OA系统改造方案初稿

一 前言

我们现行的OA系统是基于Lotus Dominos/NOTES 4.6，主要应用在Domino邮件服务和公文流转方面。从98年以来，我省的OA系统已经在全省范围内广泛地推广及应用，成为公司所有员工最主要的办公平台。

OA系统的大力推广及广泛应用推动了公司的信息化发展，促进了广大员工信息化意识的提高。目前，我们在全公司范围内基本上做到了无纸化办公，并使各部门间的协调工作更加顺畅，提高了各部门的工作效率，得到了广泛的好评。特别是其他省的一些兄弟公司也纷纷借鉴我们的应用模式以及数据库源代码，而且部分已经或者正准备投入使用。

但随着现代化办公理念的日新月异，我们在应用、维护的过程逐渐发现从98年开发后至今未得到升级的现行系统应用比较简单，平台也相对落后，已经不能够满足员工办公的需要。

我们所设想中的OA系统应该是提供公司内部办公全方位服务的系统，在操作终端上应提供所有Web页的简单界面并提供Web查询功能，在服务提供上应完善公文流转系统、开发电子决裁系统、部门间信息共享系统等，并对外提供数据接口，在Web级或数据库级与其它系统进行集成和信息共享！最终能够依托OA系统形成公司的内部网（INTRANET）。

二、公司现行OA系统简介

目前我们采用的OA系统于1998年开发，服务端基于Domino 4，客户端采用Notes 4.67。省公司Server和地市公司Server通过复制同步信息。在应用上主要包括日常公文的流转，信息发布，讨论组，以及利用Domino邮件系统实现通信。下面就现有模块及其存在的一些问题说明如下：

1. 公文流转系统

我公司现有的公文流转系统作为OA系统中最重要的一部分在全省范围内运转，实现了全公司无纸化的公文流转。主要包括以下几部分：

收、发文管理库：这两个数据库是公文流转中的核心部分，所有公文按照公司收发文规定的流程进行流转。在流转过程中，总公司与省公司之间、省公司与市公司之间的公文是以邮件的方式进行流转；省公司、市公司内部直接在收、发文两个数据库内通过定义一系列操作实现流转。各个发文部门通过相应模板进行发文，办公室人员可以定义如密级等文件的所有属性。由于收发文具体流程比较复杂，在此不做详述。

办公流程控制库：在这个数据库中定义了各种办公流程，以及在包括收、发文管理的各种流程中每个岗位的定义，以及岗位的相关描述，如相关岗位的人员集合等。

办公人员配置库：这是一个人员管理数据库，定义了使用各模块人员的基本信息以及相关权限，还有人员的一些实时状态，如出差标记等。上述两个数据库是公文流转系统的基础，提供了具体流程的定义以及用户权限的管理。

存档库：这是基于Domino的一个文档库，用来存放公文流转结束后需要存档的相关文件。此外对此数据库通过借阅控制模块管理，根据文件密级不同也有相关权限控制，还可以组合查询。

出差留言库：办公人员出差登记的小模块，通过填写出差时间段和公文授权人控制在此人出差时公文的流转。办公人员作了出差登记后，在公文流转到该人员时可以选择提交给被授权的人员进行处理。

正式发文库和阅文栏：在发文流程结束后，办公室综合处理人员可以将该文件发布为正式发文，同时在阅文栏上发布，供有阅读权限的人员阅读。在收发文流程中按提示进行操作。

2. 信息发布

信息发布平台是OA中应用较多的一部分，包括日常公司、以及各部门需要发布的各类信息。主要包括：通知栏，公司日常通知事务在此发布，可定义阅读群组以及阅读期限，定期删除过期文档；部门专栏，全省各级公司同部门内部通知以及资料、文件的发布，如个险专栏，教育培训专栏等；新闻性专栏，全省分地区发布的新闻信息，如“福建寿险”专栏等。省公司与地市公司Server间通过复制对发布的信息进行同步。

3. 讨论组

利用Notes讨论组模板构造的各级讨论组数据库，一般是以部门为单位，用户以论坛的方式进行信息的交流。省公司与地市公司Server间也是通过复制对讨论的内容进行同步。

