企业档案实体搬迁中应注意的问题
作者：廖可佳 李帅 王辉
来源：《办公室业务》2017年第09期

        【摘要】随着档案数量的日益增加，旧档案库房逐渐无法满足公司档案部门的工作需求。档案库房的搬迁势在必行，然而有关实体档案搬迁过程的成果却十分有限。笔者在2017年1月参加了云南招标股份有限公司档案实体搬迁工作，结合本次实体档案搬迁的整个过程，对档案实体搬迁过程中应注意的问题进行分析讨论。

        【关键词】档案搬迁；实体档案；企业档案

        云南招标股份有限公司（以下简称“云招”）由于旧档案库房的租期到期且面积有限，无法满足云招档案部门放置档案的需要，因此租了新的档案库房。大量的档案需要从旧档案库房搬至新库房，主要包括招投标档案（科技档案、文书档案），还有一些配套的影像资料。云招对于档案搬迁工作提出了更高的要求，不仅要保证档案在搬迁过程中的完整与安全，还要充分做好应对突发事件的应急备案。云招本次的档案搬迁工作主要由三个阶段构成，即前期准备工作、中期搬迁工作、后期整理上架工作，本文主要讨论三个阶段中应注意的问题以及采取的措施，以期对今后界内的档案实体搬迁工作有所启示。

        一、档案实体搬迁应注意的问题

        （一）前期准备工作。云招档案部门所保存的档案具有招投标档案固有的特点，即数量庞大、档案附件多。除此之外，档案门类繁多，新老库房距离远等搬迁实况，也为云招档案实体搬迁工作带来了困难。为保证档案在搬迁过程中完整与安全，提高档案搬迁的效率，云招制定了周密的搬迁计划。

        1.组建档案搬迁专门小组。成立专门的工作小组，对工作进行统一的筹划，才能避免出现工作局面混乱不堪、工作进度不明确等问题。档案搬迁专门小组要负责制定详细的搬迁计划，例如：搬迁的具体时间，具体路线、车辆安排；工作的进度安排；搬迁工作人员的雇用；突发事件应急备案等等问题。档案搬迁专门小组作为整个档案搬迁工作的最为核心的领导部分，一定要注意明确分工，确保每个环节都有专人负责，从而保证搬迁工作的顺利开展。

企业档案实体搬迁中应注意的问题