万 博 科 技 职 业 学 院

毕业论文(设计)报告

系 别： 外国语言文学系 _

专 业： 文 秘

年 届： 2015 届

学 制： _三 年_

学 号：

姓 名：

二○一五 年 三 月

论性别对秘书工作的影响

(万博科技职业学院外国语言文学系2014届文秘专业 XX)

指导老师: XXX

摘 要： 时代的发展，日星月异。然而在今天的社会，越是强调某一个职业或某一群体的重要性，越是说明这些职业或这一群体不被重视。本论文主要通过对男性秘书和女性秘书在心理、思维、语言、行为等几方面的差异进行讨论，总结出性别差异对秘书工作的影响，以及男女秘书各自的优势和劣势，提出男女秘书如何正确认识自身的优缺点并扬长避短，提高工作效率的方法。同时，再结合国内外研究状况及相关文献进行探讨的基础下，结合本身的实际情况、实际事例提出自己的一些见解、观点。

关键字：性别差异、秘书工作、表现、工作影响

绪论

在现代社会，人们通常将社会分工称为“行业”。秘书已成为一种职业，和许多工作一样，秘书工作也可以由不同性别的人来做，但由于秘书角色的特殊性，更因领导干部及其秘书中出现了一些不良现象，使秘书的性别不时成为一个敏感话题。直到今天，可不可以使用异性秘书仍然是一些领导头疼的问题，尤其是男领导对于女下属，任何关注都有可能被误认为不怀好意。首先，秘书性别研究可为领导合理使用秘书提供理论依据，领导如果能充分认识男女秘书的各自特点，从性别角度来安排工作、考虑问题，使用秘书就会得心应手，秘书工作也会提高效率，否则，不顾性别特点，为了避嫌而不敢使用异性秘书，势必会影响工作。其次，秘书性别研究可为秘书人才的选拔与培养提供依据。目前，我国机关、企事业单位的秘书主要是高校毕业生，但未必全部出自文秘专业。实际上近些年高校秘书专业教育与社会需求之间存在着严重脱节的现象。一方面，学秘书专业的可能不做秘书，做秘书的可能没学过秘书专业；另一方面，许多单位为找不到称职的秘书发愁。这种情况固然是多方面因素造成的，但在秘书培养中不重视性别差异是不容忽视的原因之一。再次，秘书性别研究为秘书学发展开辟了新的领域。目前的秘书学教材多是论秘书的素质，如果从性别差异角度揭示男女秘书各自应具备的能力素质，无疑会增加秘书学研究广渡与深度，使其内容更充实、更科学。

1. 秘书行业目前的状况

秘书作为现代企事业单位重要的一个职位，正发挥着越来越重要的作用，也越来越受到人们的重视，现在的各行各业中秘书是不可缺少。据不完全统计，目前我国的秘书从业人员达2300万人。随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色，而是日渐成为企业内参与管理的特殊助手，他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧，还要能在上司没有过问的情况下表现出责任感，以实际行动显示主动性和判断力，并在给予的权力范围内果断作出决定。当今秘书人员的工作现状在秘书的工作内容方面、秘书人员的素质方面及秘书人员的性别等方面呈现出不同的面貌。通过这些现状的研究与分析，我们应采取相应的对策改善这些现状，使秘书人员更加深入的了解自身的工作内容与职责，提高秘书人员的素质，抓住性别差异对秘书工作的影响从而有利于正确的选择秘书人员。

1.1我国秘书行业整体现状

在我国其实早在秦汉时代就出现了秘书职务和秘书性质的工作，但就其专业秘书在我国发展的时间并不是很长，到目前为止，这个职业队伍已经相当庞大。据不完全统计，目前持有秘书资格证书的人就已经达到11万以上，而从事秘书职位的不下百万人，仍依然不能满足市场的需求，可见秘书职业发展的潜力巨大。但在全国众多的秘书大军中，真正受过秘书系统培训的人不足三成，大部分都是改行而来的，在工作中边干边学。