4. 应用程序

包括信息技术部值班登记、生日祝贺、考勤管理等一些小型应用。

随着时间的推移，在开发、推广和维护系统的过程中，我们在积累了一定经验的同时，也发现了现行系统存在的很多问题，这其中具体包括：

● 公文流转系统由于开发过程中设计不够严密，造成系统本身不够健壮，特别表现在使用过程中的“跳流转”功能，即当正常流转出现问题时的补救手段，会造成流程混乱。此外，由于Notes系统本身局限性，无法很好地避免冲突文档。

● 由于公文流转系统中，大部分流程的控制是通过写按钮事件的方式实现的，所以流程与岗位定义不够灵活，流转不够顺畅，可扩展性不强。

● 报表功能较弱，无法实现报表的灵活输出。

● 安装维护麻烦，没有直观的安装界面，也没有统一便捷的维护管理工具，不利于管理员对系统进行维护。

● 系统底层架构比较混乱。由于整个系统的开发过程经手人员太多而且交接以及文档不够充分，造成系统定义不清。

● 用户操作界面不够方便，部分功能的实现方法较落后，效率低下。

● 在通讯录等数据库与各级公司进行复制时，会不定期产生数据混乱，而且无法定位问题所在，造成维护工作量增加，由于在数据库权限管理上多借助于Notes通讯录中的邮件用户及群组，当通讯录复制出现问题的时候会影响到一些数据库的使用。

● 对一些交互性强的数据库，通过自动复制同步信息的方式往往不够及时，满足不了实时要求。一些重要的信息无法有效的主动通知到用户。

● 文件归档时由于4版Notes数据库本身的局限性，数据库的限额无法重新设置，而且数据库大小无法满足实际应用。

● 省公司与下属各市公司及县公司在日常办公过程中有许多需要相互交换的公文及数据，现在的交互模式是通过邮件系统进行交互。邮件系统交互这种方式，使交互过程过多地加入了人工干与，降低了系统的自动化程度，实时性不够，效率也受到一定影响，规范化标准化程度降低。

综上所述，我们愈加感到办公自动化系统改造的必要性、迫切性。

三、目标

经过改造的系统应当具有原系统的所有功能，同时也要兼顾用户的操作习惯，老用户无需太多的培训即可上手；界面清新实用，更具人性化，便于新用户入门；功能稳定可靠，符合实际办公流转需求；文档明晰充分，便于系统管理人员对系统进行管理及维护、再次开发。

对本公司的办公自动化系统作战略的、客观的目标规划，主要有如下目标：

1） 稳固升级Domino R4至R6，保证升级后办公自动化应用系统与总公司及各省分公司各版本Domino的正常衔接；

2） 升级本公司原有OA模式，移植原有数据至新系统，采用R6及各项新技术的特性，实现工作流的模块化定义，以扩展各种相关应用，将旧系统升级为先进、成熟、稳定、健壮的办公自动化系统，实现平稳过度；

3） 全面架构B/S方式的企业内部网，集成所有的Notes及增值平台应用，实现DOMINO平台与周边系统的连接，走向集成化道路。

4） 实现应用系统具备知识管理的功能特征：统一企业门户，集成化、一体化，同时集成档案系统、数据中心、财务系统、业务系统等其他各类综合应用系统，实现文档一体化、数据无缝交互、高度资源共享。

