业务部门日常管理制度

为了强化业务部门日常业务管理，规范业务部门经营活动，杜绝不利于公司利益的经营行为，合理规避风险，根据公司业务特点，特制定以下细则。

一、 商品请购管理

1、各部门按需进行商品请购的申请，填明请购的时间、要求到货时间、请购产品的品牌、规格、型号、数量、建议价格，其中商品的建议价格为必填项。由部门经办人、产品经理、部门经理、采购部经理签字确认后上传到经营财务部进行审签，单据生效后留存财务一份，由采购人员进行商品询价。

2、项目类产品在请购前需向采购部、经营财务部提交各部门签字确认后的开工报告方可申请采购。

3、项目类产品在施工过程中如发生增项情况，需在请购单生成前对原开工报告进行变更，经各部门经理签字确认后，方可申请采购。

4、请购单由业务部门经理签字后为生效确认，如需他人代签，需部门负责人签发“授权书” 同时经主管副总经理批准后方可代签，并于当日传于采购部及财务部。

5、请购生效后，如发生请购变更，需进行请购单变更，不得在原单据进行修改，审签流程与第一条类同。

二、 实物库存管理

1、 出库管理：

A.对入库手续齐全的到货商品，库房保管员应及时通知业务人员，办理出库手续；

B.尚未办理入库手续的到货商品，库房保管员不具有处置权，业务人员不得擅自提货；

C.直达商品及物资的出库办理程序等同于实物商品，库房保管员应在出库单据上标注“直达”字样，并注明直达单位；

2、 商品责任划分：

A.出库手续办理完毕后，商品直接责任转移至业务部门实物负责人。实物负责人应对所负责的商品及商品包装妥善保管，保证其安全性、完好性，不得擅自将商品借于他人及其他部门，不得擅自开封损坏，出现非人为损坏及质量问题的商品应及时返还物流中心，并办理相关手续；

B.如发生人为损坏，由行为人按价赔偿；

C.出库手续办理后，库房保管员对库房内暂存商品仍负有监管职责，有义务与业务部门实物负责人配合，保证商品存放安全；

3、 其他业务管理

A.调拨：公司间各业务部门因业务需要，可进行商品调拨。由调出部门实物负责人填写调拨单，调拨单上应写明商品名称、数量、成本价。双方实物负责人签字确认后，调拨单生效，实物责任转移至调入方；

B.领用：

1、内部领用

由领用部门出具领用单，领用单注明商品名称、数量、进价。由领用人部门经理、办公室主任签字许可后，领用单生效；

2、赠送领用

公司发生赠送行为时，由实物负责人出具领用单，注明商品名称、数量、进价及对方单位。由领用人部门经理、主管副总经理、营销总监、公司总经理签字许可后，领用单生效，方可付出商品；

4、 月末库存管理

A．经营财务部每月最后一天协助业务部门实物负责人进行实物盘点，盘点表应按实物填写；

B．盘点后实物负责人应在二天内，完成自行对帐及与财务人员的对帐工作；

C．盘点日后二天内，业务部门实物负责人应出具盘点汇总表、当月赊销表、应收及质保金表。库存表需注明库存原因，存在三超数据的说明超期原因及处理办法；

D．盘点表中要将零成本及取得的赠送商品列入其中，其销售及领用、调拨手续等同于其他商品。

5、 送货管理

A．为保障公司资金正常运转，各业务部门不允许出现实物库存，除因到货时间较晚、天气原因或甲方特别要求等客观因素外，当日到货商品要求当日送出；

B．为规范、规避、统一送货流程，公司所有业务部门需送客户的商品均由技服中心统一提货、送货，技服中心按照比率对所需部门收取送货费。

C．各部需送货时，由业务人员签写送货签收单，注明单位、联系人、联系电话、商品名称、型号、序列号、数量等，交由技服中心送货人员，送货人员持单去库房提货；

D．提货过程需认真仔细，保管员有检查、验货的责任；

E．送货活动发生后，送货签收单应当日返回，偏远单位的单据返还日期不超过二天；

F．送货人员应保证商品的安全送达及对方签收人的真实性；

6、 超期管理

商品出库日后二个月，纳入超期库存范围，管理办法参照《三超管理规定》。

三、 赊销业务管理

1、 送货签收单返还公司后，赊销业务即确认发生。业务部门帐务负责人与财务人员按送货签收单内容及时登记赊销明细；

2、 特殊业务发生的送货行为，无法取得买方签字的，必须向部门经理及财务人员说明原因。正常填写送货签收单，得到业务部门经理签字、主管副总经理、营销总监签字确认后，赊销行为方可生效；

3、 项目类、工程类发生的送货行为，不能一一取得送货签收单的，需经办人员填制进场签收单，按批次取得甲方人员签字后，及时上传财务，赊销生效；

4、 因业务结算需求，需要对赊销进行部门间调拨的，调拨手续等同于实物调拨，调拨单生效后，赊销业务转入调入部门，调入部门帐务负责人对其登记仍以该赊销初次发生日期为准；

5、 因业务需求，需要对赊销内商品进行领用的，领用签字流程等同于实物领用，领用单生效后，如属部门自用商品以进价计入部门运行费，如属客户所需商品以进价计入部门日常营销费；

6、超期管理：A：商品销售业务：送货之日起二个月后纳入三超范围；

B：工程施工项目：公司内验结束一个月后，项目内所有工程物料纳入三超范围。

C: 针对长城公司、辽河区单位无计划运行项目（提前供货的情况）由营销总监批准后适当调整为送货之日起三个月后纳入三超范围。

管理办法参照《三超管理规定》。

四、销售业务管理

1、业务人员在开具发票前，对已供货商品填制销货单。开具时要认真、准确填写商品的规格、型号、数量、单价、金额、客户信息，已签合同的注明合同号，冲预交款的要标注预交款的发生日期；