以其职能而言，我国秘书百分之七、八十均为商业秘书，角色介入业务和行政之间，而且绝大部分并没有经理层级的决策权，或者，是权力太大，等于老板一样。这都是国外企业组织体系内所没有的怪现象。而国内秘书的职权往往不能划分清楚，因此，所负责任小，职权范围狭窄，自然待遇不高，取代性高，流动性大。

曾在英国获得“Super Secretary”头衔的Shirley Taylor发现，在中国，秘书并不是一个受尊敬的职业；同时，秘书的专业训练不够完善，一些人只要会打字、会使用电脑、复印机就可以做秘书了，根本谈不上专业性。她坦言，中国秘书未达国际标准，而马来西亚跨势集团创办者施国忠先生指出，据他观察，在很多情况下，中国秘书不够自信，他们自觉地把自己定位在一个“低级”的角色，只是等待老板命令，而不会主动提前解决问题，这显然不符合高标准高薪水的要求。中国秘书的现状主要还是来自大多数秘书的表现，“你具备什么样的能力，才能得到什么样的回报”。

1.2国外秘书行业整体现状

在很多人印象中，国外担任秘书工作的一定都是些金发碧眼、年轻貌美的小姐，其实并非如此。在欧美国家，秘书意味着是一种职业，一个具有严格素质要求的职业。高级总裁或是高级部门的秘书职位，很难看到年轻的女秘书，事实上，这些职位大都是一些40多岁、有教养、有经验的职业女性在支撑，她们的特殊地位，足以令部门经理和公司其他员工尊敬。除了一般的文字、外语、计算机技能之外，他们的沟通、协调、预见和判断力都必须很强，在公司顶层能站住脚，需要付出极大的努力。她们在企业中虽只是执行者，却为企业的正常运营扮演了不容忽视的角色。秘书行业在国外发展相当成熟。以英国为例，在英国秘书是一项兴盛的职业，数百万秘书分布于各行各业，形成一个庞大的职业群，其职业化程度相当成熟，专业水平相当发达，为各国现代秘书职业的发展提供了可资借鉴的经验

2. 秘书工作的特征

秘书在单位运行过程中起着一种中枢神经的作用，单位内外的的各种信息，大多是通过秘书转到上司那里，而从上司那里发出来的指令也几乎都是通过秘书发出去的。因此，如果没有秘书的存在，单位运转的效率很可能下降甚至处于瘫痪。如果秘书在这个过程中出现失误的话，就有可能造成整个单位运行的混乱。秘书也因此被人们看作是领导的左右手和耳目。一般来说文秘工作主要由以下特征：

2.1机要性与群众性

秘书工作是一项机要性很强的工作。这是因为，秘书工作是辅助领导工作的，而各级领导中枢都是机密核心，秘书部门是各级领导中枢的综合办事机关，秘书人员在领导身边工作，必然要接触到各种机密。特别是重要部门领导人的秘书，掌握很多重要情况，机要性很强。系统培训的人不足三成，大部分都是改行而来的，在工作中边干边学。

以其职能而言，我国秘书百分之七、八十均为商业秘书，角色介入业务和行政之间，而且绝大部分并没有经理层级的决策权，或者，是权力太大，等于老板一样。这都是国外企业组织体系内所没有的怪现象。而国内秘书的职权往往不能划分清楚，因此，所负责任小，职权范围狭窄，自然待遇不高，取代性高，流动性大。

曾在英国获得“Super Secretary”头衔的Shirley Taylor发现，在中国，秘书并不是一个受尊敬的职业；同时，秘书的专业训练不够完善，一些人只要会打字、会使用电脑、复印机就可以做秘书了，根本谈不上专业性。她坦言，中国秘书未达国际标准，而马来西亚跨势集团创办者施国忠先生指出，据他观察，在很多情况下，中国秘书不够自信，他们自觉地把自己定位在一个“低级”的角色，只是等待老板命令，而不会主动提前解决问题，这显然不符合高标准高薪水的要求。中国秘书的现状主要还是来自大多数秘书的表现，“你具备什么样的能力，才能得到什么样的回报”。 但是，也必须看到，秘书部门又是各级领导机关汇集信息的中心，是联络各方面的桥梁和纽带，其工作特点有具有广泛的群众性。许多文件的拟定，许多决策的实施，都直接涉及群众的切身利益，必须广泛听取群众意见。在各项政策实施过程中，秘书人员必须密切注意信息反馈，倾听群众呼声，才能纠正可能出现的偏差，防止矛盾激化。

