管理制度

版本 V1 实施日期 2017年 3月1日 第 2 页 共 16页

输入

档

案

整 合同、档案目 录

理

移

交

档

案

收

集

整

理

机要档案利用登

记 表

档

案

日

常

管

理

销毁清单

各档案移交部门 董办机要档案室

开始

1. 整理建档（部门档案责任

人）

2.档案移交

（档案责任人）

3. 验收确认

（机要档案管理员）

4. 档案分类

（机要档案管理员）

5. 排列编号

（机要档案管理员）

6. 编目入库

（机要档案管理员）

9. 利用服务

（机要档案管理员）

10. 归还登记

（机要档案管理员）

11. 保管、盘点

（机要档案管理员）

12. 鉴定

（相关部门负责人、

机要档案管理员）

13. 销毁

（机要档案管理员、

护卫队员）

结束

档案利用需求部门 输出

归 档材料移交清

单

归 档材料移交清

单

机要档案登 记 表

（含电 子档）

7. 需求申请（利用需求者）

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管理员

并填写“年度、机构、件号”内容项。

1. 完善档案管理系统中件号、档号、归档日期、移交部门、移机要档案 交人、整编人、分类名称、密级、保管期限等信息项。

6 编目入库

管理员 2. 打印盒（卷）内目录，并置于盒内首页。

导审批，档案室做好原件备份。

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8．附件

附录 1 《机要档案收集范围、整理要求与归档时限》

附录 2 《机要档案分类和保管期限表》

附录 3 《档号章及相关内容填写要求》

附录 4 《档案库房管理要求》

附录 5 《机要档案利用审批权限表》

附表 1 《归档资料移交清单》

附表 2 《机要档案利用审批表》

附表 3 《机要档案利用登记表》

附表 4 《机要档案盘点记录表》

9．附加说明

本制度由总经办提出，并负责解释和归口管理

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1. 董事会、监事会、股东会构成、变更材料以及决议、决定、会议资料等；