具体来说，将应用系统定位成一个集成化、一体化的广义办公应用系统，是本公司信息平台的基础：

● 建设国内领先的企业信息化系统，让用户感到办公的乐趣，切实提高办公效率、管理效率和经济效益，真正实现办公电子化；

● 建立巩固、强大的中国人寿福建分公司统一的办公管理平台，建设内部统一的企业信息门户，实现网上办公，规范管理流程，提高整个企业的运作效率；

● 实现公司内部网络安全互联，建设统一的企业公文交换、资源共享平台，实现信息共享，提高决策效率和准确度；

● 与相关业务系统集成，及时从业务系统中提取数据和统计报表，提高办公效率，为领导提供决策依据；

● 建设完全个性化的办公平台，实现个性化定制，快速方便的个人信息获取，完全集成群件系统和关系数据库，建成统一的安全认证体系；

● 实现所有应用程序用户入口的统一，做到企业信息化系统“简单、安全、实用、先进”的统一；

● 不仅满足目前的办公需要，而且能适应公司未来的机构重组和工作流程的变化，成为企业高效运作不可或缺的基础信息系统；

四、实施内容以及系统设计

改造后的办公自动化系统由以下3大部分构成：通过数据中间件实现的系统集成；包含公文流转等模块的应用系统；以及向用户主动提供服务的增值应用模块。

word/media/image1_1.png下面将分别介绍这三个组成部分。

第一部分 系统集成

办公自动化改造的重要目标之一就是实现OA平台与业务系统的集成，也就是说实现Domino文档型数据库与关系型数据库之间进行相互的数据交换。使业务系统的数据在OA系统中表现，同时OA系统中的数据能反馈到业务系统中作为业务系统处理的数据源之一。这也是把办公系统建设成为企业内部办公门户的关键所在。

具体来说，我们通过数据中间件来实现这一过程。

● 通过数据中间件实现与外部应用系统的集成

目前我们基于生产数据后台数据库开发了多个外部应用系统，并且逐渐向结构化、集成化的方向发展，但是由于现行办公自动化系统本身的局限性，我们一直没有能够有效的利用OA平台实现与外部系统数据的集成。

在改造后的系统中，我们将通过数据中间件实时地、或者定时地提取外部应用系统所产生的数据(外部应用系统是指除Domino系统外开发的基于生产数据的增值系统)，比如各类统计报表，并将其传送到OA平台的Domino数据库中去。这样我们便可以将我们现行的增值服务的被动响应方式改变为主动提供方式，从而大大增强了增值服务的深度。比如我们可以将外部的生产数据统计查询系统所产生的数据报表定期、或者不定期的通过数据中间件发送到OA用户的邮箱中，以邮件的方式传送给用户，或者升级后的Domino邮件直接支持如SMTP、POP3等传输协议，通过外部应用模块直接与其实现数据传送。并且还将通过数据中间件进一步实现从外部获取的数据在OA中的存储、查询、权限分配以及各种应用。

另一方面，通过数据中间件我们还可以利用各种接口，如JDBC/ODBC/XML接口，采用HTTP/RMI/IIOP等协议向各种其它的外部应用系统请求这些系统处理的结果信息，这些系统返回相应的信息，从而实现OA平台获取数据的主动性。并且也可以利用这些手段实现外部应用系统对Domino数据库中数据的访问以及各种操作，从而实现真正意义上的互通，达到系统集成的目的。

● 与其他关系型数据库的集成

目前本公司主要的关系数据库平台为Informix 和SQL Server ，在今后的可能拓展中能扩大OA与其他关系数据库的数据转换、存储和应用。

基于上述需求，我们的设计架构应该满足如下功能要求：

1．能够实现与现有要求的业务系统之间的数据交换；

2．能够方便地扩展新的业务系统连接；

3．在熟悉业务系统数据结构的前提下，尽量减少业务系统端的代码量。

综上可以看出，我们采用的办公系统与业务系统集成的技术和策略上具有如下特点：

● 注重提取不同来源的信息

● 注重信息的不同表现方式

● 先集成办公系统内部信息，然后再集成外部信息，再集成业务应用的循序渐进的步骤

● 考虑到系统整合的复杂性，先集成信息，再集成应用，遵循从简到繁的步骤

● 采用通用的标准来保存、传输、显示信息(JDBC/ODBC/XML/SOAP)

● 设计规范的架构和模型考虑到系统整合的耦合性，不改变原有的应用模式和操作方法，完全通过独立的额外扩展来满足扩充的需要。

第二部分 应用系统设计

基于Domino6的Notes应用系统包括了可定义的各类流转系统、档案管理、信息发布、以及其他应用系统等。下面详细介绍这些系统的功能和特点。

● 基于工作流定义引擎的各类流转

动态工作流程管理是指对办公流程进行统一的规划管理。对具有一套固定工作方式的办公流程，可做相应流程规定。并可对工作流程做统一规划，系统管理员或其他具有相应权限的人员可以对工作流程进行添加、删除和修改工作，以方便对工作流程的控制。这是改造后的办公自动化平台的特点之一。

