土地管理档案目录数据库标准

国土资源部信息中心

目 次

１ 范围 1

２ 规范性引用文件 1

３ 术语和定义 1

5 土地管理档案目录数据库结构 3

6 数据录入细则 9

7 土地管理档案数据库文件命名规则 14

土地管理档案目录数据库标准

１ 范围

本标准规定了土地管理档案目录数据库的内容、结构、交换格式以及土地管理档案目录数据库元数据等。

本标准的适用于土地管理档案目录数据库的建设。

２ 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本均适用于本标准。

2808-81 全数字式日期表示法

7156-2003 文献保密等级代码与标识

11714-1997 全国组织机构代码编制规则

11821-2002 照片档案管理规范

13967-92 全宗单

15418-94 档案分类标引规则

17678.1-1999 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：

18894－2002 电子文件归档与管理规范

19231-2003 土地基本术语

1-2000 档案工作基本术语

13-94 档号编制规则

18-1999 档案著录规则

19-1999 档案主题标引规则

22-2000 归档文件整理规则

原国家土地管理局 中国档案分类法土地管理档案分类表[1993]

３ 术语和定义

本标准采用下列术语和定义。

3.1

全宗

一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位[档案工作基本术语 1-2000]。

3.2

全宗单

以全宗为单位反映档案馆对全宗管理状况的登记单[档案工作基本术语 1-2000]。

3.3

案卷

由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位[档案工作基本术语 1-2000]。

3.4

档案目录

按照特定要求登录案卷题名和其他特征编排成的一种档案检索、报道工具。[[ 18-1999]

3.5

案卷级著录

以一个案卷或多个内容密切相关的案卷组合为著录对象的档案著录[ 18-1999]。

3.6

文件级著录

以单份文件或多份内容密切相关的文件组合为著录对象的档案著录[ 18-1999]。

3.7

档案目录数据库

以一定的组织方式存贮在一起的相关档案数据的集合。

3.8

土地管理档案

在土地管理活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。[土地管理档案案卷构成的一般要求 原国家土地管理局]

3.9

数据

对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。[ 20.4-1999]

3.10

记录

完整描述一件事物的相关数据处理单元。[ 20.4-1999]

3.11

字段

档案目录数据中与著录项目相对应的描述档案某一特定内容或形式特征的数据集合。[ 20.4-1999]