2.2综合性和专业性

秘书工作所涉及的范围和内容十分广泛，具有突出的综合性，包括起草综合性的文件，提供综合性的信息，进行综合性的调研，处理综合性的事务，综合各部门的情况，办理不属于业务部门职责范围内的事务。综合性不仅指秘书工作内容的广泛性，更重要的是对各种情况或信息进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的分析、归纳、抽象和概括，使之由个别上升到一般，由现象深入到本质，总结出带规律的东西，这种综合才是秘书工作的真正内涵。

另一方面，秘书工作又有它的专业性。这种专业性，主要是秘书业务的特殊要求，例如，秘书工作要求秘书人员必须具有较高的政策水平、文字水平和理论水平，有较强的参谋能力、调研能力、信息处理能力和办文办事能力，熟悉文书、档案、保密、信访、会务、通信、礼仪等方面的知识，会操作现代化办公设施等等，要达到上述要求绝非易事。

2.3事务性与思想性

秘书部门的事务性工作都是围绕领导的政务性工作进行的，大致可分为四类：第一类是日常程序性事务，第二类是部门不管性事务，第三类是领导交办性事务，第四类是部门不管性事务。这些事务工作具有频繁、杂乱、琐碎等特点，但又渗透着极强的思想性。

另一方面，秘书工作又具有很强的思想性。这是因为，秘书机构不仅是一个办事部门，还是一个重要的参谋部门，他在领导决策过程中具有重要的参谋作用。例如，在领导决策前进行调查研究，综合情况，提供信息，方案和其他决策依据；在决策形成过程中起草文件，将领导决策形成文字信息，化为切实可行的政策和措施，以便贯彻落实；在决策实施过程中督促检查，收集反馈信息，作为修正决策的参考，以辅助领导真确决策。

2.4被动性与主动性

秘书工作的辅助性和从属地位决定了它存在着被动性的一面。这种被动性主要表现在两个方面：第一，作为领导者的参谋与助手，秘书部门和秘书人员必须按领导意图办事，不能自行其事。尽管秘书可以向领导提出不同意见和参谋建议，但在行动上必须坚决服从领导，奉命行事，不得我行我素，在这个意义上说，秘书是处于被动地位的。第二，秘书部门是各级机关的枢纽和门户，随机性的工作较多，实现难以预计。虽然秘书部门也有自己的计划和安排，但往往变动性很大，随机性强，临时应付多，从这个意义上说也是被动的。

秘书人员在工作中既要不折不扣地贯彻领导意图，执行领导指示，又要充分发挥主观能动性，创造性地贯彻领导意图，力求从被动中争取主动，不断开创秘书工作的新局面。只有这样，才能适应领导工作的辅助需求。在被动性与主动性这对矛盾体中，主动性是它的主导方面，是决定秘书工作成败的关键原因。因此，秘书人员必须充分发挥主动性。

3. 秘书工作中的性别差异及影响

性别差异对工作是有影响的，我国是一个拥有五千年悠久历史传承的国家。在几千年的封建历史进程中形成了我国不同于别国的理念。时下我国的现状是：男女生理有差异，一般来说男强女弱，体力活多有男性来做，轻微细致的活由女性干。人为的观念造成女性不易与男性平等。

3.1心理差异

第一，女秘书自信心不如男秘书强。我们常常发现男秘书惯于主导环境，一有机会便很自然地推荐自己，争取扮演火车头的角色；领受领导交给的任务都充满信心，相信自己能做得更出色。女秘书往往低估自己，不敢接受挑战性工作，给人一种没有气魄的感觉。