工作流的定义可以通过图形化的界面进行管理，可以更加灵活、方便的设定各种办公流程，为办公自动化平台的各种应用提供了强大的可扩充性，针对应用系统的开发将不再拘泥于某种特定工作流程的代码编写，同时也更加利于维护人员对系统的管理和维护。

我们现行的系统中也有工作流定义的模块，但由于大部分流程的控制还是通过表单按钮事件实现，因此并不能做到真正意义上的工作流定义。改造后系统中的工作流定义引擎具有完善的定制机制，所有的办公流程均可利用引擎中的通用代码通过定制的方式实现，实现了工作流以及相关用户权限的自由定义。基于这个工作流定义引擎我们可以定制任意特定的办公流程，而不会再有重复开发的问题。

由于在工作流自由定义的基础上可以实现任意办公流程的定制，所以下面仅对两个重要的流程模块进行说明。

● 公文流转

改造后的公文流转系统具有很强的适应性和灵活性，如：流程的定义、角色的定义、痕迹保留等，以及对电子档案的灵活管理。

公文流转是公司现行OA系统中的核心模块，在改造后的系统中，公文流转的工作流程将由工作流定义引擎完成，在保证原系统所有功能均顺利迁移的基础上，实现所有流程的灵活设定。并且，我们将视具体情况添加一些个性化的设置，并修改现行系统中存在的不合理操作，使改造后的系统更加符合用户的操作习惯。

收、发文管理在办公全过程的电子化管理方面有了进一步的改进。

收文管理可以实现采用扫描仪扫描已经签收的来文形成图形文件或直接将电子文档登记；可按预先定义的流程实现自动传递，也可进行按照实际的特殊情况，用户在自己的职能范围内及时干预和调整流向；可实现收文运转全过程的流程自动跟踪和监控，通过日志来记录每个环节的具体办理过程；可实现收文的条件查询、全文检索，并提供相应的统计报表和打印等功能。管理员还可以对文件流程走向、流水号格式、文件办理单、审批人员范围、批阅权限、操作内容等多种信息进行自定义配置。

发文管理能自动生成主题词；发文运转可按预先定义的流程实现自动传递，也可进行按照实际的特殊情况，用户在自己的职能范围内及时干预和调整流向；具备自动实现提醒和催办功能；能保留正文修改痕迹和审批人的电子签名；系统日志能自动记录公文的运转情况和出错信息；具备发文的条件查询和全文检索功能，并提供统计汇总和发文打印等辅助功能。管理员还可以对文件流程、流程名称、流程走向、正文格式、文件字、流水号格式、文件办理单、审批人员范围、批阅权限、操作内容等多种信息进行自定义配置。

在公文配置模块方面也较现行系统有了很大的改进，提供了公文常数设置、档案接口设置和文件形式配置等多种系统参数。其中所有与收发文相关的信息都在公文常数配置中配置；档案接口设置中可以设置归档的去处，并能设置归档到关系数据库或者是Notes中的公文归档数据库，而且还可以设置连接数据库的各项属性；文件形式配置除了可以配置一些常规的文件配置项目外，还可以配置自动催办时间间隔、催办信息。

● 格式件流转

这是通过工作流定义引擎实现的另一个重要的模块。

作为一个灵活的消息件，包含各种格式件，如：业务系统维护申请批复单、签报单、电脑维修单等等。其办理流程可定制，同时在流程中运转的表单也可以定制，并且结合各级权限的控制；其拥有流程跳转、配置灵活的所有特性，并具备相当的即时性，消息触发、接收通过我们后面将介绍的办公小助手即时反应在用户客户端桌面。具体来说，实现的功能包括：

