肇庆学院档案管理办法 

第一章　 总 　则 

第一条　 为了加强对本校各类档案的综合管理，有效地保护和利用档案，为本校教学、科研和党政管理等各项工作服务，为社会服务，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和原国家教委《普通高等学校档案管理办法》(即号令）、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法律法规,结合本校的实际，特制订本办法。　

第二条 本校档案是指建院（校）以来,学校主要职能活动和师生员工从事教学、科研、管理等各项工作活动中直接形成的，经过收集、整理的，对学校和社会有利用保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。

第三条 　本校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,是本校教学、科研和党政管理工作的重要组成部分,是维护本校历史真实面貌的重要事业，必须加强对档案工作的领导和管理。　

第二章 领导体制、机构设置及其职责

第四条 本校档案工作由主管机关行政工作的校领导分管，其他校领导要检查、　

督促所分管的职能部门做好档案的收集、整理、立卷、归档工作。　

　第五条　　学校设置综合档案室,由院长办公室领导。综合档案室既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校各类档案的专门业务机构。业务上接受省教育厅和肇庆市档案局指导.　

第六条　 本校各系、部、处、室及企业应有一位负责人分工主管本单位的档案工作，并确定适当的兼职档案人员，负责档案工作。

　　　 第七条 　本校综合档案室的主要职责

．宣传、贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，完成上级主管机关下达的档案工作任务.

．负责规划和协调全校档案工作,并对本校各部门档案工作进行监督、指导和检查。

．制订和组织实施本校有关档案工作的规章制度，加强档案工作的规范化、标准化建设，提高档案的综合管理水平。　

。负责接收、整理、分类、鉴定、统计和保管全校各类永久、长期保存的档案及有关资料,努力丰富室藏.　

．严格执行国家《保密法》和本校保密规章制度,组织做好档案的鉴定和密级调整工作，对已超过保管或保密期限的档案,提出存毁和解密、降密处理意见。

．开展档案开放和利用工作,办理档案的借与阅;编制检索工具,编写档案参考资料.汇编档案文献,提供利用档案信息资源为学校各项工作服务，为社会服务。

.做好档案的安全防范、修复、复制和保护工作,维护档案的完整与安全。

.组织全校专、兼职档案工作人员业务学习与培训.

。参加省、市档案工作学术研讨和交流。

第八条 本校各部门档案工作人员职责

。配合学校宣传、贯彻执行国家有关档案工作的法令、规定及本校的档案工作规章制度。　

.负责本单位、本专业产生形成的档案材料的收集、积累、整理、立卷和向校综合档案室移交档案等工作.

．认真贯彻执行党和国家的方针、政策,热爱档案事业,忠于职守、遵纪守法,认真学习档案专业知识和管理科学知识,刻苦钻研业务。

第三章 经费、库房及设备

第九条　 本校档案事业所需经费,列入学校预算统筹安排。

第十条　 学校要为档案部门提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。

第十一条 学校有计划地为档案部门配置必要的设备，逐步实现档案现代化管理。

第四章　　文件材料的归档、移交与接收工作

　 　第十二条 建立和完善档案归档制度,并纳入教学、科研和党政管理人员的职责范围,做到应归档的文件材料，必须完整、准确、系统地归档保存。

　　　第十三条 　本校各部门应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理,即布置、检查、验收、总结各项工作时,要同时布置、检查、验收、总结档案工作。　

　 第十四条 　本校实行文件材料形成部门和课题组立卷制度，立卷部门应按文件材料形成的规律，加以系统整理组卷，经档案室检查合格后，再填写卷内目录,装订后将属长期和永久保存的档案向学校档案室移交.

　 第十五条 校领导已批阅完毕的文件材料，由保密员定期清理、归档。

　 　 第十六条 本校文件材料的归档范围，由“肇庆学院各类档案归档实施细则”另行规定。

　 第十七条　　归档的文件材料应质地优良,书绘工整,纸张大小规格统一，一般用开大的纸,蓝黑墨水书写。声像清晰，符合有关规范和标准的要求。 　

第十八条 案卷归档原则上按以下要求办理:　

（一)归档时间

．党政部门和能按年度归档的部门,应在次年的四月底前将文件材料整理归档。　

．各教学部门和须按学年度归档的部门,在次学年度寒假前归档.　

.科研、基建、生产设备和专题性、成套性档案,在项目完成并通过鉴定、验收后两个月内归档。

（二)档案移交手续

档案室接收档案时,应根据档案目录,与移交人共同清点,对重要的案卷,要逐页清点，经查对无误后,方可办理签收手续。

第十九条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按统一的移交时间移交给本单位档案人员转交校综合档案室，集中管理,任何个人不得据为己有或者拒绝归档.

对于个人在其非职务活动中形成的重要文书材料，校档案室可通过征集、代管等形式进行管理。对于个人向校档案室捐赠的档案，视珍贵程度,学校给予奖励。

第二十条 　调出及离、退休人员,在办理手续前,必须清还所借档案。

第五章　 档案的管理　

　 第二十一条 　本校各类档案都是学校的重要财富,由校综合档案室集中统一管理,任何部门或个人都不得将档案视为私有,全体师生员工都有保护档案的义务。　

第二十二条 档案室以便于保管、方便利用为原则，对档案进行分类编号和排列。　

　 第二十三条 档案室应研究和改进档案的保护,对已破损、虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案，应及时修复或复制，学校要为档案保护提供必要条件。

　 第二十四条　　档案室库房应有严格的管理制度,要有防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防暴晒等设施;要有安全保密制度,定期进行安全检查，遇到特殊情况,应立即向学校主管领导报告,及时处理。　

第二十五条 档案的鉴定与销毁

.档案鉴定工作在主管院长领导下,由档案室与部分职能部门的有关人员组成　

鉴定小组,负责对保密期限和保管期限已满的档案进行鉴定，作出处理决定。　

．需要销毁的档案,应造清册，报主管档案工作的校领导批准后，方可销毁.未经鉴定和批准，任何单位和个人不得销毁任何档案.　

第二十六条 本校各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期、短期三种.

第二十七条 档案的统计　

.档案室应在每年年终对档案的收进、移出、库存量、档案的利用等情况进行统计。

。依照有关规定和要求,向上级部门报送本校档案工作基本情况统计报表。　

第六章　档案的利用与开放

　 　 第二十八条　 学校综合档案室应设立专门阅览室，并提供档案目录，积极开展利用工作.

第二十九条　 凡符合《档案法》关于开放档案规定的档案，向全校和社会开放。

第三十条 本校综合档案室所保存的档案,主要供本校利用。如其他单位和个人需查阅时，应持合法证明，在说明利用档案的目的和范围后,可查阅利用属于开放范围的档案。

第三十一条 对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不提供原件使用,如特殊需要,须经档案主管领导批准。　

第七章 　附 则

第三十二条 本办法自公布之日起执行。

肇庆学院

　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 二○○二年四月一日

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