第二，女秘书常显得比男秘书胆小、怯懦、多虑。早期的有关研究证明，女孩子比男孩子容易出现恐惧情绪，男性在恐惧时却报告自己并不恐惧。而女孩子在自己并不恐惧时却经常报告自己恐惧。

第三，女秘书更为细心。女秘书能细致周密地为领导安排好工作行程，认真负责地管理好资料文档，会用委婉、温和的口气恰到好处地拒绝领导不愿意见的客人，还会在领导疲倦时端上一杯浓茶或咖啡，这些男秘书较难做到。

第四，女秘书容易情绪化。两性学者傅瑞在《哭泣》中说：“女性的荷尔蒙激素比男性分泌得多，泪腺也比男性的发达。”所以，同一件事女性流泪的几率通常是女性的五倍。

第五，女秘书更善于理解他人。女性更容易被场景氛围感化，这使女性比男性更容易理解别人，更富于同情心。女秘书在工作中更能体谅别人，能为领导和同事着想，能拉近与领导的距离，因此也就更容易沟通。

第六，女秘书更容易产生从众心理。在工作中男秘书喜欢打破常规，喜欢创新，敢于提出不同见解，能为领导决策提供更广阔的思路，而女性由于从众心理起作用常常不敢进谏，凡事按部就班随大流，对领导的指示不愿提出异议。

第七，女秘书权力欲没有男秘书强。有上进心是好事，秘书做得好有可能成为领导，但有些男秘书为了取得权力有时会不择手段，不惜牺牲身边人的利益。而女秘书对权力看得较淡，对权益的要求也不是很强烈，倒是喜欢助人为乐，这极有利于团队工作的开展。

3.2思维差异

在思维品质上，两性差异较明显：女性由于有较强的形象记忆和机械记忆能力而更善于形象思维，更富于想象力，但思维的灵活性不够，理解力较差；男性更善于抽象思维，善于判断和推理，有较强的演绎，归纳能力，思维的灵活性较强，理解力较强。男人在逻辑推理方面总是比女人占优势，所以男秘书做事脑子更冷静更富条理而且更果断，较少优柔寡断、拖泥带水，这是女秘书难以企及的。女秘书做事大多谨慎仔细，很少出差错，但是难以给领导出谋划策；男秘书多半注重全局但是对细节常考虑不周，所以容易出现疏漏。

3.3语言行为差异

首先是语言风格不同。男人的闲言碎语永远比女人少，这一点是公认的。但是在语言风格上，女性比男性占有优势。因为男性通常喜欢发号施令，常用命令语言，既不和善也不温良；而女性说话较含蓄、委婉，在表达反对意思时也多用委婉、含蓄的方式，语言不会过于尖锐。其次是女性更具利他行为，是人际关系中的一种积极因素。在社会群体中，女性多半具有奉献精神，乐于为别人服务，为别人付出。再次是支配欲望不同。一个人的支配行为表现在两个方面：其一是支配他人，以获得别人的顺从并以此为满足；其二是对他人所施予的影响予以抗拒。实验研究证明男性较之女性具有更强烈的支配欲望。最后是创造力不同。受思维差异的影响，男秘书在工作中比女秘书有更强的动手能力，也乐于自己进行探索，有强烈的创造欲望。而女秘书对创意活动不大感兴趣，也很少对其进行探究，动手能力相对而言较差，更愿意从事规定了步骤的工作。

4. 如何利用性别差异更好的做好秘书工作

作为秘书我们要扬长避短，充分发挥自身的优势应用于工作之中。无论是女秘书还是男秘书，都有其自身的优势。但是我们如何利用性别差异更好的做好秘书工作呢？

4.1女性秘书的优势

第一，有助于男领导更加洁身自好。世界上没有不偷腥的猫，凡是与鱼腥沾边的都自然而然地成为怀疑的对象和理由。所以干脆给男性领导干部配个漂亮的女秘书，让他时时处于这种紧张的状态之中，不得不注意自身形象，更不敢轻举妄动。