1) 对需要办理的格式件按格式件类别和批示级别的不同自动进行分类流转；

2) 管理员或一定级别的人员可定制格式件的流向、自动进行时间控制、定制催办通知的形式；

3) 根据格式件级别分类存入历史数据库并且实现多种结构、不同方式、分权限的查询；

4) 格式件办理完成后自动对办理记录进行统计保存；

查询统计：具备权限人员可以按固定条件、模糊组合查询、全文检索对信息进行查询，并可以按时间、类型等多种方式进行统计。

● 报销单据流转

单据报销是格式件流转中重要的一类流转，这里之所以要单独加以说明，是因为在流程上、处理方法上与普通的格式件流转存在着显著的特点。

单据报销的全过程目前还是完全手工的方式进行处理，中间涉及环节繁琐，经常不能及时处理，造成工作效率低下。报销单据流转模块将有效的改进这一问题。由于单据报销与其他格式间流转不同，必须提供实际的单据，不能完全通过电子化实现，因此我们在流程上也采用了纸质单据直接提交与电子化流转结合的方式。具体来说，我们将设立一个类似“单据投放箱”的单据提交场所，员工将单据直接投放于此，由财务相关人员定时收取；另一方面，我们通过工作流定义引擎定制这一特定的格式件流转流程，利用公司内部网络实现所有中间环节的流转，比如各级相关人员的审批，当流程结束后由财务人员将报销所得金额直接转入报销人员的工资账户，同时通过我们的消息平台发送一条消息通知当事人。这样既节省了时间、提高了办公效率，也尽可能的避免了手工流程中可能产生的一些错误。

● 移动办公

移动办公是我们目前提出的办公自动化改造的趋势，同时也是现代化办公的发展方向。升级后的Domino Server将支持包括拨号等多种接入方式，让员工在外地出差、在家中等等没有公司局域网络的环境中通过电话拨号，或Internet方式进行Domino数据库的远程访问，进行收发邮件、公文处理等操作，实现移动办公。

● 档案管理

改造后系统中的档案管理系统将不仅仅是现行系统中保存公司收、发文归档后形成正式文件的文书档案库，在保留原有文书档案库的模式和功能的基础上，负责对所有需要归档的文件的登录、组卷、归档形成标准的文件档案。采用SQL Server 与Domino6结合的方式管理档案数据，并且支持Web档案查询，以及案卷管理、文件归档、档案借阅和利用统计等功能，具体描述如下：

案卷的定义

我们为整个单位的档案预先定义好案卷，以便将全部档案文件按照一定的规律按案卷进行组卷。

文件归档

● 对于系统中的电子文档（文件）进行接收、登记（创建文件登录卡片）；

● 对已进行归档登记的文件进行自由组卷，建新卷或归入已有的案卷中；

● 对已组卷的档案，可根据需要进行移卷、拆卷；

● 每个案卷内的文件实行自动排序功能；

● 提供主题词库学习和主题词自动标引功能。

借阅利用

一般用户可按需要提出借阅申请，经管理员批准授权后，实现网上借阅，并定期将权限收回（用户也可主动归还案卷）；

● 系统能自动查找档案管理员，提交借阅申请；

● 到期后，系统自动删除阅读权限，并标记借阅归还；

● 纸质档案或无法通过网络借阅时，也可由档案管理员进行借阅、归还登记。

利用统计

记录每个档案文件的被借阅记录，并按照借阅人和文件以及案卷等进行分类统计。生成借阅统计表。

Web档案查询

Web档案查询突破了传统的档案物理和C/S借阅查询，采用先进的B/S应用方式，使得用户只要在IE浏览器中便可根据自己的权限访问档案数据库，这里的数据库对象包含历年存在档案管理数据库（SQL Server）以及当年归档的公文（Domino文档数据库），用户可以在使用办公系统时在不必切换平台的条件下进行方便的档案查询。

Web档案查询对象兼容了关系型数据库和文档数据库，实现了对关系型数据库和文档数据库中文档的按固定条件、模糊组合查询、全文检索。

● 信息发布及其他应用系统

信息发布是应用系统中一个重要的模块，为用户建立一个相互交流、知识学习与共享的场所。这其中包括了电子公告、常用信息、各类论坛等具体形式。

较现行系统中的信息发布平台，改造后的信息发布将更加灵活易用，并且部分功能模块以及模板将可以实现订制的方式。

其中电子公告用于各部门用户发布各类公告信息。提供通知栏、阅文栏、个别部门专栏、业务报表等多种广播信息，用户可以通过它发布各类公共信息和通知等，还可以通过配置选择是否需要审批。电子公告还根据安全类别以文字、表格、图片等方式实现公告、通知等信息与大屏幕和电子邮件等的集成，并且通过后面介绍的办公小助手，可以将一些通知类的信息实时地发送到用户的桌面。