2、合同内商品销货时，销货单要与合同单项一一对应；

3、零星采购销售毛利率不能低于25%，低于此毛利率的需经其部门经理签字批准，平价销售的需经部门经理签字批准，销货单方可生效；工程类项目销货允许平价填制销货单，毛利统一加在一项商品内;

4、对于不符合合同供货明细的销货单，财务部不予审核，合同变更单提交后，方予以计入业务部门收入；

5、对于前期已收预交款，后续供货的业务，要求业务人员及时与甲方核对帐目，及时对帐内相应商品进行销货处理，冲销预交款；

6、对发生退货的，要及时填具红字销货单，由其部门经理确认后，财务部方予以审核，冲减其收入。

五、应收帐款管理

1、发票开出之日，应收款形成。由业务人员及财务人员予以登记，保证每笔款项的发生日期、金额、单位、性质准确无误；

2、公司资金申报例会所形成数据，业务部门结算人员要做到清晰明了，据以合理安排结算业务；

3、按合同规定比率、日期及甲方挂帐凭证，对质保金做以准确登记，结算人员需在质保金到期日前一个月，熟知应结质保金情况，并进行结算手续的办理；

4、超期管理：

A：应收款：开发票日期起一个月后纳入三超范围；

B：质保金：合同规定到期日后纳入三超范围

管理办法参照《三超管理规定》

六、发票管理

1、开具发票经办人必须持有效单据包括：已签订生效的合同、销货单等开发票。

2、经办人需正确提供甲方单位的开票信息，有需要在备注中注明的要提前说明。

3、资料提供不全时，财务人员有权拒开发票。

4、业务人员申请开具发票时，需同时提交与发票等额的销货单；如为预交款，则应提交其他应收单，由部门经理签字批准，财务人员方可予以开具，以减少先预交后走帐的行为。

七、合同管理

1、合同上传管理

要求业务人员在合同签订后，即刻提交合同原件一份，交由财务留存；

2、合同变更管理

A．本着不损害公司利益的原则，需变项供货的商品，在与甲方协商后，需及时填写合同变更单；

B．合同变更单需注明合同名称、甲方单位、变更金额、变项内容及原因等，由甲方人员、业务部门经理、主管副总经理、营销总监、经营财务部、项目管理部、公司总经理审签后，变更单生效；

C．经营财务部要严格对合同变更单进行审核，包括变更原因、变更前后成本差异等，无异常情况，方可予以审批；

D．业务人员按期与财务人员核对项目变更的履行情况。

八、收款管理

A．交款单需正确写明交款日期、合同编号、交款单位、交款金额、款项性质

按照结算单位具体划分回款情况；

B．各部门交款应日清，现金款项必须当日提交财务出纳处。

C．转帐方式回款的交款单应在回款后当日内送至经营财务部。

九、特殊帐务管理

1、经营过程中，甲方人员有特殊帐务需求时，业务人员要合理安排，如实填写走帐申请单，经部门经理、主管副总经理、营销总监、经营财务部、公司总经理审签批准后，方允许进行走帐行为，开具发票等；

2、走帐申请单需列明：走帐单位、人员、联系电话、走帐金额、提款方式、开票种类、税金及管理费扣取比率等；

3、税金及管理费扣取比率规定：

A．如甲方提供等额进项发票时，不另扣税金，管理费收取比率为8%-20%;

B．如甲方不能提供等额进项发票时，税金扣取比率为17%，收管理费取比率为8%；

4、合同外走帐业务，需待发票回款后，方准按申请单签订比率办理结算；

5、合同内走帐业务，依情况可予以先行办理款项的提取，但必须经过部门经理、主管副总经理、营销总监、经营财务部、公司总经理审签批准后方可提取；

6、合同中变项走帐部份的利润率不得低于同单位其他合同的利润率；

7、预交业务事后转为走帐业务的，补提走帐申请单，须经部门经理、主管副总经理、营销总监、经营财务部、公司总经理审签批准后方可办理；

十、罚则

1. 对销售人员销货单填写不全或填写不准确按10元/次，从工资中扣除。

2. 不按规定时间将销售款项交至公司财务按10元/次从工资中扣除。

3. 出现未入库先取货的情况，从保管员及取货经办人工资中分别按20元/次扣除。

4. 对于盘点表、赊销明细表、盘点金额汇总表不认真填写、核对，按10元/次从工资中扣除。

5. 在盘点中出现的商品短缺及物品丢失等情况，由实物负责人确认签字后， 按商品成本金额扣除工资（过后查出者不予补发）。

6. 经办人员擅自商品外借、不爱惜商品、未办理手续擅自开封使用、不及时返厂等情况造成商品滞销，发现一次按10元/次从工资中扣除。

7. 赊销商品未办理赊销单或送货单的，一经发现按20元/次从工资中扣除。

8. 如有丢失发票现象，按税额的30%从责任人工资中扣除并责令弥补发票损失。

9. 对于请购单未下提前进货、送货商品，一经发现按100元/次从工资中扣除。

10. 以上现象如有发生，则按当事人罚额的25%对部门经理进行罚款。

以上制度由经营财务部修改及解释，自颁发之日起执行。对于违反上述规定人员，财务部直接下罚单交由办公室在当月工资中扣除。如上述条款，财务人员不认真审核制约，按所罚额双倍自罚。

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