第二，有助于更多人来监督男领导。领导同志进进出出都随身带着个漂亮女秘书，必定会成为众人关注和监督的焦点，这样就会有更多人来给领带干部提醒。而这位领导干部想不洁身自好都不行，至少他也绝对能做到“兔子不吃窝边草”。

第三，有利于防止一些腐败现象的发生。男领导带着女秘书出差，那些不三不四的女子就没有机会接近男领导，可以给男领导创造一个减少腐败机会的良好效果。就是有关方面为男领导安排一些应酬活动时，有女秘书的保驾护航，领导同志犯错误的可能性也会小得多。

第四，有利于提高工作效率。中国有句老话，叫做“男女搭配，干活不累”，虽然俗了点，但也有一定的科学道理的。男领导在异性下属面前总是要表现得更有能力、更有风度。第四，有利于提高工作效率。中国有句老话，叫做“男女搭配，干活不累”，虽然俗了点，但也有一定的科学道理的。男领导在异性下属面前总是要表现得更有能力、更有风度。

第五，有利于进一步促进尊重妇女人权的社会气氛的形成。“红颜祸水”，这是中国人古老的偏见之一，妲己、杨贵妃、陈园园，历史上许多女人，就是以误国出名的。这样的的封建陋习陈见在21世纪的“三个文明”建设中是绝对不可以再让它有滋生之地的。对妇女必须有应有的尊重，那么最基本的就是不要把一些“莫须有”的罪名强加到她们的头上去。少数男领导出事，难道真是那些女人的罪过？苍蝇不叮无缝的蛋，关键是蛋本身的问题。

第六，有利于克服男领导配男秘书的许多弊病。“河北第一秘”的故事大家一定耳熟能详了，正因为是男秘书，与男领导一旦勾结起来，那是可以干出很多坏事来的。这样的教训各地应该都有。大家不妨想想是男领导配男秘书出的事多还是男领导配女秘书出的事多，对这个问题便清清楚楚了。

4.2女性秘书如何做好工作的几点建议

第一，要有平常心。女秘书的职位很特殊，他虽然不属于公司的高级管理层，但因为工作直接对经理负责，所以常常给人一人之下的感觉。正因如此，女秘书才要保持一颗平常心。

第二，强化工作能力。要爱岗敬业，工作脚踏实地，在工作中不断提升自己的素质，对自己负责的事情拿得起放得下。要淡化自己的性别和身份，时刻牢记秘书的天职只是做好经理的后勤。你不是花瓶，不是女招待，你唯一的标识就是你的能力，老板聘用秘书是在找得力助手，不是培养情人。

第三，端庄大方，举止得体。无论做什么工作都得为自己的职业做出一定的牺牲，女秘书也是。服装应该素雅清爽，工作日要穿职业装，不可以穿超短裙，化淡妆，不要打扮得很妖娆。不然，不但要让同事怀疑你的居心，而且老板也会怕你毁了他的一世英名。

第四，口风要严。不该问的事不问，不该说的话不说。因为工作性质关系，秘书的资讯会比较灵通一些，对老总的公事私事会知道很多，聪明的人都信奉知道的越少越安全，当你不得不知道时，只能金人三缄其口才能明哲保身。不要向同事卖弄你的消息灵通，也不要不小心把同事的秘密说给上司听。

第五，善于人际沟通。秘书最重要的职能是上传下达。因为各种条件和因素的限制，老板和员工之间往往不能很好的沟通和了解，有时候一点点小误会也会严重影响团队之间的关系甚至公司的运作。这时候秘书应该及时沟通、动之以情、晓之以理，把事情说清楚。两头煽风点火最要不得。

4.3男性秘书的优势

第一，男性更有条理。女人是感性的动物，男人是理性的机器。男人在思辩性、逻辑性方面，总是比女人有优势。所以派男人做事，脑子往往更冷静更富条理，而且男人做事果断，立竿见影，从不优柔寡断，拖泥带水。