各类论坛以主题——响应体系结构提供用户对各自相关的业务知识技能进行交流学习的场所。类似Internet上的BBS，实现了多种功能以及权限的定制。

此外，其他信息的发布也都可以通过定制实现不同的功能，如查询和审批等等，方便维护和管理。

除了以上详细介绍的几大模块之外，还有诸如电子邮件、日常办公、个人事务等等基本的功能，以及一系列可以通过定制实现的办公流转。在此不再详述。

● 系统管理

在改造后的系统中，系统管理员利用系统管理的功能可以针对某个具体的模块添加删除用户，并可以授予和调整其他用户权利。并且可以对整个系统内容做相应的管理工作。

该子系统主要包括权限管理、动态办公流程管理、信息管理、栏目管理、主页基本风格管理和备份管理。

1) 用户权限管理

权限管理是后台管理主要的部分，它规定不同级别的用户在整个办公系统流程中扮演的角色。包括：用户个人管理和用户组管理。其中：个人管理是对单个用户作应用权限的管理；用户组管理是能方便对拥有相同属性及权利的一组人做管理。权限管理有利于对个人工作职能的限制，是OA系统的安全机制。

灵活的权限管理平台使得系统能对单位内各部门和用户进行自由管理，能方便地调整部门之间的层次关系，方便地将用户从一个部门调到另一个部门，而一个用户在整个系统中只拥有一个单独的账号，而且该账号还能适应和兼容后期新开发或集成的应用系统。

2) 动态工作流程管理

动态流程管理是指对业务流程进行统一的规划管理。对具有一套固定工作方式的办公流程，可做相应流程规定。并可对工作流程做统一规划，系统管理员或其他具有相应权限的人员可以对工作流程进行添加、删除和修改工作，方便对工作流程的控制。

3) 栏目管理

系统管理员可以自由地添加、删除、移动不同的栏目。例如：可以自由地在个人信息里添加私人电话簿、记事本等。

4) 信息管理

具有一定权限的不同层次的管理员可以删除、移动相应权限范围内的部门及栏目发错的信息。便于管理员对各种信息的统一管理。

5) 页面风格管理

管理员可以定义主页标题、字体、颜色、背景、页面风格等。当然，为了更好的体现个性化的要求，系统将容许单位每个个人用户都可以定义自己管理的页面。

6) 邮件系统管理

系统管理员可以给每个用户分配邮件系统账号、设置信箱空间大小，使每个用户可以方便地使用内部电子邮件系统。

7) 备份管理

系统管理员可以方便地对重要的数据库公文或信息，定期进行备份，并且在非常状况下能进行数据恢复，有效地防止意外造成的损失。

第三部分 增值服务即“办公小助手”设计

在改造后的办公自动化系统中的主界面直观地显示了用户的待办事宜，这样给用户获取待办事宜信息提供了极大的方便，但这也需要用户登录OA系统来进行处理。而工作异常繁忙时，无瑕登录OA进行文件处理，此时就可能造成一些文件漏办和迟办或是信息获取不及时的现象，给工作带来不便。如在OA系统的离线状态下，通过小助手方式来主动提示待办事宜，进一步确保了信息的获取和文件的办理及时性，为企业办公效率的提高有很大的促进。也就是说我们要实现：

● OA系统待办事宜离线提醒

● 定时向系统扫描待办信息

● 发送文件时向小助手发送待办信息

● 以声音和图片的方式提醒

● 通过小助手可直接进入文件办理

1) 系统流程

word/media/image2_1.png

2) 功能描述

小助手提供办公自动化系统的离线功能，使用户在处理待办事宜时更具实时性，也给用户的操作带来了极大的方便。

除此之外，我们还希望将“办公小助手”这种方式的应用程序扩展成为公司所有员工的辅助办公工具。由此扩展，“办公小助手”将通过一个消息平台与其它的业务系统集成，发展成为短消息中心，实现功能强大，实时，操作简便的应用系统，成为小助手的发展趋势。但其中实现起来还涉及到与其它业务系统的集成，数据库类型，及用户统一管理等方面的技术难点，具体实现还需做进一步探讨和研究。

五、 应用系统的特点

易用性

稳定性

可管理性

开放性

安全性

先进性

OA系统改造方案的初稿