3.12

字段名

标识数据字段名称的一组符号。

3.13

字段类型

各字段对应内容的数据类型。

3.14

字段长度

数据字段中可存放数据的最大字节数。

3.15

标识码

对某一要素个体进行唯一标识的代码[1016-2007 3.4标识码]。

4 缩略语

5

下列缩略语适用于本标准。

：字符型数据。

：整型数据。

：浮点型数据，数据长度不包含小数点“.”的位数。

：日期型数据。

：标注型数据。

：备注型数据。

：为约束条件取值，其中，M为必选、O为可选。

5 土地管理档案目录数据库结构

土地管理档案目录数据库由土地管理档案全宗单、案卷级著录数据、文件级著录数据、档案管理数据等共同组成。

5.1 土地管理档案全宗单

用于描述档案全宗信息，主要包括全宗名称、全宗名称起止日期、原全宗号、全宗卡片报送情况、检索工具编制种类、缩微及计算机应用情况、备注等，具体见表1。

表1全宗单

5.2 案卷级著录表结构

案卷级著录属性表用于描述土地管理档案案卷的相关信息，其数据结构见表2。

表2 案卷级著录属性表

5.3 文件级著录属性表结构

文件级著录属性表由文件基本属性数据和文件扩展属性数据共同构成。

5.3.1 文件基本属性表结构

文件基本属性数据用于描述所有文件所共有的信息，如题名、载体、密级等内容，详见表3。

表3 文件基本属性表

5.3.2 文件扩展属性数据表结构

对文本文件、专题图文件、影像文件、照片文件、声像文件、计算机程序等而言，如果归档，除了需要著录文件基本信息之外，还要著录其特殊属性,增加文件扩展属性表。

5.3.2.1 文本文件扩展数据表

文本文件扩展属性数据结构主要描述文本文件的属性，见表4。

表4 文本文件扩展数据表

5.3.2.2 专题图件文件扩展属性表

专题图件文件扩展属性表用于描述在土地管理工作中形成的各种图件，如地形图、规划图、地籍图以及各种挂图等，详见表5。

表5 专题图件文件扩展属性表

5.3.2.3 照片文件扩展属性结构

照片文件扩展属性数据用于描述照片或者底片的相关信息，见表6。

表6 照片文件扩展属性表

5.3.2.4 遥感图像文件扩展属性表结构

遥感图像文件扩展属性表用于描述在土地管理业务中所涉及到的遥感影像，详见表7。

表7 遥感图像文件扩展属性数据表

5.3.2.5 软件系统属性表

主要描述归档的软件系统的基本信息，见表8

表8 软件著录属性表

5.3.2.6 声像文件扩展属性表结构

声像文件扩展属性表主要描述声音和影像等媒体文件属性，详见表9。

表9 音像文件扩展属性表

5.4 档案管理数据结构

档案管理数据主要包括档案的归档、借阅、销毁等方面的信息。

5.4.1 归档数据表结构

用于存储归档工作的信息，见表10。

表10 归档数据表

5.4.2 借阅数据表结构

表11 借阅数据表

5.4.3 档案销毁数据表结构

表12 销毁数据表

6 数据录入细则

6.1 档案馆代码

根据《全国档案馆名称代码》（中国档案出版社出版）赋予的档案馆代码著录（档案室此项不著），用6位字符著录。

6.2 档号

其格式为：“全宗号-年度-类别号-案卷号-件或者页（张）号”，即“”。

(1)年度指归档文件形成的公元纪年。

(2)保管期限代号是文件保管期限的数字代码（见5.8）。

(3)件号是在归档文件分类方案的最低一级类目内，文件的排列顺序号；若立卷，应该著录页号。

(4)全宗号、年度、类别号、案卷号、件或者页（张）号按实际位数著录，不够规定长度时，前面用“0”填充。

6.3 全宗号

全宗号用4位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后3位用阿位伯数字标识某一属类全宗的顺序号。一个档案馆（室）内全宗号不得重复。全宗号的格式是：

× ×××

全宗顺序号

全宗属性代码

6.4 案卷号

一个案卷目录内的案卷号按排列次序流水编号，不得重号。案卷号用9位阿拉伯数字标识。

6.5 电子文档号

档案馆、室管理电子文件的一组符号代码。使用由存储介质代码、全宗号、盘号及电子文件名称四部分组成的格式。其中，存储介质代码用字母表示， “”表示光盘，“”表示磁带，“”表示磁盘；全宗号根据13-94《档号编制规则》编制；盘号用数字表示，一般为2位数；电子文件名称可根据管理方便的原则自行规定。

6.6 案卷题名

一般照录原文，原题名不能揭示案卷內容，或语句冗长不通时，应修改后再著录。

6.7 文件形成时间

(1)文件形成时间由8位阿拉伯数字组成，即为：，其中，“Y”表示年度，为4位数；“M”表示月份，为2位数；“D”表示日期，为2位数，汉字“年”、“月”、“日”可省略不著。位数不足者，应补“0”。

(2)文件时间凡出现农历、民国纪年或地支代月、韵目代日的，一律转换成公元纪年，不加注。

(3)原文件未署时间或所署时间有误者，应著录考证出的准确的文件时间，并加“[ ]”号。

(4)文件时间不完整或部分时间字迹不清时，仍著录原时间，原时间中缺少或字迹不清部分以“0”补之，考证出的时间根据不足时，在其后加“?”字符。

(5)由若干份文件为对象著录一个条目时，著录其中最早和最迟形成的文件时间，中间用“-”连接。

6.8 保管期限

用数字表示。若“保管期限”分别用永久、长期、短期表示，则对应的数字代码分别为1、2、3。若“保管期限”用其它方法划分时，除保留原永久、长期、短期使用的数字代码1、2、3外，应使用数字3之后的数字依次代表。