第二，男性耐力更强。女人都比较娇气，无论在肉体上精神上都不耐劳。工作一累就吃不消了，动不动就请病假。如果老板严厉或者发火，遇到比较脆弱的女秘书，准保哭鼻子。男人就比较能忍耐，一般公司里加班熬夜时，一定是男职员精神相对足些，而男人有什么委屈苦衷，大部分都能放在心里。不想女秘，苦不能尝委屈不能受。既不能吃苦又不能耐劳的，当秘书怎么成？

第三，男性秘书能身兼“体力”劳动。如果是女秘书，自然只能做些脑力或者比较秀气的工作，比如接听电话、打文件、复印、泡茶，而男秘书既能胜任女秘书的工作内容，还能担当其他需要力气的工作。比如说搬运、修理的事。

第四，生理上的优势。不会因为生理上的原因影响心情，女秘书大都逃脱不了每月的生理周期，并因此在身心上受到困扰。最常见的就是每个月总有那么几天女秘书的脸上布满菜色，而且喜怒无常，多多少少会给工作造成负面影响。男秘书无需怀孕、流产哺乳，从生理上保证不会影响公司的正常工作。男人是铁打的，女人是水做的。在坚固性和持久性方面，男人绝对胜过一筹。

4.4男性秘书如何做好工作的几点建议

第一，要学会积极的聆听。在和领导沟通时，聆听是尊重领导的表现，也是秘书的本分，要克服自以为是的毛病。女同事遇到困惑时，男秘书更要设身处地为其着想。根据两性专家茱莉亚丝的分析：女性在倾诉抱怨时，重点并不是在解决问题，而是希望你同情她的处境、了解她的心情。

第二，克服以自我为中心的坏毛病。男秘书要像女秘书一样多关心别人，拉近与他人之间的距离，这样才能更有效地开展工作。

第三，培养温和的语言风格。男秘书在沟通时要多借鉴女性语言风格，遇事不顶撞，不口气粗鲁，大喊大叫，态度蛮横。和女性沟通时不要专谈以“事件”为主的政治或经贸话题，应多谈人的感情和人际关系，寻求与女性语言的契合与共鸣。

第四，降低权力欲望，培养奉献精神。按照传统概念，秘书的发展目标就是做领导，但随着秘书国际化、职业化的深入发展，做一名终身秘书的观念已越来越被人接受。秘书要正确看待自己的角色，不能挖空心思往上爬，尤其不要官欲膨胀，更不能利用秘书工作的便利条件腐败弄权。

结论

秘书事业的发展离不开秘书理论的深入探索与这个行业所有从业人员的时间努力。随着社会的发展，经济的繁荣，对外贸易的往来，各种社会关系的多样化，复杂化，秘书工作内容不仅仅是为辅助领导管理，提供综合服务。它更是上呈下达，联络各方，参与政务等等众多事务聚于一身的一项重要的工作。而管理事务是现代企业管理工作中不可缺少的重要组成部分。现代的秘书工作，对秘书工作人员的文化素养，领导能力，社会交际，智谋，口才，写作水平等方面的综合素质要求也会越来越高。所以加快秘书学理论研究和相关问题的研究是势在必行的一件大事。总而言之，以上论述我们可以了解到当今文秘工作在国内外的现状、造成秘书工作的一些不良影响的原因、性别差异方面呈现出的各种现状即每一种现状我们应采取的对策。我相信这些现状会得到逐步的改善，这些对策也会有助于我们文秘工作的发展及整个秘书行业的发展。

参考文献：

[1]《老秘书与新领导的相处之道》杨素华 兰州大学主办 《秘书之友》 2011.7

[2]《性别的学问》李小江 中国档案出版社 2012.6

[3]《秘书学原理》史玉峤 青岛出版社 2012.3

[4]《两性之哲学》 冯泸祥 北京大学出版社 2012.2

[5]《秘书性别差异研究》 李修元 兰州大学主办 《秘书之友》 2013.7

请注意：

参考文献的时间最好要是近五年的书，不要全部用期刊杂志之类的，并且时间最好要精确到年和月。

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