2. 股权证明材料、股权变动、股权激励、

8. 政府机关或上级单位的决定、决议、指示、批复、条例、规定、通知等。

9．年度绩效合约（含考核证明材料）

大于 5 万其他合同）

厘米、上侧 5 厘米处。

7. 所有合同须根据合同编号有序排列。

8. 移交档案时不能使用文件夹等包装。

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3. 友好单位赠品；

1. 土地购置 / 投资协议、合同、批文、土

房地 颁发或签订之日

地使用权证等；

产权 起30天内

2. 房屋买卖、租赁合同，产权证明等。

5. 被投资企业变更后的营业执照、组织

3. 归档材料如为外文文档、必须在首页

机构代码证、税务登记证等注册材料；

附上中文摘要。

6. 被投资单位新股东介入后的验资报告、章程等材料。

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三一帕尔菲格特种车辆装备

有限公司管理制度

ZD/YY 001-2017 版本

类别 归档材料范围

1. 合同档案目录

2. 销售意向评审表

3. 主机销售订单

4. 按揭销售产品发货申请单

产 品 5. 销售合同意向书

销 售 6. 客户资信调查表

合同 7. 客户资质证明

8. 汇款回单

9. 合同

10. 补充协议

11. 客户签收的发货单

1. 合同（含后续补充、变更协议）

信贷

2. 授权书

合同

3. 董事会决议

机要档案管理制度

V1 实施日期 2017年3月1日 第 7 页共 16页

整理要求 归档时限

1. 每份“合同档案目录” 格式必须统一。

2. 销售意向评审表、合同、补充协议、发货单必须为原件。且纸张不能为破损或双面利用的废弃纸张。

3. 每份合同包含的材料必须齐全完整，所有材料不重复归档。

4. 每件合同按照合同档案目录序号顺序依次摆列装订。

5. 横向文件的装订，标题栏朝左放置,

档案整体幅面尺寸规格为 A4 幅面，超 发货日起 90 天内过 A4 幅面的，必须折叠成 A4 大小，

折叠线要控制在文件空白处。

6. 每件档案只允许有一个装订物：①使用订书针装订的，装订位置在首页的左上角，斜向装订。②使用燕尾夹装

订的，装订物的位置在竖向距左侧 1 厘米、上侧 5 厘米处。

7. 所有合同须根据合同编号有序排列。

8. 移交档案时不能使用文件夹等包装。

1. 合同必须为原件。

2. 每件合同的装订顺序依次为合同、受权书、董事会决议。

过 A4 幅面的，必须折叠成 A4 大小，折叠线要控制在文件空白处。

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类别 归档材料范围

宣传

1. 合同（含后续补充、变更协议）

广告

2. 相关审批记录

合同

1. 赞助协议及相关审批记录其他 2. 和解协议及相关审批记录

合同 3. 委托代理协议及相关审批记录

4. 委托检测合同及相关审批记录

1. 立项及开工审批文件

2. 建设用地、征地文件

3. 勘察、设计文件

基建

4. 招投标、中标文件与合同书

档案

5. 监理文件

6. 施工文件（含变更单、变更报告等）

7. 竣工图及竣工验收、结算文件。

1. 重要领导视察及公司重要活动的照片、录音、录像、光盘材料。

声 像

2. 公司召开的重要工作会议及组织的各

材料

种重要活动的照片、录音、录像、光盘材料。

1. 归档的工程文件应齐全， 完整，准确。

2. 整理成 A4 大小 , 封面、目录完整。

3. 所有归档的工程文件均为原件。

项目竣工 验收后

4. 归档的工程文件应字迹清楚，图样清

半年内

晰，图表整洁，签字盖章手续完备，

所有竣工图必须有竣工图章。

5. 移交的必须是分项目整理，已立卷的档案。

1. 照片：必须采用照片袋包装。

2. 录音带、录像带：必须有包装盒，并

注明来源、相关事件。 生成日起 30 天内

3. 光盘：必须有外包装盒，并注明相关事件，光盘不得有破损、划痕。

类别 归档材料范围 整理要求 归档时限

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三一帕尔菲格特种车辆装备

有限公司管理制度

ZD/YY 001-2017 版本

1. 印章申请文件。

2. 印章备案证明文件。

印章

3. 印章管理登记本。

档案

4. 印章作废证明

5. 作废印章。

1. 注册资料（含营业执照、机构代码证、税务登记证、验资报告、股东决议等）

2. 代理协议。

代理 3. 股东合资合作协议。

商档 4. 股权转让协议

案 5. 个人借款协议

6. 特别持股借款协议及补充协议

7. 三方协议

8. 质押合同

1. 应聘申请考评表

2. 面试、录用审批表，转正审批表（含入司报告等）

3. 入司体检表

4. 离职证明（含内部离职审批文件等）

5. 身份证、毕业证、学位证、入司培训结业证书等

6. 所有合同文本（含劳动合同、竞业限制协议、保密协议、培训协议、送读协

高管 议、薪酬协议、股权协议等）

人事 7. 员工公司关系情况调查

档案 8. 高管诚信承诺书、高管诚信自查报告

9. 任免文件

10. 关键绩效（含述职报告、评价意见、绩效面谈的文字记录等）

11. 奖惩材料（含记功、嘉奖文件，处分材料，公司重大事件中的表现，监察报告等）

12. 其他相关资料（含领导见面意见及记录，相关访谈记录，调薪文件，内部调动文件等）

附录 2：机要档案分类和保管期限表

1. 类目设置

机要档案管理制度

V1 实施日期 2017年3月1日 第 9 页共 16页

1. 每份“高管人事档案目录”格式必须统一。

2. 除第 5 项外，其它 11 项的归档材料必

须为齐全完整的原件或审批记录完整清晰的打印件。

文件生成之日起

3. 总裁助理级（含总裁助理）以上公司

30 天内

领导人事档案的归档材料原件必须统一移交至合资公司机要档案室，各事业部视情况保存复印件。

4. 外籍高管人事档案归档材料参照其户籍所在地相关法规执行。

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根据机要档案的收集范围，档案产生的领域范畴，档案记述的内容性质，结合各档案的管理方式、著录要求，确定为十四个一级类目。

2. 档号编制及标识

档号组成方式为“全宗号—分类号—年度号—件号”。

附录 3：档号章及相关内容填写要求

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附录 4：库房管理要求

1. 机要档案室应合理配置专门档案库房等档案工作用房，并配置防盗、防火、防高温、防潮等必要设施。

2. 档案库房应远离存有易燃易爆物品等不安全的场所，原则上不得设置在地下楼层或顶层。

3. 库房内档案装具应统一编号，排列有序，便于档案上架（入柜）和利用。

4. 每年 1 月 30 日前完成上一年度进出档案的盘点，并填写机要档案盘点记录表。

5. 库房应保持卫生清洁。要每周定期进行打扫，并注意拉好窗帘，防止强光进入。

6. 库房内尚未整理的文件材料不得随处堆放，要有序的存放在档案柜内。

7. 库房严禁存放私人物品、非机要档案归档范围的寄存物品。

8. 每天进行巡查库房防火防盗设施及空调、除湿机等设备的运转情况，发现隐患应当及时处理或报告；下班前，必须关好库房门窗，切断电源。

附录 5：机要档案利用审批权限表

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类别

实物

商标

专利

证照

基建

会计

声像

合同 2

产权

投资

文书

代理商

印章

高管人

事档案

审批权限及流程 1

申请（阅） 办理

申请（印、借） 审批 办理

申请（阅） 审批 办理

申请（印、借） 审批 办理

申请（阅） 审批 办理

申请（印、借） 审批 办理

申请（印） 审批 办理

申请（借） 审批 办理

申请（印） 审批 办理

申请（借） 审批 办理

按公司保密制度办理审批手续。

1 档案移交部门可对其档案中不宜向其它部门开放的部分提出限制利用的意见。 电子文件的使用需求等同于借用档案原件。

2 合同档案利用需申请部门与合同移交部门领导会审签字。合同移交部门档案员可以办理登记直接查阅、复印、借用所移交

的合同档案。公司审计监察人员经其部门总监授权，可以直接调阅所有合同档案。

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附表 1:

归档资料移交清单

本清单共＿＿页＿＿＿项，一式两份。

交接日期：＿＿＿＿年＿＿月＿＿日。

移交部门：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿，移交人：＿＿＿＿＿＿＿。

接收部门：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿，接收人：＿＿＿＿＿＿＿。

特别声明： 本移交清单经双方签字后正式生效，资料未作特别注明的均视为原件。

移交资料清单：

序号

资料名称

页数

备注

附表 2:

机要档案利用审批表

序号 档案名称 密级 利用方式

□查阅□复印□借用（＿天）

□查阅□复印□借用（＿天）

□查阅□复印□借用（＿天）

□查阅□复印□借用（＿天）

□查阅□复印□借用（＿天）

□查阅□复印□借用（＿天）

□查阅□复印□借用（＿天）

□查阅□复印□借用（＿天）

□查阅□复印□借用（＿天）

□查阅□复印□借用（＿天）

□查阅□复印□借用（＿天）

用途：

附表 3:

机要档案利用登记表

特别声明： 档案未作特别注明的均视为原件； “利用序号”为 6 位流水号。

附表 4:

机要档案盘点记录表

档案名称 年份 起止件号 数量 备注

盘点人： 盘点日期：

机要档案管理制度