6.9 密级

密级一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级，公开级、国内级可不著录。密级按《 7156-2003 文献保密等级代码与标识》划分为六个级别，各密级的名称代码见表13。

表13 密级划分表

6.10 解密划控

按照《档案法》有关条款，根据档案文件形成时间及文件内容确定档案是向社会开放还是继续保密控制使用。档案馆已确定为开放的文件或案卷，此项不著，不开放的文件或案卷则著录“K”字。

6.11 载体类型

分为甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。以纸张为载体的档案一般不予著录。

6.12 载体数量及单位

数量为阿拉伯数字，单位用档案物质形态的统计单位，如“件”、“页”、“张”、“册”、“盒”、“盘”等。

6.13 载体规格

档案载体的尺寸及型号。如：16开、A4、105×148、3.5英寸。

6.14 稿本

用汉字表示。稿本项依实际情况著录为草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本等。

6.15 文种

用汉字表示。文种项依实际情况著录。如命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、国书、照会、诰、敕、奏折等。

6.16 分类号

本标准中的土地管理档案分类及代码直接引用《中国档案分类法土地管理档案分类法》（第二版）。分类和代码将随着《中国档案分类法土地管理档案分类法》（第二版）更新而同时更新。土地档案分为10大类，详见表14。

表14 土地档案分类及编码表

6.17 文件状况

根据档案载体的完好程度著录。著录时用代码标识。档案完好者，不予著录；档案载体破损不全用“A”表示；档案字迹褪变用“B”表示；档案载体老化用“C”表示；其他用“D”表示。

6.18 投影类型

根据《地图资料著录规则》，地图投影分为方位投影、圆柱投影、圆锥投影、其他投影几类，用汉字进行著录。

6.19 制图方法

根据《地图资料著录规则》，制图方法有手工、印刷、照相复制、缩微照相、不详、其他制图方式几类，用汉字进行著录。

6.20 传感器高度

传感器高度分为地球表面、航空、太空几类，用汉字进行著录。

6.21 传感器姿态

传感器姿态分为俯角、低倾角、高倾角、垂直几类，用汉字进行著录。

6.22 图像质量

图像质量分为差、好、良、优几档，用汉字进行著录。具体描述根据

6.23 图像特征

图像特征说明图像的成图原理，有非摄影图像、摄影图像、遥感图像几类，用汉字进行著录。

6.24 资料形式

资料形式分为地图册、图解、图表、地球仪、天球仪、地图、模型、立面图、遥感图像、剖面图、视图、平面图、其他几类，用汉字进行著录。

6.25 工作平台

主要说明成图的位置，有地面、航空、太空几类，用汉字进行著录。

7 土地管理档案数据库文件命名规则

7．1 数据库文件名格式

word/media/image1.gifword/media/image1.gifword/media/image1.gif× ×××××××××× ×××× ×× . ×××

扩展名

库文件编号

数据交换年度

档案馆代码（全宗号）

数据级别代码

7．2 规则说明

(1)数据级别分为文件级和案卷级。文件级用汉语拼音字母“D”标识；案卷级用汉语拼音字母“F”标识。

(2)数据交换年度用4位公元纪年标识。

(3)档案实体数据不参与交换。

沁园春·雪

北国风光， 千里冰封， 万里雪飘。

望长城内外， 惟余莽莽； 大河上下， 顿失滔滔。

山舞银蛇， 原驰蜡象， 欲与天公试比高。

须晴日， 看红装素裹， 分外妖娆。

江山如此多娇， 引无数英雄竞折腰。

惜秦皇汉武， 略输文采； 唐宗宋祖， 稍逊风骚。

一代天骄， 成吉思汗， 只识弯弓射大雕。

俱往矣， 数风流人物， 还看今朝。

土地管理档案标准